Iratértékelés, illetékesség

Káli Csaba: A közigazgatási és intézményi szerkezet – átalakításból adódó újabb feladatok az iratkezelés közlevéltári ellenőrzésében, valamint az értékhatár-vizsgálatban. Levéltári Szemle, 64. (2014) 2. 5-12.

Káli Csaba 12 egy épületben nyert elhelyezést, de az irattárról csak meglehetősen homályos elképzelések voltak, valamiféle közös helyiségben gondolkodtak, ami nem szentségtörés, de fizikai adottságai miatt, nem kellő odafigyelés mellett, magában rejti az iratok keveredésének veszélyét. Ez azonban mégsem jelentett olyan azonnal megoldandó és a munka hatékonyságát napi szinten rontó problémát, mint például az iratkezelési szabályzat hiánya. Az ellenőrzés idején, amely áprilisban zajlott, még nem volt érvényes, központilag kiadott egységes iratkezelési szabályzata a járási szerveknek, minekutána természetesen nem rendelkeztek megfelelő iktatóprogrammal sem. Szerencsére a hivatali személyzet jól felkészült, rutinos közigazgatási szakemberekből áll, de az említett tárgyi kellékek hiánya okozhat „némi” zavart az iratkezelésben, az iratok rendszerezésében. Az új iratképző szerveket illetően a legtöbb odafigyelést a tanügyi igazgatás új elemei, a tankerületek igénylik. Míg a járási hivatalok problémáinak megoldását lényegesen segíti az a tény, hogy ott alapvetően közigazgatási szakemberek dolgoznak, addig ez a tankerületekről már nem mondható el. A vezetők szinte mindenhol, de a beosztott munkatársak jelentős része is a közoktatásból érkezett, ahol az iratkezelésnek ab ovo kisebb volt a respektje, tekintettel arra, hogy – szemben a közigazgatással – nem az volt a munkájuk tárgya. A tankerületi vezetők ennél fogva sokkal jobban rászorulnak a levéltárosi szaktanácsadásra, amelyet egyébként, felismerve korlátaikat szívesen is fogadnak. Az iratkezelés – reméljük kezdeti és gyorsan enyhülő – fogyatékosságainak szimptómai egyébként megegyeztek a járási szakigazgatási szerveknél tapasztaltakkal. A (kör)jegyzőségek helyébe lépő (közös) önkormányzati hivatalok vészelték át – levéltári szemszögből – legjobban, szinte zökkenőmentesen a változásokat, ami valahol természetes, hiszen ezek nem teljesen új képződmények, és a személyzet is megfelelő közigazgatási rutinnal rendelkezik. Itt a legnagyobb problémát a megszűnt jogelőd hivatalok iratainak megfelelő kezelése, az új helyre való átszállítása körül előállható bonyodalmak, illetve, ha azok egyelőre a régi épületben maradnak, a biztonságos őrzési, kezelési körülmények megteremtése jelenti. MAGYAR FERENCES LEVÉLTÁR A Magyar Ferences Levéltár, mint a magyarországi ferencesség forrásainak legfontosabb gyűjtőhelye, a Magyarok Nagyasszonya Ferences Rendtartomány és jogelődeinek iratait gyűjti. Jelenleg mintegy 85–90 ifm iratanyaggal rendelkezik, ami folyamatosan gyarapodik az állami levéltárakból visszaérkező ferences iratokkal és a Rendtartomány levéltárérett irataival. A Levéltár első oklevele 1261-ből származik; Mohács előtti okleveles gyűjteményünk 110 darabból áll, amelyek többnyire pápai oklevelek. Az 1757-ben létrejött Kapisztrán Rendtartomány iratai mellett a Salvatoriánus, a Bosnyák-Bányavidéki (Bosnia-Argentina) iratainak nagy részét is őrzi, valamint a Szent Lászlóról nevezett Rendtartomány néhány dokumentumát. A levéltár a rendtartomány(ok) központi vezetésének iratain kívül az egyes rendházak iratait és a rend tagjainak irathagyatékát is őrzi. Az iratanyag hányatott sorsa miatt és az állami levéltárakból történt iratátvétel okán jelenleg rendezés alatt áll, de egyes fondjairól és állagairól rendelkezésre áll ismertető jegyzék.