Iratértékelés, illetékesség

Schneider Miklós: Értékminimum - forrásérték. Észrevételek néhány új irattári tervhez. • 1974. [LK 1973-1974. 505-514. p.]

Értékminimum — forrásérték. Észrevételek néhány új irattári tervhez 511 G2 irattári terv: Állattenyésztési utódellenőrzéssel kapcsolatos ügyek, Tűzrendészettel kapcsolatos ügyek, PM Bevételi Igazgatósággal kapcs. ügyek, Leltározás, Fizetésemeléssel kapcsolatos kérelmek, Honvédelmi hozzájárulás nyilvántartása, Munkaviszony nyilvántartólap, bekérés, megküldés, Nyugdíjasok bejelentése, Munkakönyvi nyilvántartó, Erkölcsi bizonyítvánnyal kapcsolatos ügyek stb. tételeket. A néhány kiragadott példa mutatja, hogy az irattári tervek készítői, mivel a rendelettől semmi segítséget nem kaptak arra vonatkozóan, hogy tulajdonképpen mi is tekintendő történeti értékű iratnak, a NS kategória kialakításánál nagyon sok esetben a vállalati ügyviteli érdekeket tartották szem előtt. Ezért van az, hogy — nem számítva azokat az extrém eseteket, melyekben 50, 70 évig őrzendő személyi, vagy hasonló anyagot 15, vagy 20 év után levéltárba adandónak minősítettek, vagy pl. a Dl irattári tervnek azt a döntését, hogy a vállalati mérlegbeszámolót 10 év után kiselejtezhetőnek minősíti — jól látható, hogy a NS kategórián belül levéltári átadásra jónéhány olyan irattári tétel van kijelölve, mely Jcétségtelenűl tartalmaz ugyan történeti értékű adatokat is, melyek azonban más összefoglaló jellegű tételben (pl. a mérlegbeszámolóban) úgyis bennfoglaltatnak, de amelyek elsősorban csak ügyviteli jogbiztosító értékkel bírnak és csak kizárólag emiatt sorolták ebbe a kategóriába. A kétféle érték egybeolvadásán kívül nem tudtak következetesen eljárni az irattári tervek készítői abban a vonatkozásban sem, hogy irattári tételeiket egyöntetűen fogalmazzák meg. így áll elő aztán az a helyzet, hogy az irattári tételek sorában találunk átfogó ügyköröket (pl. szabadalmi ügyek, baleseti ügyek) de ugyanakkor számos tétel nem ügykört, hanem csak egy-egy iratfajtát jelöl'(pl. igazgatói utasítások, vagy kutatási szerződések nyilvántartása stb.). Ennek a következetlenségnek káros és alig elsimítható következményei nyilván már az irattárba helyezés stádiumában fognak jelentkezni. Nem elhanyagolható nehézséget okoz az a körülmény sem, hogy egyes tételek nagyon összefoglalóak, mások pedig túlzottan elaprózottak. Mindezek az észrevételek, ha érintőlegesen is, de érzékeltetik valamennyire, hogy az irattári tervek elkészülte — legyen az mégoly forradalmi vívmány is a hazai ügyiratkezelésben — sajnos egycsapásra nem fogja megoldani sem az ügyintézés könnyítését, még kevésbé a történeti értékkel bíró iratanyagnak a levéltári átadás időpontjáig való maximális védelmét, még abban az esetben sem, ha az illetékes területi levéltárak észrevételei alapján az irattári terveken kisebb-nagyobb korrekciót hajtanak végre a szervek. Különösen nem alkalmasak még az így korrigált irattári tervek sem arra, hogy reálisan megállapítsák a levéltárban véglegesen megőrzendő iratok körét. Ez a tény arra kell hogy indítsa mindazokat, akik az iratkezelés fejlesztésén munkálkodnak, hogy további erőfeszítéseket tegyenek a rendszer tökéletesebbé tételére. • Az a már korábban említett körülmény, vagyis, hogy a minta irattári tervek elkészítésénél nélkülözni kellett egy központilag kidolgozott vezérfonalat, minta ügykörjegyzéket, már nem szüntethető meg, hiszen egy ilyen mintának utólag való elkészítése már az alaphelyzeten nem változtatna. Egyébként is az a tapasztalat szűrhető le az előbbiekben bemutatott irattári tervekből, de egyéb jelenségekből is, hogy szemben az eredeti elképzeléssel, mely szerint a felügyeleti szerv által kiadott minta alapján minden szerv a saját ügymenetének figyelembevételével készítse el saját irat-