Irányító és ellenőrző szervezetek

A levéltári szakfelügyelet működési szabályzata. • 1999.05.28 [sz.n.]

3.3.2. A szakfelügyelői megbízás megszűnik a megbízatás lejártával, lemondással, visszahívással és a szakfelügyelő halálával. A szakfelügyelő visszahívását a vezető szakfelügyelő javaslatára a Levéltári Kollégium kezdeményezheti. A visszahívásról a miniszter dönt. 3.3.3. Az egyes szakfelügyelők a felügyeletük alá tartozó levéltárakban ellátják a 2. pontban részletezett ellenőrzési feladatokat. Munkájukat a vezető szakfelügyelő irányításával végzik. 4. Működési szabályok 4.1. A szakfelügyelet működési szabályzatát a miniszter hagyja jóvá a Levéltári Kollégium véleményének figyelembevételével. A szabályzatot - elkészülte után - a vezető szakfelügyelő megküldi a Levéltári Kollégiumnak, amely azt véleményével együtt a miniszter elé terjeszti. 4.2.1. A szakfelügyelet tevékenységét éves munkaterv és ellenőrzési szempontok alapján végzi. Mindkét dokumentumot a minisztérium hagyja jóvá a Levéltári Kollégium véleményének figyelembevételével. 4.2.2. A munkatervet a vezető szakfelügyelő - a szakfelügyelők bevonásával - minden év november 30-ig készíti el és küldi meg a Levéltári Kollégiumnak, amely azt véleményével együtt jóváhagyásra a minisztérium elé terjeszti. 4.2.3. A jóváhagyott munkaterv alapján a vezető szakfelügyelő - a szakfelügyelők bevonásával, külön a közlevéltárakra és külön a nyilvános magánlevéltárakra - összeállítja az ellenőrzés szempontjait, amelyek jóváhagyása a 4.2.2. pontban meghatározottak szerint történik. 4.3. A szakfelügyelet ellenőrzési tervéről és szempontjairól, valamint az ellenőrzés időszakáról a vezető szakfelügyelő előzetesen írásban értesíti a levéltárakat és a levéltárfenntartókat. Az ellenőrzés konkrét időpontját az illetékes szakfelügyelő egyezteti a levéltárral. 4.4.1. A munkaterv szerinti ellenőrzések helyszíni vizsgálatok keretében történnek. Ellenőrzési feladatának ellátása során a szakfelügyelő a levéltár helyiségeibe beléphet, az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével a levéltári anyagba és a levéltár irattári anyagába, valamint a levéltár által vezetett nyilvántartásokba betekinthet, a szakmai tevékenységet megfigyelheti, a levéltár vezetőjétől és munkatársaitól tájékoztatást kérhet. 4.4.2. Közlevéltárban évente legfeljebb kettő, nyilvános magánlevéltárban évente legfeljebb egy ellenőrzés végezhető. A szakfelügyelőnek az ellenőrzést úgy kell végeznie, hogy az a levéltár munkáját, rendeltetésszerű működését ne akadályozza. 4.5. A szakfelügyelő az ellenőrzés tapasztalatairól helyzetfeltárást, értékelést és javaslatokat tartalmazó jelentést készít. Ezt először a levéltár vezetőjének küldi meg észrevételezés céljából, majd az esetleges levéltárvezetői észrevételekkel együtt azt eljuttatja a levéltárfenntartóhoz és a vezető szakfelügyelőhöz. 4.6.1. A szakfelügyelő a levéltári selejtezés ellenőrzését a levéltár által hozzá megküldött selejtezési jegyzőkönyv alapján a helyszínen végzi. A helyszíni ellenőrzéstől csak akkor tekinthet el, ha a jegyzőkönyvből egyértelműen és kétség nélkül megállapítható az, hogy a kiselejtezendő iratok nem képviselnek maradandó értéket.