Irányító és ellenőrző szervezetek
Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól. Levéltári Szemle, 69. (2019) 2. 5-19.
18 Levéltári Szemle 69. évf . kivételével mindenütt mérik és többnyire naplózzák is. A levéltári raktárak klimatikus viszonyai általában megfelelőnek tekinthetők, különösen a történelmi épületekben kialakított iratőrző helyek tudják biztosítani a klimatikus viszonyok természetes állandóságát, vagy lassú és kis mértékű ingadozását. A raktárak megfelelő őrzésvédelméről és biztonságtechnikai felszereléséről mindenütt gondoskodtak, ezen a téren nem találtak érdemi problémákat az illetékes szakfelügyelők. ■ Milyen módon gondoskodik a levéltár saját iratanyaga preventív állományvédelméről, va lamint konzerválásáról, restaurálásáról és biztonsági célú másolásáról? Saját restaurátor műhely híján milyen lehetőségeket tud kihasználni az intézmény ezen a téren? Saját vagy külső állományvédelmi szakember segítségét igénybe tudja-e venni az intézmény? Az ellenőrzött 12 levéltár egyike sem rendelkezik önálló restauráló, állományvédelmi műhellyel, ennek ellenére többségük valamilyen forrásból minden évben végeztet restaurálási feladatokat külső szakemberekkel. Csak két intézményben számoltak be arról, hogy az iratok állapota nem indokolja komolyabb restaurálási feladatok elvégzését, vagy pedig a preventív intézkedéseket a levéltárosok maguk is el tudják végezni. Az intézmények többsége külső szakemberek, cégek vagy közgyűjteményi állományvédelmi műhelyek szolgáltatásait veszi igénybe, leggyakrabban az Ars Alba Restaurátor Bt., vagy az MNL Baranya, illetve Csongrád Megyei Levéltára, valamint Budapest Főváros Levéltára szakműhelyének a segítségére támaszkodnak. Finanszírozási forrásként a levéltárak elsősorban az NKA-pályázatokat, valamint az EMMI támogatását emelték ki, enélkül az általuk őrzött iratanyag állományvédelme gyakorlatilag nem volna megvalósítható. ■ Milyen formában vezeti a levéltár az iratanyag nyilvántartását? Ezek a nyilvántartások megfelelnek-e a R. 30–39. §-ában megfogalmazott követelményeknek? A szakfelügyeleti jelentések meglehetősen vegyes képet mutatnak ezen a téren. Egységes levéltári nyilvántartó rendszer híján az egyes intézmények a maguk módján próbálnak megfelelni a R. előírásainak, valamint a kutatók és a fenntartó elvárásainak. Van olyan intézmény, ahol 1988-ban készült utoljára fondjegyzék, másutt minden nyilvántartást „kockás füzetben” vezetnek, ugyanakkor olyan egyházi levéltár is van, ahol minden szükséges és előírt naplót számítógépen, folyamatosan vezetnek és azokat évente kinyomtatva hitelesített formában archiválják. Szinte mindenütt jelentkező probléma, hogy a levéltárak munkatársai a vezetett nyilvántartásokat – különböző okok miatt – nem tudják naprakész állapotban tartani vagy rendszeresen aktualizálni. Az elektronikus segédletkészítés legelterjedtebb eszköze az excel-tábla, de van olyan levéltár a megvizsgált intézmények között, amely az ICA-ATOM levéltári nyilvántartó rendszert (is) alkalmazza. Cseh Gergő Bendegúz
