Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól szóló 8/1973. (TK. 51.) MT TH sz. utasítás kiegészítéséről és egyes rendelkezéseinek módosításáról. Melléklet: 5. és 6. sz. melléklet. • 1977.06.08 [5/1977. (TK. 26.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1977/26.]

Az iratok mikrofilmrevétele 34JA. § (1) A központi irattár részére átadott iratokat a szükséges feltételek teljes és folyamatos biztosítása mellett mikrofilmre lehet venni. (2) Az iratokat akkor lehet mikrofilmre venni, ha a szerv rendelkezik: aj a szükséges számban az alkalmazott technikának megfelelő leolvasó és papírnagyító berendezéssel ; b) olyan tárolóhellyel, amely a filmek tartós raktározása mellett is biztonságos őrzésre alkalmas; c) a központi irattárhoz tartozó, de attól lehetőleg elkülönülő leolvasó helyiséggel. (3) A mikrofilmtekercset, illetőleg filmlapot az 5. számú melléklet szerinti bekötött, oldalszámozott, hitelesített, évenként lezárt nyilvántartó könyvben nyilván kell tartani és nyilvántartási számmal el kell látni. A nyilvántartó könyvet az a szerv vezeti, amely a mikrofilmeket tárolja. 34/B. § (1) A mikrofilmet úgy kell elkészíteni, hogy a film alkalmas legyen az eredeti irat helyettesítésére. Ennek érdekében: aj a mikrofilm elején fel kell tüntetni — a filmet készítő és — ha nem azonos — az eredeti iratok őrzésére jogosult szerv nevét, címét, a film készítésének helyét és idejét; — annak a szakigazgatási szervnek, szervezeti egységnek a nevét, amelynél az iratok keletkeztek, vagy amely az iratot irattárba helyezte, valamint az első irat iktatószámát, illetőleg — az 1974. január 1. után keletkezett iratok esetében —• az irattári csoport jelét is; — a mikrofilm nyilvántartási számát (jelét); b) ha valamelyik irat nem az általában használt irodai papíron készült (pl. szövet, műanyag), e minőségét úgy kell feljegyezni, hogy a feljegyzést a felvételen látni lehessen; cj a felvételeket úgy kell elkészíteni, hogy az egyes képkockák teljes egészében átfogják azt az iratot, amelyről felvétel készül és az eredeti iraton levő javítások, törlések, bejegyzések, szél- és lábjegyzetek olvashatók legyenek; d) az összefüggő, egymással zárt egységet alkotó iratok folyamatosan, iktatószámuk és keltezésük szerinti idősorrendben vagy — ha az nem célszerű — az előkészítés során előre meghatározott sorrendben megszakítás nélkül kövessék egymást a filmtekercsen, filmcsíkon, vagy filmlapon. A zárt egységet alkotó iratok összefüggését úgy kell jelezni, hogy az irat első darabjának felvétele előtt és az utolsó darabjának felvétele után hitelesítő lapot vesznek fel, melynek szövegét a technológiai utasításban kell rögzíteni. e) folyamatos tekercsfilm alkalmazása esetén célszerű lezárni a felvételsort. ha arra a következő irat teljes egészében nem fér rá. Filmlap esetén a folytatást úgy kell jelezni, hogy az utolsó iratlap aljára és a következő iratlap felső részére az alábbiak szerinti feljegyzést kell írni: . .J19. . folytatása a ... jelű iratlapon illetőleg . . ./19. . folytatása f) a mikrofilm záróképkockájáru — a felvételek hitelesítéseként — fel kell tüntetni — a filmet készítő és — ha nem azonos — az eredeti iratok őrzésére jogosult szerv nevét, címét, a film készítésének helyét és idejét; — annak a szakigazatási szervnek, szervezeti egységnek a nevét, amely az iratot irattárba helyezte; — a következő irat sorszámát és iktatószámát — ha a szakigazgatási szerv szervezeti egység irattári anyagának felvétele nem fejeződött be —, továbbá a folytatást tartalmazó film nyilvántartási számát és jelét; — a készítő nevét — ha többen készítették azt is fel kell tüntetni, hogy mely sorszámtól meddig ki készítette; g) a végszalaggal is ellátott filmtekercsről egy vágatlan filmmásolatot kell készíteni a folyamatos munkához és egyet a biztonsági őrzéshez —• lásd: (3) bekezdés. h) a tasakba fűzött mikrofiimcsíkok vagy a csíkokról készült rriikrofilmlap csak akkor tekinthető hitelesnek, ha a szerv összefüggő, vágatlan egész tekercsen is őrzi azokat a felvételeket, amelyeket a csikók tartalmaznak; i) ha egyes iratok (pl. tervrajz, térkép) felvételénél az általánostól eltérő technikát kell alkalmazni (pl. az iratokat tekercsfilmre, a tervrajzokat pedig filmlapra kell fényképezni), a célszerűséget figyelem'bevéve dönthető el, hogy az összefüggő iratokból kiemelve csak egyes daraboknál alkalmaznak más technikát vagy ilyen esetben az összefüggő irat valamennyi darabját együttesen fényképezik az eltérő technikával. Ha csak egyes darabok külön fényképezése szükséges, ezeknek az iraton belül kapott sorszáma (lásd a d) pontot) nem változik, de a felvétel során az irat helyén külön képkockán jelezni kell, hogy az onnan hiányzó sorszámú irat hol, milyen nyilvántartási számon vagy jelű felvételen található; j) ha a mikrofilmen az irat állapota miatt a szöveg nem olvasható, akkor az iratot eredetiben meg kell tartani. Ezen irat helyett egy önálló papírlapra fel kell jegyezni, hogy az iratot eredetben őrzik és azt a lapot az irat sorrendi helyén ugyancsák le kell fényképezni; k) a mikrofilmezésre történő előkészítésnél (lásd az (5) bekezdést) nem található vagy a felvételkor tévedésből kimaradt iratokat pótlólag, egy e célra készített önálló filmtekercsre kell felvenni, ha a g) pontban említett vágatlan mun-