Szervellenőrzés
Takács Edit: Az önkormányzati levéltárak gyűjtőterületi munkája. • 1998. [LSZ 1998/3. 29-51. p.]
A kollégák beszámolói alapján tényként el kell fogadnunk, hogy az ismételt látogatások már nem csak az iratkezelés ellenőrzésére szolgálnak: a maradandó értékű iratok fennmaradása érdekében a levéltárosoknak igen gyakran foglalkozniuk kell az egyes szervezetek iratkezeléssel, irattározással, esetleg iratselejtezéssel, irattári rendezéssel kapcsolatos gondjainak megoldásával. Az iratképzők egyik fele partnerként igényli a levéltár szakmai segítségét, míg a másik csoportba tartozóknál csak a levéltárosok ismételt és rendszeres megjelenése biztosíthatja a náluk lévő maradandó értékű iratok fennmaradását. Ebből a szempontból nincs lényeges különbség a különféle ágazatokba tartozó iratképzők között: a csődeljárás során megszűnő gazdasági szervek iratairól való gondoskodás ellenőrzése éppen úgy emelte az ismételt látogatások számát, mint az önkormányzatoknál lévő tanácsi iratanyag begyűjtésének vagy a köziratok felmérésének egy-egy levéltár által kezdeményezett előkészítése.25 Az ellenőrzések általános tapasztalata, hogy a gyűjtőterületen az iratkezelési fegyelem lazult, a korábbi, majd két évtizedes munka eredményeként elfogadható állapotok romlottak, sok helyen elmaradt az irattárak szakszerű selejteztetése, rendeztetése, emiatt az irattárak elhanyagolttá, túlzsúfolttá váltak. A rögzített iratforgalom lényegesen csökkent, ezért egyes helyeken a tételszámokat megszüntették, visszatértek a folyószámos iktatásra, míg másutt szinte egyáltalán nem iktatnak. Néhány helyen az osztályonkénti iktatással szinte átláthatatlanná teszik irattári rendszerüket. Van, ahol túlbonyolítják az akták regisztrálását, a be- és kimenő leveleknek külön iktatókönyvet használnak. Előfordul, hogy az összetartozó ügyeket külön számra iktatják, holott lenne lehetőség alszámos iktatásra is. A szerelés fogalmát nem ismerik.26 Mind az önkormányzatoknál, mind az egyéb hatóságoknál (bíróság, ügyészség, földhivatal, munkaügyi központ), mind pedig a különféle cégeknél eltérő mértékben, de alkalmazzák az elektronikus iratkezelést. Van, ahol az iktatás, máshol bizonyos adatszolgáltatáshoz (adózás, egészségbiztosítás, nyugdíjbiztosítás) kapcsolódó ügyintézés és a könyvelés (ez utóbbi szinte mindenütt) számítógépeken történik. Ugyanakkor megoldatlan ezeknek a modern adathordozókon keletkező adatoknak a kezelése, irattározása, selejtezése, archiválása.27 Az 1970-80-as években kidolgozott iratkezelési szabályzatok és irattári tervek mára elavultak, nem tükrözik azokat az utóbbi kb. 8 évben végbement szervezeti, szerkezeti változásokat, melyek az iratkezelés rendjére és rendszerére is befolyással voltak. Az iratképzők egy része saját hatáskörben, a levéltárakkal együttműködve módosította szabályzatát, de nem kevés azoknak a száma, amelyek az irattári tervben még a maradandó értékű iratok tételeinek meghatározásához sem kérik ki a levéltár véleményét. A régi iratkezelési szabályzatok mellett sajnos nem egy hatóság új iratkezelési szabályzata sem megfelelő, pl. a városi és megyei rendőrkapitányságok irattári terve csak selejtezendő és megőrzendő iratanyagokat tartalmaz, archiválandót nem. Hasonló hiányosságai vannak a bíróságok és ügyészségek szabályzatainak, továbbá az iskolák számára legutóbb 1994-ben a minisztérium által kiadott iratkezelési szabályzatnak. Emiatt ezeknél az iratképzőknél csak a selejtezések folyamatos ellenőrzésével lehet biztosítani a maradandó és történeti értékű iratok fennmaradását (bíróságok, rendőrség). A frissen alakult vagy néhány éve működő gazdasági és egyéb társaságok, vállakózások általában nem rendelkeznek iratkezelési szabályzattal, nincs irattári tervük. Több esetben, ha valamely állami cég utódjaként alakultak, használják a korábbit, amely azonban számtalan helyen módosítandó lenne.28 38
