A levéltári munkát meghatározó jogszabályok változásai

27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről - 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet, hatály: közlönyállapot (2015.v.27.)

27/2015. (V.

27.)

EMMI

rendelet

- a

közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak

tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről

Hatály: közlönyállapot (2015.V.27.)

Jogtár

13. oldal

20. A

raktári rend kialakítása

29. §

(1) A levéltári anyagot olyan tárolóeszközökben kell elhelyezni, amelyek lehetővé teszik az iratanyag jellegének megfelelő technikai kezelést, és biztosítják a levéltári anyag fizikai és kémiai védelmét.

(2) A

raktári egységeket a 27. § (1) bekezdésében foglaltak alapján elvégzett rendezés során létrehozott legkisebb levéltári egységekből kell kialakítani. A több raktári egységre te ijedő legkisebb levéltári egység lehet egy iktatószámhoz, (fő)lajstromszámhoz, alapszámhoz, rendszámhoz, csoportszámhoz, irattári tételszámhoz, ügyköri vagy tárgyi egységhez tartozó irat, amelyek raktári egységeit az irattári rendszerükből adódó tagolás alapján kell kialakítani.

(3) A

raktári egységeket raktári jelzettel kell ellátni. A raktári jelzetnek tartalmaznia kell:

a) a

fond vagy állag levéltári törzsszámát,

b) a

fond vagy állag címét, valamint

c) az

adott raktári egység fondon vagy állagon belüli helyét.

(4) A

raktári egységek fondon vagy állagon belüli helyét a fondonként vagy állagonként újrakezdődő sorszám határozza meg.

21. A

levéltári anyag nyilvántartása, leírása és segédletek készítése

30. §

(1) A levéltár a levéltári anyag megfelelő dokumentálása és megőrzésének biztosítása érdekében nyilvántartásokat vezet, és használatának elősegítése céljából segédleteket készít.

(2) A

levéltári anyagról vezetett nyilvántartások:

a) a

törzskönyvi nyilvántartás;

b) a

gyarapodási napló;

c) a

fogyaték! napló;

d) a

letéti napló;

e) a

fonddosszié;

f) a

raktári nyilvántartás;

g) a

kölcsönzési napló; valamint

h) az

átmeneti napló.

(3) A

nyilvános magánlevéltár a (2) bekezdés b)-d) és g)-h) pontjaiban meghatározott nyilvántartásokat összevont állományváltozási naplóban is vezetheti.

31. §

(1) A 32-35. §-ban és a 37-39. §-ban meghatározott nyilvántartások elektronikus formában vezethetők, és a 36. §-ban meghatározott fonddossziéba tartozó dokumentumok elektronikus formában tárolhatók, ha az elektronikus levéltári rendszer biztosítja

a) a

felhasználók részére a jogosultság alapú adathozzáférést és tranzakciók végzését;

b) a

tranzakciók naplózását; valamint

c) a

nyilvántartások, illetve a fonddosszié információtartalmának biztonsági mentését és visszaállíthatóságát.

(2) A

32-35. §-ban és a 37-39. §-ban meghatározott, papíralapon vezetett nyilvántartások adatait, illetve az azokban eszközölt változásokat nem fakuló tintával vagy más megbízható technikával kell bejegyezni, a változások átvezetése során tilos a módosult szövegrész törlése vagy más módon történő olvashatatlanná tétele.

(3) Papíralapon

vezetett nyilvántartás esetén a módosításokra vonatkozó bejegyzést a levéltárosnak aláírásával kell ellátnia.

(4) A

levéltári anyag feldolgozása során meghaladottá vált, újjal pótolt nyilvántartás nem semmisíthető meg, azt a fonddossziéban kell elhelyezni, és érvénytelenítésének fényére egyértelműen utalni kell.

32. §

(1) A levéltár az általa őrzött fondokról - ideértve a letéteket is - törzskönyvi nyilvántartást vezet.