Irányító és ellenőrző szervezetek
Lakos János: Jelentés a Levéltári Szakfelügyelet 2001. évi működéséről és az ellenőrzések során szerzett tapasztalatokról. • 2002. [LSZ 2002/1. 54-62. p.]
Több intézményben nem nagyon ügyelnek a törvényben rögzített előírások betartására. így pl. gyakran nem szabályos a kutatói kérelmek, még inkább a kutatásra kiadott levéltári anyag nyilvántartása. Közlevéltáraink általában idő- és munkaerőhiányra hivatkozva sok esetben nem fordítanak kellő gondot a kutatással, iratkölcsönzéssel kapcsolatos állományvédelmi követelmények érvényesítésére. Pl. elmarad a kiadás előtti előkészítés és az iratok ún. tulaj donbélyegzővel való ellátása, nincs korlátozás a jegyzetelésnél használható íróeszközökben. (Megjegyzem, hogy azért már az utóbbira is akad példa!) Régóta súlyos gond ered a levéltári anyag csekély mértékű mikrofilmezettségéből: ezáltal elkerülhetetlen az eredeti iratok használata akkor is, ha az egyébként nem lenne indokolt. A jelzett problémák ellenére megállapítható, hogy a közlevéltárak túlnyomó többsége összességében jól ellátja kutató- és ügyfélszolgálati feladatait. A konkréten megvizsgált 1999. és 2000. évben egyébként nem volt példa elutasított kutatási kérelemre. 2. A középkori (1526 előtti) oklevelek őrzése, nyilvántartása és kezelése A közlevéltárak mintegy 60%-a őriz középkori forrásokat általában megfelelő, néhány esetben csak elfogadható tárolási körülmények között. E téren az elmúlt években számottevő javulás következett be, elsősorban az oklevelek savmentes borítékokba és fémdobozokba helyezése eredményeként. Néhány intézményben azonban még hátra van e feladat elvégzése. A restaurálási lehetőségek igénybevétele során az oklevelek kivétel nélkül elsőbbséget élveznek. Az oklevelek nyilvántartásában elvétve kisebb hiányosságokra derült fény az ellenőrzés során. Általában érvényesül az a szabály, hogy állományvédelmi okokból — rendkívül indokolt eseteket kivéve — nem az eredeti oklevél, hanem csak másolata adható ki a kutatónak. Néhány intézményben azonban (elsősorban megfelelő kutatói másolatok hiányában) nincs meg ez a szükséges korlátozás. Sajnálattal kell megállapítanom, hogy a vizsgálat néhány intézményben hiányokat tárt fel az oklevélállományban. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltárban 140-ből egy darab oklevél hiányzik (1990 és 1998 között veszett nyoma). (Legfrissebb információm szerint az oklevél azóta előkerült.) Komárom-Esztergom Megye Önkormányzatának Levéltárában 14 oklevél nem volt meg a vizsgálat időpontjában. A szakfelügyelő kérésére sürgősen elvégzett belső ellenőrzés során nyolc oklevelet megtaláltak, a még mindig lappangó hat oklevelet pedig a levéltár reményei szerint a még feldolgozásra váró reponenda anyagban folyó munka során megtalálják. Három oklevél sorsa bizonytalan a Vas Megyei Levéltárban. A levéltár-igazgató vizsgálatot indított az ügyben. (A szakfelügyelet 2002 folyamán mindezekre az esetekre visszatér.) A vizsgálat a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei és az ELTE Levéltárban tárt fel olyan okleveleket, amelyek — a szakfelügyelő jelentése szerint — annak idején kimaradtak a központilag történt biztonsági filmezésből, így nem szerepelnek a Magyar Országos Levéltár diplomatikai fényképgyüjteményében sem, amelyben pedig a máshol őrzött valamennyi magyar vonatkozású oklevél másolatának helye van. A biztonsági másolatok mielőbbi elkészítésének szükségességére felhívtuk a figyelmet. 56
