Irányító és ellenőrző szervezetek
Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól. Levéltári Szemle, 69. (2019) 2. 5-19.
13 2019/2. A 2018. évi második ellenőrzés tapasztalatai a közlevéltárakban Az év második felében a szakfelügyelők helyszíni látogatást tettek az illetékességükbe tartozó levéltárakban, ahol az előre megküldött, és az első vizsgálattal összefüggésben álló tematika alapján ellenőrizték a gyűjtőterületi munka meghatározott területeit. Ezen területek vizsgálata során az alábbi összefoglaló kép alakult ki a hazai közlevéltárakban. ■ Szabályosan és minden szervre kiterjedően vezeti-e a levéltár a R. 6. §-ában meghatározott szervnyilvántartást? A közlevéltárak szervnyilvántartási gyakorlatában meglehetősen nagy eltérés figyelhető meg az egyes intézmények között. Mint az első félévi vizsgálat is megállapította, létezik két olyan közlevéltár, ahol gyakorlatilag nincs ilyen nyilvántartás, de sok helyütt csak a szervek/szervezeti egységek egy részének az adatait sikerült mostanáig rögzíteni vagy felvenni. Lényegében minden levéltár folyamatosan küzd a szervezeti átalakulások nyomon követésével és az adatok aktualizálásával. Valójában csak néhány kisebb felsőoktatási és szaklevéltárlevéltár – ahol jellemzően alacsony az iratképző szervek/szervezeti egységek száma – esetében tekinthető naprakésznek és teljesnek a szervnyilvántartás. A scopeArchiv rendszert használó intézmények döntő többsége is arról számolt be, hogy az adatok feltöltése vagy folyamatos, vagy most kezdődött el, de a különböző jegyzőkönyvek vagy egyéb dokumentumok csatolása nem történt/történik meg. (Ez utóbbinak az egyes levéltárakban egyaránt lehetnek személyi vagy technikai akadályai is.) Szinte minden általános levéltárban gondot jelent az államigazgatás szervezeti változásainak nyomon követése, emellett sok esetben szembesültek a szakfelügyelők az iratképző szervek értékhatárának bizonytalanságaival is. Ez utóbbi általában az alsóbb fokú oktatási intézmények besorolása és iratainak értékelése során jelentkező probléma. Szintén komoly problémát jelent az állami tulajdonnal működő vagy működött gazdálkodó szervezetek nyilvántartása: ezekben az esetekben a gyors átalakulások mellett az érintettek együttműködési készségének a hiánya is gyakran jelent problémát. Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról
