Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól szóló 8/1973. (TK. 51.) MT TH sz. utasítás módosításáról és egységes szövegéről. Melléklet: 4 db iratminta. • 1982.03.04 [1/1982. (TK. 5.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1982/5.]

ra iktatott ügyiratok szerelésekor az előző alszámú irat irattárba (20. §), vagy határidős nyilvántartásba (19. §) helyezését tartalmazó feljegyzést át kell húzni. 1 . , (2) Ha a folyamatban levő ügyben a folyó évet megelőzően iktattak iratot, vagy az újabb sorszámra iktatás a 7. § (3) bekezdésének rendelkezése miatt szükséges, az előiratot az utóirathoz kell csatolni. Az. előirat sorszámánál a „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell írni, hogy azt milyen számú ügyirathoz csatolták (pl. „Lásd: 8705/1983. sz. a."j, az utóirat sorszámának „Kezelési feljegyzések" rovatába pedig a csatolt irat iktatószámát kell bejegyezni (pl. „csat: 6937/1982. sz."). Ezután az iratokat össze kell szerelni, és ennek igazolására az utóbbi példához hasonló szöveget kell az utóiratra is feljegyezni. Ha az ügyirat még nincs az irattárban vagy a határidős nyilvántartásban, vagy pedig azt bármely okból • nem lehet az újabb beérkezett irattal összeszerelni, az újabb ügyiratra fel kell jegyezni, hogy az irat hol található, és mióta van a jelzett helyen (pl. „6802—2/1983. bent IV. 11.", vagy „egészségügyi osztálynál"). ' . . (3) Ha olyan iratot kell csatolni, amelyet mikrofilmrevétel után kiselejteztek (lásd: 27. • §), a felvételről papírmásolatot kell készíteni és azt kell az újabb irathoz csatolni. Mutatózás 12. § (1) Az iktatott ügyiratokat az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, regiszteres (betűbeosztásos) név- és tárgymutatókönyvbe (a továbbiakban: tárgymutatókönyv) kell niutatózni. Minden iktatókönyvhöz külön tárgymutatókönyvet kell nyitni. Ha célszerű, egyes nagy iratforgalrnú szakigazgatási szerveknek, vagy ezeken belül tárgyköröknek külön tárgymutatókönyvet lehet használni. Nagyobb iratforgalom esetén a tárgyi mutatókönyvben az abc egyes betűit az azokat követő első magánhangzó hozzáadásával is tagolni lehet (pl. ba, bá, bi, bo, bu). Gyakorlati szempontból más részletezéssel is meg lehet a tárgymutatókönyvet osztani (pl. gyakori tulajdonnév, felettes szerv, tárgykör). (2) A tárgymutatókönyvbe az iktatókönyv tár?jvrovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgv) kezdőbetűjének, illetőleg kezdőbetűinek megfelelően az ügyirat iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. Ha a tárgvrovatban több név, helv, vagv tárgv szerepe], azokat valamennyi megfelelő betűnél mutatózni kell. Akkor is mutatózni kell az összes ügyfél nevét, ha az iktatókönyv tárgvroyatában az egyik ügyfél neve után a további ügyfeleket „és társai" bejegyzéssel jelölték. Ugyancsak több helyen kell mutatózni a tárgyat, ha a szövegben [ több olyan szó (vezérszó) van, amely az ügy lé! nyegét meghatározza (pl. ÚT- és HÍD felújítás). (3) Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell. Ha az iktatókönyv tárgyrovatában a több ügyfelet „ ... és társai" bejegyzéssel jelölik, akkor az iktatással egyidejűleg kell mutatózni. A mutatózás megtörténtét az iktatókönyvben a sorszám mellett jelezni kell. (4) A nagyohb ügyiraíforgalmú szervnél idegen-számmutatót is lehet használni. Az idegenszámmutató a tárgymutatókönyv kiegészítője, azt azonban nem helyettesíti. Az idegen-számmutatóban 1, 2, 3, 4, 5," 6, 7, 8, 9, 0 számokkal végződő külön-külön hasábot (lapot) kell nyitni, és az ügyiratot küldő szerv . iktatószámát a sorszám utolsó számjegyének megfelelő hasábba' kell bejegyezni, mellette pedig fel kell tüntetni a saját iktatószámot. Minden évben új idegen-számmutatót kel] nyitni, amelyet — szükség szerint —• bontani lehet az olyan szervek szerint, melyekkel a kapcsolat gyakori. * IV. FEJEZET IRATKEZELÉS AZ ÜGYINTÉZÉS FOLYAMATÁBAN Előadói ív 13. § (1) Az írásbeli ügyintézéshez előadói ívet kell használni (5. sz. melléklet). t (2) A tudomásulvétel után (írásbeli intézkedés nélkül) irattározás céljából visszaküldött iratnak nem kell előadói ívet nyitni,, ha az irat kiterítet-, ten, anélkül is tárolható. Ilyen esetben az irattári jelet az irat alsó részére jegyzi fel az ügyintéző. Az irat jellege miatt egyes gyűjtőszámos iratok esetében (pl. útfelbontások bejelentése) az előadói ív használata mellőzhető. (3) Előadói ív a) az. irat borítójaként; b) előnyomott első oldalán az ügyirat legfonto^ sabb adatainak, továbbá az ügyintézői, kiadói utasítások és egyéb iratkezelési mozzanatok feljegyzésére; c) belső oldalai a kiadmány-tervezet, valamint feljegyzések leírására szolgál. (4) Az előadói ívet általában az nyitja meg. aki az első intézkedést leírja. Az ügyintéző gondoskodik arról is, hogy az egves iratok a mellékleteikkel együtt az ügyintézésnek megfelelően, lehetőleg a keletkezésük, illetőleg érkezésük sorrendiében kövessék egymást az i előadói ívben, továbbá feladata az irattározás előtt a felesleges feljegyzések, tervezetek, másodpéldányok kiemelése.