Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól szóló 8/1973. (TK. 51.) MT TH sz. utasítás módosításáról és egységes szövegéről. Melléklet: 4 db iratminta. • 1982.03.04 [1/1982. (TK. 5.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1982/5.]
ügyiratkezeléshez kapcsolódó egyéb ügyviteli feladatok ellátásával is (pl. ügyiratirányítás, postabontás, illetékkötelezettség megállapítása, ügyintéző ügykörjegyzék alapján történő megjelölése az iraton, munkanapló-átádókönyv vezetése, információkezelés). E külön feladatokat annak a szakigazgatási szervnek az ügyrendjébe kell foglalni, amelyikhez az iktató tartozik. (4) A vezető az iktatókönyv bejegyzéseit negyedévenként, az irodavezető havonként ellenőrzi és ennek megtörténtét a lap szélén kézjeggyel igazolja. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és hivatalos bélyegzővel le kell zárni. II. FEJEZET A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE, ELOSZTÁSA ÉS BONTÁSA A küldeményeit átvétele és elosztása 4. § (1) A küldeményeket és beadványokat (a továbbiakban: küldemény) a hivatalos órák alatt kell átvenni. Ha a szerv postahivatalnál fiókot bérel, gondoskodik arról, hogy meghatalmazással rendelkező dolgozó a szerv, illetőleg annak dolgozói címére érkező küldeményeket minden munkanapon — szükség esetén több alkalommal is — lehetőleg zárható táskában elhozza. (2) Az olyan küldeményre, amelynek burkolata sérült, vagy azon a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy „sérülten érkezett", vagy „felbontva érkezett" és azt — keltezéssel ellátva — alá kell írni. (3) Ha az ügyfél az iratot személyesen (vagy képviselő útján) nyújtja be, kérésére az átvételt igazolni kell. Az iktatást végző személy (a továbbiakban: iktató) az iktatóbélyegző lenyomatával; az ügyfélszolgálati (tájékoztató) iroda pedig átvételi elismervénnyel, jegyzőkönyv felvétele esetén annak egy példán3 7 ával igazolja az irat átvételét. (4) A bontatlan küldemények elosztásáról az iktató vagy — ahol ilyennek a fenntartása indokolt — ügyiratirányító gondoskodik. A küldemények felbontása 5. § (1) A vezető vagy az ezzel megbízott dolgozó jogosult a küldemények- felbontására. Az iratra fel kell jegyezni az érkezés napját és a tárgy szerint illetékes szakigazgatási szerv nevét [nevének jelét). Ha_ az iratnak nincs előzménye, a bontásra jogosult személy szövegrész aláhúzásával jelzi az ügy tárgyát. Előzmény esetén ezt a körülményt kell feljegyezni az iratra (pl. „előzményhez", vagy aláhúzni a hivatkozási számot). Célszerű feljegyezni az iratra, ha nem szükséges hozzá előadói ív [lásd: 13. § (2) bek.]. (2) Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani: a) azokat a küldeményeket, amelyek bontásának jogát a vezető fenntartotta; b) a névre szóló küldeményt. (3) A vezető az ügyintéző távollétében a nevére szóló küldeményt — ha a borítékról egyértelműen megállapítható, hogy az a szerv hatáskörébe tartozó, vagy ott folyamatban levő eljáráshoz kapcsolódó hivatalos iratot tartalmaz — felbonthatja. (4) A vezető és a névre szóló küldemény címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül visszajuttatja az iktatónak. (5) A küldemény felbontása alkalmával ellen-, őrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. A hiányt a borítékon, illetőleg az iraton fel kell tüntetni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. (6) Ha a küldemény felbontása alkalmával kitűnik, hogy az magyar vagy külföldi pénzt, fel • nem ragasztott illetékbélyeget, vagy egyéb értéket (pl. nemzetközi válaszdíjszelvényt) tartalmaz, erre utaló megjegyzéssel az összeget, illetőleg értéket — keltezve és aláírva — az iraton fel kell tüntetni. Az illetékbélyeg, a válasz bérmentesítésére szóló postabélyeg és a válaszdíj-szelvény kivételével minden egyéb értéket elismervény elle- _ nében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak (pénztárnak) kell átadni. Az elismervényt, a postabélyeget, a válaszdíj-szelvényt és az illetékbélyeget az iratokhoz kell csatolni. (7) A küldeményhez felragasztatlanul mellékelt illetékbélyeget — ha a beadvány illetékköteles — a (8) bekezdésben foglaltak előzetes figyelembevételével az ügyintéző a beadványra felragasztja és az illetékjogszabálynak megfelelően értékteleníti. (8) Nem szabad a beadványra az illetékbélyeget felragasztani, ha az ügyfél azt a beadványban kért illetékköteles okirat (kiadvány) kiállításához csatolta. Ha a kért okirat kiadását a megkeresett szerv megtagadja, vagy kiadja ugyan, de az nem illetékköteles, az illetékbélyeget — mellékletként feltüntetve — ajánlott küldeményként, vissza kell küldeni az ügyfélnek. Vissza kell küldeni a beadványhoz felragasztatlanul mellékelt illeték- és a postabélyeget is, ha a beadvány nem illetékköteles. (9) A beadványra felragasztott illetékbélyeget keltezési bélyegzővel vagy a bélyegen a keltezés
