Levéltári szervezetet meghatározó intézkedések, tervezetek, értékelések

Zsidi Vilmos - Molnár László: AZ egyetemi levéltárak hazai kialakulása, fejlődése LSZ 58. (2008) 2.

Szakmai egyesületté alakulás Az 1993-2001 között eltelt időszak tapasztalatai érlelték meg a felismerést, hogy az addig informális, laza szövetséget rendszeresen és szabályok alapján működő, önálló jogi személynek számító egyesületté alakítsuk át. Ez értelemszerűen együtt járt a működési költségek fedezetét biztosító önálló gazdálkodás megindításával is. A közhasznú egyesületté történő átalakulás 2001-ben zajlott le, miután a Magyar Egyetemi és Főiskolai Levéltári Szövetség közgyűlése kimondta a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség, mint önálló levéltári szakmai szervezet felállítását. A működés részleteit illetően a mintát sok tekintetben az MLE adta, azzal a lényeges különbséggel, hogy tagsági jogviszonyt nemcsak magánszemélyek, de intézmények is létesíthetnek. Ezzel kettős célt kívántunk elérni. Részben a tagdíjbevételek növelését, de főképpen azt, hogy a taggá váló egyetemi gyűjtemények (levéltárak, könyvtárak) fenntartói ezáltal jobban azonosuljanak az egyesület célkitűzéseivel, illetve felismerjék, hogy annak működése alapvetően az ő javukat szolgálja. Az egyesülethez nem csak világi, hanem egyházi gyűjtemények (jogi státuszukat tekintve nyilvános magánlevéltárak) is csatlakoztak. így a Pázmány Péter Katolikus Egyetem egyelőre még be nem jegyzett levéltára és a Debreceni Református Kollégium anyagát is őrző Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár. Az egyesületként való működés igen nehéz pénzügyi feltételek mellett indult, mivel akkor kizárólag a tagdíjakra számíthattunk bevételként. A vonatkozó előírások értelmében a pályázatokon elérhető kiegészítő források csak egy évi működés után nyílhattak meg, így pl. az NKÖM-töl származó működési támogatást csak 2003-tól vehettük igénybe. A takarékos és feszes gazdálkodásnak, tagjaink áldozatkészségének és a működési támogatásoknak (NKÖM, NCA) köszönhetően az utóbbi három évben az egyesület pénzeszközei elérték azt a szintet (500-800 ezer Ft), hogy kiegészíthessük szakmai projektjeink pályázati támogatásait, sőt szükség szerint azok előfinanszírozására is képesek legyünk. Bár működésünkhöz sikerült megteremteni az anyagi hátteret, programjaink megvalósításában továbbra sem nélkülözhetjük a pályázati forrásokat, melyek sajnos az utóbbi időben beszűkültek. A Szövetség képviselteti magát a közös szakmai testületekben és bizottságokban és a maga eszközeivel segíti a levéltárosi munka fejlesztését. Az elmúlt bő fél évtized alatt bebizonyosodott, hogy helyes döntés volt az egyesületté alakulás. Szakszerűbbé vált a működés, megteremtődött a szakmai programok (tanulmányutak, szakmai napok) szervezésének anyagi bázisa. Az MFLSz egyik kiemelt feladata, hogy tagintézményeinek, de általában is minden felsőoktatási intézménynek segítséget nyújtson az iratkezeléssel, a levéltári működéssel kapcsolatos kérdésekben. Ilyen konkrét — a tanácsadástól a dobozolásig terjedő — „beavatkozásra" eddig 11 intézményben került sor. Az évenként megrendezésre kerülő vándorgyűlés váltakozó helyszínének kiválasztásában is a segítségnyújtás szempontja játszik szerepet. Az MFLSz feladatának tekinti a kárpát-medencei magyar vonatkozású felsőoktatási emlékhelyek, intézmények felkeresését tanulmányút és kapcsolatfelvétel keretében, továbbá a tájékozódást a szomszédos országok, tágabban a közép-európai térség közgyűjteményeinek működése vonatkozásában. így került sor 2002-ben a horvátországi és szlovéniai, 2004-ben az északkelet-magyarországi és szlovákiai, 2006-ban pedig a délkelet-magyarországi és dél-erdélyi (romániai), 2008-ban pedig az észak-partiumi-kárpát-16