LEVÉLTÁRTUDOMÁNY
Kocsis Piroska: Hatvanéves a csoportszámos iktatás. Levéltári Szemle, 63. (2013) 1. 57-71.
Kocsis Piroska nak nyilvántartására mindegyik szerv bármelyik főcsoportban szereplő, az ügy tárgyának jelzésére megállapított csoportszámot használhatta. A csoportszámos rendszer jellemzői Az új nyilvántartási és irattári terv — hasonlóan a könyvtárakban alkalmazott ETO-hoz — tizedes rendszerű volt, és az ügyeket inkább tárgyi,37 mint ágazati alapon osztályozta. A csoportszámok általában háromjegyűek voltak: az első számot a főcsoport,38 a második számot a csoport,39 a harmadikat az alcsoport40 jelölésére használták. A főcsoportokon belül az 1., 2. és 3. számmal jelzett főcsoportok a szervezéssel, a működéssel és pénzügyi kérdésekkel kapcsolatos ügyköröket fogta át, míg a 4—0-ig terjedő főcsoportok csoportszámai a szakigazgatási feladatokat, ügyköröket jelölték.41 A főcsoportok felosztása ennek megfelelően áttekinthető és kezelhető volt. Mindegyik főcsoport - a tizedes rendszernek megfelelően - tíz-tíz részre, csoportra oszlott. Ezek a csoportok a főcsoporthoz tartozó feladatoknak, ügyköröknek, egy-egy nagyobb, egymással szorosabban összefüggő részeit ölelték fel. A csoportszámok általában három számjegyből álltak, és a tárgyi csoportokat tovább lehetett bontani. Minden csoport további tíz—tíz alcsoportra oszlott. Az alcsoportok a csoportokon belül egy-egy ügykört (ügytípust), tehát nem az egyes ügyeket jelölték. A csoportszámos iratkezelés alapját tehát a főcsoportok, csoportok és alcsoportok jelölésére használt háromjegyű szám képezte. A háromtagú csoportszámokkal ki nem fejezhető ügyek számára helyenként további negyedik számjegyet is iktattak a rendszerbe. Az Útmutató lehetőséget biztosított arra is, hogy a személynevek, intézménynevek vagy földrajzi nevek kezdőbetűi szerint tagoljanak valamely alcsoportot.42 A főcsoportokon belül tehát csoportokat és alcsoportokat képeztek, azonban a rendszer további bontását már tiltották. 37 A tárgyi csoportokba történő iktatás a vállalati ügyintézésből származik, onnan kezdte átvenni a közigazgatás, látva a rendszer kétségtelen előnyeit. 38 A főcsoportszámok a következők voltak: 1. Államhatalmi és államigazgatási (költségvetési) szervek és vállalatok (gazdálkodó egységek) általános (szervezés, működés, felügyelet) ügyei; 2. Tervügyek; 3. Pénzügyek; 4. Bányászat, kohászati, nehézipari ügyek; 5. Könnyűipari, helyi ipari, építésigazgatási ügyek; 6. Mezőgazdasági ügyek; 7. Közlekedési, hírközlési, belkereskedelmi, élelmezési ügyek; 8. Szociális egészségügyi és kulturális ügyek; 9. Rendészet és igazságügy; 0. Nemzetközi együttműködés és a honvédelem ügyei. 39 Például a 80-as főcsoport a szociális gondoskodás ügyeit, a 81-es csoport az anya-gyermek és gyermek-egészségügyi, a gyermek- és kisdedvédelem ügyeit, a 82-es csoport a közegészségügyi felügyelet, járvány elleni védekezés ügyeit, a 83- as csoport a gyógyító és megelőző szolgálat ügyeit, a 84-es csoport a közoktatási igazgatási ügyeit, a 85-ös csoport az oktatás, nevelés ügyeit, a 86-os csoport a tudományos ügyeket, a 87-es csoport a népművelési ügyeket, a 88-as csoport a testnevelés és sport ügyeket, a 89-es csoport a vallásügyeket jelölte. 40 A szociális, egészségügyi és kulturális ügyeket tárgyaló 8. főcsoport kulturális ügyeket felsoroló részénél - a tudományos ügyekkel foglalkozó 86. csoport alcsoportjai a következők voltak: 860. fenntartott szám, 861. tudományos kutatás és tudományos intézetek, 862. fenntartott szám, 863. múzeumok, gyűjtemények, műemlékek (ásatások, stb.), 864. levéltárak, 865. könyvtárak, 866. dokumentáció, 867—869. fenntartott szám. E példáknak megfelelően bontották, tagolták a többi főcsoportot is. 41 A BM 0004—48/1951. I. sz. rendelete megjelent a Belügyi Közlöny 1951. december 12-ei számában. 42 Példa a csoportszám használatára: 141/K/19-2/1954. Kiss János felvétele a vízügyi hivatalba. Az iktatószám részei: csoportszám, betűjel, iktatószám, alszám, év. 43 Dancs, 1968. 304-313. A csoportszám megválasztását az egyes szervek részére - a közigazgatási számrendszerhez hasonlóan - nem csak az Útmutatóban szereplő részletes, előre megadott szám és ügykör felsorolás, hanem az ehhez fűzött tárgymutató is segítette. A jogszabály lehetőséget biztosított arra is, hogy az iktatást végző kezelőiroda számára az országosan egységes csoportszámsorból helyben összeállítható legyen a munkájukban használatos csoportszámok listája, és ennek alkalmazásával történjék az iratok nyilvántartásba vétele. Azok a hivatalok, amelyek nem minden ügyükre találtak a rendszerben meghatározott számot, a tizedes rendszerben maguk dolgozhattak ki alcsoportszámokat, de az így kialakított alcsoportszámokat a felettes hatóságnak fel kellett terjeszteni. A rendszer tehát mindenre kiterjedően központi kötöttséget jelentett.43 64
