Iratértékelés, illetékesség

Balázs Gábor: Változó őrzési idejű iratok problémája a közlevéltárak gyűjtőterületi munkájában. Levéltári Szemle, 66. (2016) 2. 19-27.

Balázs Gábor 22 2/1984 MTTH utasítás továbbra is meghagyta ezt az értékelést. A jelenleg hatályos 13/2015. MvM utasítás az ilyen jellegű ügyeket a „B 050 25” tételbe sorolja, tehát az iratok 25 év után selejtezhetők. A Somogy Megyei Levéltár véleménye szerint a megyei jogú városnál azért volt selejtezhető ez a tétel, mert csak mint „fellebbviteli” eljáró szerv működött közre az ilyen ügyekben, döntéseit pedig az alsóbb szinteken hajtották végre. Az 1999 után keletkezett iratokat nem minősítették történeti értékűnek ebben a levéltárban. A Hajdú-Bihar Megyei Levéltárban és Sopronban is „0”-ás megőrzésűnek, vagyis nem selejtezhetőnek minősítették ezeket az iratok. Az örökbefogadási eljárások során keletkezett iratok jogszabályi megítélése is folyamatosan változott. 1973 után (27J0) maradandó értékűek voltak, a 2/1984 MTTH utasítás (27J6) pedig 75 év után selejtezhetőnek rendelte ezeket a dokumentumokat. A 13/2015. MvM utasítás a határidő nélkül őrzendő iratok közé sorolja (C 033 HN) ezeket a dokumentumokat. Egyes levéltárak – a korábbi gyakorlatnak megfelelően – begyűjtötték, majd ott nem selejtezhetőként kezelték ezeket az iratokat. Általános javaslatként fogalmazódott meg, hogy amennyiben a levéltárak már átvettek örökbefogadási és állami gondozási iratokat, azokat a későbbiek folyamán már ne selejtezzék. A kormányhivatalok jelenleg hatályos irattári terve szerint az örökbefogadási iratokat nem selejtezhetőként kell kezelni, azokat határidő nélkül helyben meg kell őrizni, a gyámsági ügyeket pedig csak 75 év után lehet selejtezni. Végül ebben a csoportban, tehát az egységesen „0”-sként kezelni javasolt irattári tételek között kaptak helyet az állami gondozási ügyek is. A 8/1973 MTTH utasítás (24J5) és a 2/1984 MTTH utasítás (24J2) igen eltérően ítélte meg ezeket az iratokat. Az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervét szabályozó 78/2012. BM rendeletben nincs ilyen tétel, a kormányhivatalok egységes iratkezelési szabályzatáról kiadott 13/2015. MvM utasítás szintén nem nevesít ilyen tartalmú irattári tételt. b) A mintavételezés mellett levéltári megőrzésre átvenni javasolt tételek Ebbe a csoportba négy tétel került: az iparjogosítványok, a magánkereskedői engedélyek, a működési engedélyek és a kisajátítások. A 8/1973 MTTH utasítás szerint az iparjogosítványok 21K0 tétel alatt szerepeltek, tehát mai fogalmaink szerint maradandó értékű iratnak számítottak. A nyolcvanas évek közepétől a 2/1984 MTTH utasítás szerint ez a tétel már „6”-os őrzési idejű lett, tehát 75 év után selejtezhetővé vált. Az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kialakításáról szóló 2012-es BM rendelet a K105-ös irattári tételbe sorolja ezeket a dokumentumokat: „Telepengedélyezési eljárások, bejelentésköteles tevékenységek folytatásának bejelentése; telepengedélyhez, illetve bejelentéshez kötött tevékenységek folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei”. Ez a tétel tíz év után selejtezhető. Az MNL néhány megyei levéltára a korábban kialakított gyakorlatot követve, a tanácsi fondok lezárása érdekében átvette ezeket az iratokat. Íúgy látták, hogy azokat majd a levéltár selejtezi. E dokumentumok válogatás nélküli megőrzését nem látták