Szervellenőrzés

G. Vass István: Gyűjtőterületi munka az országos hatáskörű szerveknél az 1990-es években. • 1998. [LSZ 1998/3. 19-28. p.]

tartásaink és a valóság között egyre nagyobb eltérés mutatkozott. Többek között ez is indokolta, hogy az elmúlt években napirendre került az Országos Levéltár szervjegyzékének generális felülvizsgálata. Ezt a munkát 1998 végére tervezzük lezárni. A most összeállítandó új jegyzék tehát 10 év változásait hivatott áttekinthető' formában regisztrálni. Hogy ezek a változások milyen nagyságrendűek, illetve, hogy a nyilvántartások milyen arányban szorulnak helyesbítésre, azt az alábbi adatok mutatják: Az UMKL 1988-as szervjegyzéke a XVIII-XIXXX., valamint a XXVI-XXVII. fondfó'csoportban 298 országos hatáskörű állami szervet tartott nyilván. Ezzel szemben az 1996. évi statisztikai jelentésben az V. osztály 342, a VI. osztály pedig 89 szervet tüntetett fel ugyanezekben a fondfőcsoportokban, összesen tehát 431 szervet, ami közel 50%-os növekedést jelentene. A konferencia idó'pontjáig elvégzett felülvizsgálat eredményeként azonban ez a szám máris 166-ra, illetve 86-ra (összesen 252 szerv) redukálódott, ami tehát kevesebb, mint 1988-ban volt. A regisztrált szerveknek 1988-ban és 1998-ban is mintegy 70-75%-át a XXVI. fondfőcsoportba sorolt intézmények - tehát levéltári szempontból kevésbé fontos szervek - adják. A törvényhozás, a központi államigazgatás és a jogszolgáltatás felsőbb szervei (XVIII-XX. fondfőcsoport) körébe tartozó iratképzők száma 1988-ban 67 volt. Ezeknek csaknem fele (33 szerv) az elmúlt 10 évben megszűnt. Jelenleg 73 szervet sorolunk ebbe a három fondfőcsoportba, amelyeknek tehát több mint a fele - 39 szerv - 1989 óta létesült. (Ebben a számban nem szerepel az a tíz-tizenöt szerv, amely a vizsgált időszak alatt létesült, de időközben már meg is szűnt.) Ez lenne tehát - kiegészítve a nemzetiségi önkormányzatokkal és a kamarákkal - a szervek azon köre, amelyet minden körülmények között folyamatosan figyelemmel kell kísérnünk, ahová évente legalább egyszer el kellene jutnunk, s amelyektől a rendszeres és folyamatos iratátvételt biztosítanunk kell. A többi mintegy 180 szerv is közfeladatot lát el, iratkezelésüket és iratanyaguk sorsát tehát szintén rendszeresen - bár semmiképpen sem évenkénti rendszerességgel! - ellenőriznünk kell, s a maradandó értékű iratokat tőlük is át kell venni. 2. A gyűjtőterületi munka néhány tartalmi kérdése: az iratkezelési szabályzatok és a selejtezési jegyzőkönyvek véleményezése Az elmúlt 6-8 évben évenként átlagosan 5-5 iratkezelési szabályzat és irattári terv véleményezése hárult az V, illetve a VI. osztályra. Az újonnan létesült szervek többsége - a tőle elvárható jogkövető magatartást tanúsítva -egy-két éven belül elkészítette iratkezelési szabályzatát. Egy 1997-ben kibocsátott körlevelünkre küldött válaszában azonban az egyik országos hatáskörű szerv megírta, hogy 1990-1992 között működött jogelődje az iratokat nem iktatta, az iratanyagot utólag darabonkénti átnézéssel kellett áttekinthető és használható állapotba hozni, s hogy az iratállomány meglehetősen hiányos.7 Egyes folyamatosan működő szervek is szükségét érezték, hogy az időközben bekövetkezett szervezeti és hatásköri változások miatt új szabályzatot és új irattári tervet készítsenek. Itt kirívó példaként az Országos Levéltárral egyébként korrekt kapcsolatot tartó Pénzügyminisztériumot említhetem, amelynél - többszöri kezdeményezésünk ellenére - csak 1997-ben jutottak el oda, hogy az 1972-ben hatályba lépett, azóta már minden tekintetben elavult szabályzat helyett újat készítsenek. Egyes szervek ezzel kapcsolatos halogató magatartását meg lehetett érteni, ha elfogadni nem is tudtuk. Nehéz ugyanis 21