Iratértékelés, illetékesség

Balázs Gábor: Változó őrzési idejű iratok problémája a közlevéltárak gyűjtőterületi munkájában. Levéltári Szemle, 66. (2016) 2. 19-27.

Balázs Gábor 26 A Somogy Megyei Levéltár véleménye szerint a telekmegosztási, telekrendezési iratokhoz hasonlóan ezek az iratok is tükröződnek a földhivatalok anyagában, ahol mint nem selejtezhető tételek szerepelnek az irattári tervben, így levéltári szempontból sem jogbiztosító és történeti értékkel nem rendelkeznek. Mindezek alapján nem javasolják átvételüket. A szakmai koordinációs megbeszélés során többen felvetették az iratok ellátását „HN” jelzéssel. Természetesen ezt a javaslatot elsősorban a jövőbeni jogszabályalkotással kapcsolatos levéltári szakmai állásfoglalás kialakításakor lehet majd érdemben hasznosítani. A „Településhálózat-fejlesztési tervek” megítélése a következőképpen alakult: a 8/1973 MTTH utasítás szerint 23T0, a 2/1984 MTTH utasítás szerint pedig 23T5, a 13/2015. MvM utasítás szerint pedig P 014 NS („Településfejlesztéssel, településrendezéssel kapcsolatos ügyek, véleményezések”). Láthatjuk tehát, hogy mindvégig tartós megőrzésűnek ítélte a jogszabályalkotó ezeket az irattári tételeket. A koordinációs megbeszélésen kialakult vitában néhány levéltár jelezte, hogy a megyei önkormányzatok főépítészének iratai között valószínűleg vannak ilyen jellegű tervek. Amennyiben ezek selejtezhetők, a levéltárak maguk is kiselejtezik ezeket a dokumentumokat. A megyei levéltárak sok esetben ezzel szemben azt tapasztalták, hogy hallgatók, szakdolgozatírók, kutatók keresik az ilyen típusú dokumentumokat. Mindez továbbra is amellett szól, hogy ezek az iratok levéltárba kerüljenek. A Somogy megyei Levéltár álláspontja szerint ezeknek az irattári tételeknek nincs valós történeti forrásértékük. Az érdemi döntések a különböző testületek anyagaiban vizsgálhatók történeti szempontból. Mindazonáltal megfontolandó a „HN” jelzésre történő javaslattétel a vonatkozó jogszabály esetleges módosításakor, amennyiben a levéltárosoknak lehetőségük lesz kifejteni az ezzel kapcsolatos szakmai állásfoglalásukat. A Hajdú-Bihar Megyei Levéltár véleménye szerint ezen iratok átvétele során ki kell alakítani egy fontossági sorrendet. Az ügyfélszolgálati szempontok miatt például a településhálózat-fejlesztési terveknek elsőbbséget kell élvezniük más iratokkal szemben. Raktári férőhely függvényében ezeket az iratokat feltétlen átvételre javasolják, lehetőség szerint valamennyi települési szintről. A koordináció tervezett lezárása Miután a változó őrzési idejű iratok levéltári átvételével, azok kezelésével kapcsolatban elindított szakmai koordinációban elhangzott érveket, álláspontokat összegeztük, elkezdődött egy főigazgatói tájékoztató szövegének összeállítása. Tekintettel arra, hogy jelenleg még nem zárult le a már említett, a közlevéltárakban kerülő műszaki iratok átvételének kérdéseit vizsgáló, MNL–BFL közös NKA-pályázat, a főigazgatói tájékoztató teljes szövegére még nem tehető javaslat. Ezen pályázat lezárulását követően a megszerzett tapasztalatok birtokában az MNL Módszertani Osztálya elkészíti majd a változó őrzési idejű iratok levéltári átvételére vonatkozó szakmai-módszertani javaslatát, amely immár nem csupán a Magyar Nemzeti Levéltárban felhalmozott tapasztalatokra, hanem a Budapest Főváros Levél-