Irányító és ellenőrző szervezetek
Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2020. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól. Levéltári Szemle, 71. (2021) 2. 5-17.
16 Levéltári Szemle 71. évf . levéltárról számoltak be a szakfelügyelők, ahol az elmúlt években nem vettek igénybe állományvédelmi segítséget: a Debrecen–Nyíregyházi Egyházmegyei Levéltárban, illetve a Szombathelyi Egyházmegyei Levéltárban egyáltalán nem restauráltattak vagy fertőtleníttettek iratanyagot. Ez utóbbi intézményekben az illetékes szakfelügyelő javaslatot tett intézményközi kapcsolatok kiépítésére és más közgyűjtemények állományvédelmi segítségének igénybevételére. ■ Milyen formában vezeti a levéltár az iratanyag nyilvántartását? Ezek a nyilvántartások megfelelnek-e a R. 30–39. §-ában megfogalmazott követelményeknek? A szakmai követelményrendelet 30. §-a minden levéltár számára kötelező jelleggel írja elő a levéltári nyilvántartások vezetését, ugyanakkor a nyilvános magánlevéltárak számára lehetővé teszi a gyarapodás, a fogyatéki, a letéti, a kölcsönzési, valamint az átmeneti napló összevont állományváltozási naplóban való vezetését. A 2020-ban megvizsgált magánlevéltárak többségében saját kialakult hagyományaiknak megfelelően ezen naplóknak csak egy részét vezetik és mindenütt papír alapon. (Megjegyzendő, hogy bizonyos levéltári események – letét, kölcsönzés, fogyaték, átmenetileg bekerülő iratanyagok – ezekben az intézményekben olyan ritkák, hogy erre önálló naplót vezetni valóban felesleges formalitás volna.) Tizenkét levéltárban naprakészek a nyilvántartások, két helyen azonban vagy egyáltalán nincsenek naplók, vagy azok vezetése rendkívül hiányos. ■ Végzett-e selejtezést a levéltár az elmúlt 5 évben saját iratanyagában? Ha igen, milyen iratokat érintett ez, és milyen eljárásrend szerint történt a selejtezés? Levéltári selejtezést egyetlen intézményben, a Nyíregyházi Evangélikus Egyházközség Levéltárában végeztek 2017-ben: ekkor gazdasági nyugtatömböket távolítottak el az iratanyagból és semmisítettek meg jegyzőkönyv kíséretében. ■ Rendelkezik-e a levéltár elektronikusan keletkezett vagy digitalizált iratanyaggal? Ha igen, azt milyen formában kezeli, hogyan gondoskodik hosszú távú megőrzéséről? Érvényesülnek-e a R. 19. § (4)–(5) bekezdésében megfogalmazott feltételek? A 2020. évi tapasztalatok szerint az elektronikusan keletkezett iratok bekerülése a nyilvános magánlevéltárakba egyelőre nem általános gyakorlat és nem jelent napi feladatot a levéltárosok számára. Összesen két intézmény esetében számoltak be a szakfelügyelők arról, hogy a levéltár már átvett ilyen digitálisan létrejött dokumentumokat: a Győri Egyházmegyei Levéltárban könyvelési, bérszámfejtési adatállományokat vettek át korabeli floppy-lemezeken, a Nyíregyházi Evangélikus Egyházközség jegyzőkönyveit pedig külső winchestereken őrzi az illetékes magánlevéltár. Cseh Gergő Bendegúz
