LEVÉLTÁRTUDOMÁNY
Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. 6-27.
21 2019/4. 4) Az elektronikus iratok levéltári átvétele kapcsán további probléma a lemaradás a már az 1980-as évek óta képződő elektronikus iratok megőrzése terén. Ezt kiküszöbölheti a 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről, de egyelőre nem látszik az, hogy az iratkezelő szoftverek fejlesztői valóban fel akarnának készülni a szabványos levéltári iratátadásokra. Ennek kapcsán komoly probléma, hogy jelenleg a levéltárak egyáltalán nem látnak rá a szoftvertanúsítási folyamatokra, ezt mindenképpen indokolt lenne felülvizsgálni. 5) Mivel nem látható, hogy belátható időn belül ezek az anomáliák a közirat-képzők széles körénél kiküszöbölhetők lennének, indokolt a szakma részéről átgondolni elektronikus iratok esetében a 15 éves levéltári átadási határidő felülvizsgálatának, csökkentésének lehetőségeit és következményeit. 6) Egyre nagyobb mennyiségű adat egyre több, bonyolultabb formátumban keletkezik. (Pl. relációs adatbázisok, adat tárházak, OLAP objektumok stb.) Ezek egyrészt segítik az adatokból történő hasznos információ kinyerését, azonban az archiválás tekintetében újabb kihívásokat jelentenek: Fontos e technológiák megismertetése a digitális archiválással foglalkozó levéltárosokkal, erre a levéltárügy eddig nemigen fordított figyelmet, holott külön projekteket igényelne önálló finanszírozással. Szükség lenne egy szakmai anyag létrehozására ez elektronikus iratok iratértékelési szempontjainak meghatározására, mivel ehhez a levéltárosok kezében jelenleg nincs semmiféle fogódzó, módszertani anyag. Itt elsősorban nem a papíralapú ügyiratokkal analóg elektronikus iratok forrásértékeléséről van szó (amely területen szintén hiányoznak a korszerű módszertani segédanyagok), hanem a specifikusan új típusú iratokról. Ide sorolhatók például az adatbázisok, adat tárházak, speciális szakrendszerekben (például térinformatikai rendszerekben) tárolt adatok, honlapok, e-mailek, web2 tartalmak, adatbányászati módszerekkel kinyerhető információhalmazok. Ehhez levéltári és más szakemberekből álló munkacsoport(ok) felállítása lenne célszerű. Mindehhez kapcsolódóan szükséges irattárosok, iratkezelők (records managerek) számára továbbképzési rendszer kidolgozása, amely rendszeresen, ingyenesen közvetíti az elektronikus iratok kezelésének alapelveit, illetve ehhez kapcsolódóan javaslatot kell tenni a megfelelő jogi háttér és finanszírozás lehetőségeire. Szükséges továbbá a technológiai és infrastrukturális feltételek megvalósítása a levéltárak számára, az e-levéltári rendszer ezt jelen formájában nem oldja meg. 7) Kérdés, hogy a levéltárak archív tárolójában levő információk hitelességét hosszú távon mi garantálja. Az elektronikus levéltári rendszerek követelményeknek való megfelelőségét jelenleg kizárólag a Levéltári Szakfelügyelet ellenőrzi, amely ebben csak a levéltárak által szolgáltatott információkra tud támaszkodni, valódi auditálás elvégzése lehetőségeit és jogosítványait meghaladja. Ezért szükség lenne erre nézve külön auditálási folyamatok kidolgozása, bevezetése. Iraképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak
