Iratértékelés, illetékesség
Koltai Gábor: A fővárosi oktatási-nevelési szervek maradandó értékű iratainak feltárása és gyűjtése I. Levéltári Szemle, 70. (2020) 4. 31-51.
34 Levéltári Szemle 70. évf . A rendszerváltás után gyökeres változás következett be a levéltárak és az oktatási intézmények viszonyában. A 11/1994. (VI.8.) MKM-rendelet ezen intézményeket immár egységesen kezelte, nem téve különbséget az egyes típusok között. A jogszabály kimondta, hogy a határidő nélküli őrzési idővel megjelölt irattári tételeket az intézmény jogutód nélküli megszűnése esetén meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. Rögzítette továbbá, hogy a nem selejtezhető tételeket és azokat, amelyek kiselejtezéséhez a levéltár nem járult hozzá, ötven év után át kell adni a levéltárnak. Ilyen tétel mindössze három maradt, ami a korábbi évtizedek előírásaihoz képest drámai visszaesést mutat.8 A jogutódlással megszűnő iskolák esetében a rendelet csak tájékoztatási kötelezettséget írt elő, s még egy ponton jelölte ki az iskolák levéltárral kapcsolatos feladatát, mégpedig a tervezett iratselejtezések kapcsán előírta, hogy azokat harminc nappal előbb be kell jelenteni az illetékes intézménynek. 9 A jelenleg hatályban lévő 20/2012. (VIII.31.) EMMI-rendelet10 az 1994-estől el térő módon intézkedik a levéltár iskolákkal kapcsolatos feladatairól. A 84. § ugyan kimondja, hogy az iratkezelés rendjét az 1995. évi LXVI. (az ún. levéltári) törvény, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezeléséről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet előírásai figyelembevételével szabályozza, mindezt azonban oly módon, hogy kikerült a rendeletből a korábbi átadási kötelezettség, csak a selejtezések harminc nappal korábbi bejelentésére vonatkozó maradt meg. A rendelet 1. sz. mellékletét képező egységes irattári terv tételeiben található „iratértékelés” lényegében megegyezik a korábbi MKM-rendeletével, amely a harmincnégy felsorolt tétel közül mindösszesen hármat minősített nem selejtezhetőnek: az intézménylétesítés, -átszervezés, -fejlesztés; az iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek; valamint a törzslapok, póttörzslapok, beírási naplók tételeit. Már önmagában ez a három tétel is aggályos levéltári szempontból, főként, hogy a „nem selejtezhető” besorolás nem azonos a „levéltárba adandó” fogalmával. A levéltárnak – a jogszabályi feltételek szűk értelmezésénél maradva – jelenleg csupán az a lehetősége adódik a maradandó értékű iratok megtartására, ha él a selejtezések elbírálása során rendelkezésére álló jogosultsággal, s azt aktívan alkalmazza. kezelesFelugyelete_4_IrattariSelejtezes_4/?pg=150&layout=s (a letöltés ideje: 2020. augusztus 30.). 8 Lásd a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI.8.) MKM-rendelet 4. számú mellékletét: ht tp://jogiportal.hu/index.php?id=fd5id420gb8711gz2&state=20020101&menu=view (A letöltés ideje: 2020. augusztus 30.). 9 Változás állt be a jogutód nélkül megszűnő közfeladatot ellátó szervek, tehát az oktatási intézmények esetében is a levéltári törvény 1997-es módosítása nyomán (1997. CXL. tv. 102. § (1)). Ez kimondta ugyanis, hogy e szervek megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén az illetékes levéltár csupán az irattári anyag maradandó értékű részének átvételére kötelezhető. Az irattári anyag többi részének további őrzéséhez, kezeléséhez és selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról viszont a megszüntetésről intézkedő szervnek kell gondoskodnia. 10 20/2012. (VIII.31.) EMMI-rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról: https://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=a1200020.emm (A letöltés ideje: 2020. augusztus 30.). Koltai Gábor
