LEVÉLTÁRTUDOMÁNY
Kocsis Piroska: Hatvanéves a csoportszámos iktatás. Levéltári Szemle, 63. (2013) 1. 57-71.
Kocsis Piroska mazni. Miközben bírálta a közigazgatási számrendszert, megállapította, hogy „túlnyomóan a polgári közigazgatás szervezeti beosztására épült és ezen túlmenőleg, gyakorlati használatát széttagoltsága és gyakran logikátlan csoportosítása is bonyolulttá tette.”46 Az iktatás bevezetői azt hirdették, hogy az új iktatási rendszer nagyban hozzájárul a bürokrácia megszüntetéséhez, s „egyszerű technikai kérdéssé fokozták le az iktatást”, de „csak egész kis mértékben csökkenti a bürokráciát” fejtette ki Vörös Károly a Levéltári Híradó 1955-ben megjelent cikkében.47 46 Belügyi Közlöny, 50. 28. sz. 1951. december 12. 482-512. 47 VÖRÖS, 1955. 177. 48 Szászi András (1908-1965), levéltáros, történész. 49 Szászi, 1954.110. 50 VÖRÖS, 1955. 177-179. 51 Ilyen határterület volt pl. az építés egy húsipari üzem fejlesztésénél, az ügy két főcsoporthoz is beilleszthető: a húsiparhoz vagy az építkezéshez. Az ágazati-igazgatási hovatartozás eldöntése tehát komoly mérlegelést kívánt. 52 SZEDŐ, 1954. 124. A csoportszámos iktatás rendszere még mindig bonyolult volt, s azáltal, hogy minden közhivatal számára egységes iratkezelési módot akart nyújtani, túlzott uniformizálása miatt nehézkesnek bizonyult. Elméleti előkészítése „igen gondosan” történt, gyakorlati alkalmazása azonban nem sikerült. Nem gondoskodtak arról, hogy e merőben új iratkezelési módszerről az érintett dolgozók megfelelő ismereteket szerezzenek, a munkát végző új „káderek” többsége nem rendelkezett az elengedhetetlen igazgatási gyakorlattal, a rendszer működéséhez szükséges elméleti felkészültséggel. Ezért fordulhatott elő, hogy két azonos tárgyú ügyiratot két különböző csoportszámmal láttak el, ami később a visszakeresést nagyban megnehezítette. Jól látta ezt a problémát S ^ás^ Hndrás^ amikor megállapította, hogy a csoportszámos iratkezelés bevezetése országos viszonylatban egyöntetű nyilvántartást teremtett, de figyelmen kívül hagyta „az irattermelő szervek sajátosságait, s minden szervnél - a legkisebb faluban is - egyforma felkészültségű iratkezelőket tételez fel”.49 Vörös Károly megfelelőnek tartotta a csoportszámos iktatást, csak „az a baj, hogy az alkalmazására hivatott személyzet nincs kellően kiképezve, nem elég stabil, laza az irattári fegyelem”, uaz „egy mozzanatban történő irattározás nemhogy elősegítené az ügyintézés gyorsaságát, de az esetek nagy részében éppen ellenkező eredményt ér el.50 „Veszélyesnek” mutatkozott az Útmutató I/III. részének azon követelése, hogy „az alcsoportokat csak elkerülhetetlen szükség esetén szabad további részekre bontani”. Ezt a tilalmat az Útmutató azzal indokolta, hogy „a túlságos bontás [...] túlméretezi és bonyolulttá teszi a jelzőszámok megállapítását és az egész iratkezelést”. Ebben a tilalomban rejlett a mindennapi ügyintézés során annak a hibaforrásnak a lényege, amely voltaképpen igen gyakran csak a főcsoportot használta és az alcsoportig ritkán jutott el. A főcsoport ugyanis világosan tárult az iktatók elé, de a csoportok és alcsoportok már következtető munkát kívántak, s nem merték vállalni a kockázatot és a döntést, ezért sokszor csak kétszámjegyű iktatást használtak, ami lehetetlenné tette, hogy az iktatásból megállapítható legyen az ügyirat tárgya. Elmondhatjuk, hogy ez a súlyos hiba nagymértékben hozzájárult az egész iktatási rendszer szétbomlasztásához, különösen azután, hogy a főcsoport felismerése is problémát okozott egyes szerveknél, különösen a határterületeknél.51 Mint látjuk, a csoportszámos iktatásnak már bevezetésekor számos támogatója és ellenzője akadt. Voltak, akik elutasították a rendszert bonyolultsága miatt, mások mellette törtek lándzsát. A levéltáros szakemberek között is éles vita bontakozott ki az ügyben. Egy levéltárosokból álló munkaközösséget hoztak létre, melynek feladata az iratkezelés hibáinak feltárása volt. „Fel kell deríteni, hogy mennyiben erednek a hibák magából a rendszerből, illetőleg annak jelenleg Magyarországon alkalmazott formájából, s mennyiben a kiadott utasítások be nem tartásából.”52 A Minisztertanács Titkársága is vizsgálódott az ügyben, és megbízásából több szervnél a helyszínen tanulmányozták a csoportszámos iratkezelést, így közvetlen tapasztalatokat szerezhettek. A munkaközösség arra az álláspontra helyezkedett, hogy a csoport számos iratkezelési rendszernek valóban alapvető hibája van, mégpedig az, hogy „a csoportszámos rendszer ka66
