Szervellenőrzés

Takács Edit: Az önkormányzati levéltárak gyűjtőterületi munkája. • 1998. [LSZ 1998/3. 29-51. p.]

hogy a gyűjtőterületükön felszámolt vállalatok, szövetkezetek még nem selejtezhető iratanyaga az ország másik felében található bérraktárakba kerüljön. Nem lenne szabad figyelmen kívül hagyni, hogy a magántulajdonú bérirattárakban irattározott anyag zöme korábban állami, részben szövetkezeti, és csak kisebb részben magántulajdonú cégeké volt, kezelésének felügyelete a levéltárak feladata. De az sem mellékes, hogy ezek a levéltárak többletmunkájuk révén bevételhez jutottak, melyből részben megteremtették a többletfeladatok finanszírozásának alapjait, részben saját, elsősorban infrastrukturális eszközeiket félj esztették.22 Az önkormányzati levéltárak anyaggyarapításában mindig kiemelt helyen szerepelt a helyi tanácsi iratanyag átvétele, mely az 1980-as évek végén szinte országosan megakadt, csak 1994-től került ismét napirendre. A kintlévő iratanyag mennyiségét tekintve igen eltérő, van ahol az 1950-es évek második felétől kezdődően, máshol az 1960-as, 1970-es évektől található a gyűjtőterületen, de előfordul, hogy csak az utolsó 10-15 év anyaga vár begyűjtésre. Alegaggasztóbb az 1984-ben megszűnt járási iratanyag helyzete: mind az 1971 előtti járási tanácsi, mind az 1972-től járási hivatali iratok döntően valamelyik, általában a járás székhelye szerint illetékes városhoz kerültek, ahol mint idegen, a városokétól eltérő kezelésű anyagot legfeljebb tárolták, de nem kezelték. A tapasztalatokból úgy tűnik, hogy a városi és községi polgármesteri hivatalok, elsősorban a községiek a megnövekedett napi munka és a csökkenő létszám miatt saját korábbi tanácsi irataik selejtezését és rendezését sok helyen képtelenek elvégezni. Megoldás lehetne, hogy a levéltárosok aktívan részt vegyenek az iratanyag átadásának előkészítésében. Ez részben többszöri helyszíni tanácsadást, részben a tényleges selejtezési és rendezési munkákban való közvetlen részvételt, de nem egy helyen a tárolóeszközök (dobozok) biztosítását és a beszállítás költségeinek átvállalását is jelentené, melyre az intézmények többsége nincs felkészülve. Két levéltárban, a Heves és Nógrád megyeiben az önkormányzatok hathatós anyagi támogatásának köszönhetően a levéltárosok átvállalhatták a teljes tanácsi iratanyag selejtezését, rendezését, így biztosítani tudták annak levéltári átvételét.23 Az anyaggyarapításban az új levéltári törvény végrehajtása során újabb, a korábbiaknál még szorítóbb igények és gondok várhatók. Ha ugyanis 15 év után nem veszik át a levéltárak a köziratokat, akkor azt az iratképzőknek a továbbiakban nem „csak" őrizniük kell, hanem az eddigi gyakorlatuktól eltérően igény esetén biztosítaniuk kell annak kutathatóságát, a történeti értékű iratanyag kutathatóvá tételére pedig ezek az iratképzők végképp nincsenek felkészülve. Az 1996-ban megkezdett felmérések szerint a következő évtizedben a levéltáraknak évenként folyamatosan ezres nagyságrendű iratanyagot kellene átvenniük, ezt nemcsak raktárkapacitással, de a jelenlegi személyi és dologi feltételekkel sem lehet megvalósítani.24 A gyűjtőterületi munka hagyományos formái - iratkezelés-ellenőrzések, selejtezések jóváhagyása Az általam vizsgált időszakban az önkormányzati levéltárak gyűjtőterületi felügyelete, elsősorban a rendszerváltó törvények végrehajtása során megnövekedett feladatok miatt, visszaszorult, az ellenőrzések száma 1990-hez képest mintegy kétharmadára csökkent, egyedül az önkormányzatoké haladta meg 1996-ban az 1990-es évit (1. 3. sz. táblázat). A fondfőcsoportok szerinti elemzésből (1. 3. sz. táblázat a) az is kitűnik, hogy a levéltárak szakmai szempontokat is figyelembe vevő, a korábbi évek-36