Iratértékelés, illetékesség

Iratértékelési szempontok a gazdasági levéltárügyben a rendszerváltozás utáni évtizedben. (Elvi és módszertani felvetések) Szerk. Koroknai Ákos. • 2002. [MOL]

gesnek tartjuk annak a két nagy jelentőségű iratértékelési elméletnek vázlatos bemutatását, amelyek a gyakorló levéltáros munkájára feltétlenül hatnak. Az egyik ilyen - még 1956-ban megszületett - iratértékelési elmélet a Schellenbergféle.1

Ez,

mint már korábban is említettük, a proveniencia-elv

alapján tagolt funkciók „iratlecsapódásait" tartja szem előtt. Eszerint a megőrzendő iratoknak minimum tartalmazniuk kell az iratot létrehozó szerv működésére vonatkozó információkat, azaz a levéltárosnak tisztában kell lenni a szerv egészének, de szervezeti egységeinek is pontos funkcióival, tevékenységi körével és működésével (azaz a funkciók gyakorlásának eredményével), miként azzal a szélesebb politikai-társadalmi-gazdasági közeggel is, amelyben a szerv működik. S bár Schellenberg a közigazgatás szervezetrendszeri összefüggéseit elemezte az iratképzés tekintetében, az általa alkalmazott értékelési szempontok a piacgazdaság szervezetei iratképzésének értékelésében is tanulságosak. Az eredményes iratértékeléshez szerinte alapvetően a következő kérdésekre kell választ találni, amelyek egyben az értékelés szempontjai is: • Valamely szervnél melyik szervezeti egység készíti elő és melyik hozza a stratégiai döntéseket, ill. határozza meg az ügyintézési eljárásokat? . Milyen funkciókat tükröznek az egyes irategyüttesek? Lényegesek vagy lényegtelenek ezek a funkciók? Mely irategyüttesek mutatják az összekapcsolódó funkciókat? • Mely iratok reprezentálják mintaként az alsóbb szintű szervezeti egységek munkáját? . Mi történik akkor, ha az információt nem őrizzük meg, vagy másként miért szándékozzuk az információt megőrizni? Angelika Menne-Haritz ugyancsak már említett, 45 évvel később kidolgozott iratértékelési elméletének alapja a

funkcionális proveniencia. Ennek az elvnek

alkalmazása a szerven belüli információstruktúrák és -összefüggések elemzését jelenti. Ezek az információs összefüggések nem feltétlenül fedik le az adott szerv szervezeti felépítését (valószínűleg csak az egyszerűbb szerveknél), mivel azok a funkciókból, feladatokból eredeztethetők. Ennek az értékelésnek az a lényege, hogy feltárjuk a szervezeti egységek közötti gyakran rejtett struktúrákat és összefüggéseket, s hogy kiválasszuk azokat az irategyütteseket, amelyek ezeket a legjobban reprezentálják (munkaügyeket pl. több, különféle elnevezésű szervezeti egység is intézhet illetékességből, egy ilyen ügykör „vándorolhat" is, de ha az ezekben keletkező (ügy)iratok jól mutatózottak,