Irányító és ellenőrző szervezetek
Katona Klára: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2013. évi működéséről és az ellenőrzések tapasztalatairól.
2 Szintén súlyos, részben a már említettekkel összefüggő probléma, hogy a tárolókapacitás növelésére sem került sor az elmúlt öt évben, ezért a tagintézmények a jogszabályban rögzített iratátvételi kötelezettségeiknek egyre kevésbé, vagy már egyáltalán nem tudnak eleget tenni. Fentiek miatt a megyei levéltárak raktárviszonyairól 2006/07 folyamán kialakított kép lényegében változatlan. Leszögezhető, hogy az MNL intézményrendszerében nincs "optimális" minősítési szinttel rendelkező raktárhelyiség, vagy raktárcsoport; hasonlóképpen elkeserítő, hogy mindössze egy levéltár (Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár) rendelkezik „megfelelő” minősítéssel mind a klimatikus viszonyokat, mind a raktárkapacitást tekintve. A raktárminősítések eredményeit feldolgozva látható, hogy az elmúlt évtizedekben folytatott gyakorlat, miszerint a raktárkapacitás növelése érdekében rossz adottságokkal rendelkező épület raktárépületként való felhasználása elfogadható, csapdahelyzetet eredményezett; egy rendkívül drágán, ugyanakkor rossz hatásfokkal működtethető rendszert hozott létre, ezért a jövőben mindent meg kell tenni annak érdekében, hogy ezt a gyakorlatot ne kövessük. A viszonylag új építésű levéltárépületek minősítése során leszűrt tapasztalatok arra figyelmeztetnek, hogy a megfelelő klimatikus viszonyokat (az építkezés módja és a felhasznált anyagok miatt) csak a klímaberendezés folyamatos működése biztosíthatja. Ezen berendezések karbantartása és működtetése nagy költségigényű, ezért a jövőben az esetleges építkezéseknél előnyben kell részesíteni az energiatakarékos építészeti megoldásokat, ami által az épületek energiafelhasználása csekélyebb - tehát az intézmények működése olcsóbb lehet. A régi levéltárépületeknél az állagmegóvásra irányuló beruházások nehezítő tényezője, hogy a levéltár több esetben nem egyedüli használója az épületnek. Mivel nem valószínű, hogy ez a sajátosság rövidtávon kiküszöbölhető, viszont megfigyelhető, hogy a rendszeres karbantartás elmaradása egyre nehezebben orvosolható problémákat okoz, bizonyos beruházásokat (nyílászárók szigetelése nút marásos technikával, LED izzók beépítése) el kell kezdeni. Azon régi épületeknél, melyek kizárólagos használója a levéltár, a már említetteken túl – figyelembe véve a Vas Megyei Levéltár ez irányú tapasztalatait – érdemes kiépíteni napenergiával működő áramtermelő rendszereket. Az intézményrendszer széttagoltsága és a problémák sokrétűsége miatt a beavatkozások ütemének meghatározása elkerülhetetlen, de a szükséges tőke hosszútávú biztosítása nélkül (akár az önkormányzatokat felügyelő minisztérium bevonásával) sajnos nem elégséges. Figyelembe véve, hogy a raktárbázis állapotának javítása a jelenlegi feltételrendszert tekintve csak kis lépésenként valósítható meg, az iratpusztulás csökkentése érdekében mihamarabb meg kell teremteni a tömeges savtalanítás lehetőségét. Tekintve, hogy a levéltárak legstabilabb, hosszútávon felhasználható vagyontárgya, működésük alapja maga az őrzött iratanyag, illetve az azokban megjelent információ, biztonságos és a lehető leghosszabb ideig történő megőrzéséről gondoskodnunk alapvető érdekünk. 2. Az iratkezelés közlevéltári felügyelete és a levéltári állomány gyarapodása ellenőrzése Az ellenőrzés szempontjait a vezető szakfelügyelő a köziratokról, a közlevéltárakról és a nyilvános magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. (Ltv.) 10-12., 32-34. §-ai, a csődeljárásról és a felszámolási eljárásról szóló 1991. évi XLIX. tv. (Cstv.) 53. §-a, a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet (R.) 6-18. §-ai alapján alakította ki. A szakfelügyeleti jelentések alapján a levéltárak illetékességi és gyűjtőterületi munkájáról összefoglalható tapasztalatok az alábbiak:
