Irányító és ellenőrző szervezetek

Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2007. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól. • 2008. [LSZ 2008/1. 65-75. p.]

Nyilvános magánlevéltárak Jogszabályban előírt egyes szakmai követelmények megvalósulásának helyzete Az ellenőrzés során az iratátvételek végrehajtására, a letéti megőrzésre, a rendezési tervek készítésére, a levéltári selejtezésre, a fonddossziék vezetésére és a raktári jegyzékek készítésére vonatkozó szabályok betartását vizsgáltuk. Tapasztalataink szerint a nyilvános magánlevéltárak, elsősorban az egyházi levéltárak korábban, sajátosságaik figyelembevételével kialakított nyilvántartási rendszere a legtöbb intézménynél továbbra is meghatározó jelentőségű. A közlevéltárakra előírt követelmények egyszerű átültetése a magánlevéltári szférára — egy-két kivételtől eltekintve — eddig nem bizonyult sikeresnek. Igaz, a vizsgált intézmények közül kettő, a Kalocsai Főegyházmegyei és a Szombathelyi Püspöki és Vasvár-Szombathelyi Székeskáptalani Levéltár lényegében valamennyi előírást betartva, a jogszabályi követelményeknek megfelelően végzi az iratátvételeket, a letétek esetében letéti szerződést köt, a károsító anyagokat eltávolítja, a rendezések előtt tervet készít, a fonddossziékat kialakítja és szabályosan kezeli, a raktári jegyzékeket elkészíti. A többi intézményben mindez eddig csak részlegesen valósult meg. Általában mindenütt eltávolítják a károsító anyagokat az iratok közül, de az iratátvételeknél már nem mindig készül szabályos átadás-átvételi jegyzék, sok helyen elegendőnek vélik az egyszerű átvételi elismervényt. Valamilyen formában dokumentálják a letéteket (sok helyen így nem vesznek át iratanyagot), raktári jegyzékek is készülnek, de olykor nem a követelményeknek megfelelően. A rendezési tervek készítése és a fonddossziék kialakítása a legtöbb levéltárban nem valósult meg. Az egyházi levéltárakban levéltári selejtezést általában nem folytatnak. Ha mégis sor kerül rá, akkor be kell tartani a rendeleti előírást, amely szerint levéltári anyagból iratokat (a duplum-példányokat is beleértve) csak a szakfelügyelet által ellenőrzötten, selejtezési terv és jegyzőkönyv minisztériumi jóváhagyása után lehet kiselejtezni. Mostani vizsgálatunk megállapította, hogy egy egyházi levéltárnál szabálytalan selejtezést végeztek. Külön kell szólnom a Kisgazda Levéltárról, amelynél az utóbbi években szakmai problémák is felmerültek. Anyagának többsége két évvel ezelőtt rendezetlen, nyilvántartás nélküli volt. Azóta sikerült előrelépniük: 2006-ban az iratanyag egy részének alapszintű rendezését elvégezték. Reméljük, a munka folytatódhat. A személyi feltételek alakulása 2004-hez képest nagyarányú változás nem történt a vizsgált levéltárak személyi feltételeiben. Ez a megállapítás 2007 tavaszáig, nyaráig érvényes. Nincs adatunk arra vonatkozóan, hogy a költségvetési támogatások csökkenése a vizsgálat óta milyen hatást fejtett ki. Annyit viszont tudunk, hogy a legtöbb egyházi levéltár 2006-2007-ben már egyre kevésbé volt képes alkalmazni konkrét rendezési munkák végzésére megbízottakat. 2007 első 73