Szervellenőrzés

Javaslat a gépi adatfeldolgozást folytató szervek és a gépi adathordozók felmérésére, az adathordozók archiválásának előkészítésére (1980.10.14-16-i zalaegerszegi igazgatói értekezlet 5/c napirendi pont) • 1980. szept. [sz. n.]

tapasztalhatjuk, hogy a szerv saját tevékenységének irányítására és szabályozására nem csak a saját tevékenységével kapcsolatos adatok használja fel, hanem más szervek adatait is* Ezek az adatok ugyan hatnak a szerv tevékenységére, de közvetlenül nem olvadnak bele annak adatrendszerébe*

Feladataink elsőfázisaként fel kell mérni, hogy mely szervek dolgoztatják fel adataikat elektronikus számitógéppel*

Ezt a munkát a levéltárak saját ismereteik, tapasztalataik alapján el tudják végezni* A munkában előrehaladván saját ismeretük tapasztalatokkal egészülnek ki, a következő munkafázis megkezdése előtt a Nemzetközi Számítástechnikai Oktató és Tájékoztató Központtal együttműködve továbbképzésen szerezhetik meg azokat az alapvető ismereteket, melyek a munka folytatásához szükségesek#

h problémát több lépésben lehet megközelíteni és a megoldást majd az jelenti, hogy a munka folyamatossá vált, a levéltári tevékenység része lett*

II*. A gépi adathordozókkal. kapcsolatos^ levelltári f eladatok

A probléma megközelítését összefoglalóan három feladatcsoportban jelölhetjük meg:

1* A szervek összeírása

2* A gépi adathordozók számbavétele

3* A leporellók és a hagyományos dokumentumok tartalmi összehasonlítása*

1*/ A .szervek összeírása

A területi levéltáraknak a gyüjtőterületókön működő gépi adatfeldolgozásban részvevő szerveket kell számbavenni, a szaklevéltáraknak a szakterületükhöz, illetve a felügyeleti ághoz és a saját gyűjtőterületükhöz, tartozó szerveket** Ugyanezt e munkát szükséges elvégeznie az Uj Magyar Központi Levéltárnak is#

Menet közben vizsgálni kell annak lehetőségét, hogy azokat a szerveket, amelyek később, felmérés közben kapcsolódnak be a gépi adat. feldolgozásba, a levéltárak hogyan vehetik nyilvántartásukba*

A. felmérés szempontjai;

A# Az első és legfontosabb feladat a gépi adathordozók védelme, biztonsága# Az eddigi tapasztalatok szerint ez nem megoldott és nem

265/1980*

stencilszám

iI

I

' ■ 1

i , . . - i

i - 4 -