Szervellenőrzés

Gyűjtőterület ellenőrzése. • 1958.07.07 [125354/1958 LO]

MŰVELŐDÉSÜGYI MINISZTÉRIUM LEVÉLTÁRI OSZTÁLY , ULU V XJXJÍ iillJ- VJUZJ ÍJÁUL I / Levéltárak Országos Központja/ Budapest, I.Uri-u.54-56 T:16o-o42 125354/1958 Tárgy: Gyűjtőterület ellenőrzése. Valamennyi Állami Levéltár Vezetőjének Székhelyén Az eddigi.helyszini ellenőrzések és náh^ny levéltártól bekért kiszállási jelentések alapién meg^llapitoitaia, hogy a gyűjtőterület ellenőrzését nem minden le vélt-ír látja el megfelelő szinten. Ennek a fontos levéltári munkának.minőségi megiavi7 tása az elkövetkező hónapok egyik súlyponti feladatát képezi. A probléma végső mej)ldása szorosan összefügg ugyan olyan alapvető kérdések rendezésével is. mint pl. közigazgatási vonalon a járási irattárak felállítása, üzemi vonalon az irattári értékhatárnak az egyes szervtipusokra való lebontása, .a kiszállási költségek levéltáranként! szétosztásának revideálása, a nyilvántartó kartonok és az irattár ellenőrzésekkel kapcsolatban keletkezett iratok e's feljegyzések kezelésének egységesítése stb. Szükeségesnek tartom azonban, hogy - már a lentebb emiitett kérdések megoldása előtt - minden levéltárvezető saját hatáskörében is tegyen erőfeszítéseket a gyűjtőterület ellenőrzési munkájának megjavítása érdekében. Ennek megfelelően alábbiakat rendelem: 1. / A jövőben irattárak.ellenőrzésével csak olyan dolgozót §zabad megbízni, aki ezt a.feladatot megfelelő szinten el is.tudja látni. A levéltári kiküldöttnek legalább olyan szinten otthonosnak kell lennie az irattározás és a selejtezés kérdéseiben, mint ahogyan a levéltáradban dolgozó anyakönyvi munkaerők járatosak az anyakönyvi ügyekben. Ebből következik, hogy olyan dolgozót aki pl. önállóan nem képes a községi vagy vállalti iratokban selejtezést vagy rendözést végezni, nem lehet megbízni azzal sem. hogy községekben, vagy a vállalatoknál a selejtezést beindítsa vagy felülvizsgálja, illetőleg irattári kérdésekben szakvéleményt nyújtson. Meg kell tehát szüntetni azt az egyes levéltárakban kialakult helytelen gyakorlatot, hogy a íevéltárvezető a kiszállási ellátmányt valamiféle fizetéspótléknak tekinti, 8 ezért elsősorban a legalacsonyabb fizetésű dolgozókat.küldi külszolgálatra még akkor is, ha az illető személyek ilyenfajta feladatok megoldására nem alkalmasak. 2. / Minden egyes kiszállást és irattárlátogatást a levértárvezetőnek alaposan elő kell készítenie,.A kiszállást végző dolgozóknak előzetesen meg kell kapnia feladatát: mely szerveket, milyen célból /pl. iratanyag felmérése, selejtezés beindítása, vagy ellenőrzése, beszállítás stb./ kell meglátogatnia. Ismernie kell az egyes szervek irattáraival kapcsolatosan eddig készült fontosabb feljegyzéseket, levelezéseket és jegyzőkönyveket. Selejtezés ellenőrzés alkalmával át kell tanulmányoznia és magával kell vinnie a vonatkozó tárcaközlönyöket stb.