Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről. (Módosítással) • 2002.04.13 [10/2002. (IV. 13.) NKÖM sz. rendelet = Magyar Közlöny 2002/47.]

b) speciális adatok: raktári szám (a raktári egység sorszáma), a raktári egység megnevezése (csomó, kötet, téka stb.), az egyazon raktári egységbe foglalt valamennyi levéltári egység címe, kora (év, évkor), levéltári jelzete. Ha valamely levéltári egység anyaga nem egyetlen raktári egységben található, elegendő a kezdő és záró irat jelzetét feltüntetni. (4) Az áttekintő raktári jegyzék a (3) bekezdésben felsoroltakon kívül tartalmazza: a) a fond történetét bemutató bevezetőt, amely tárgyalja a fond keletkezését, szerkezetét, rendszerét, a fondképző feladat- és hatáskörét; b) az iratanyag levéltárba kerülésének jogcímét; c) az iratanyag rendezettségére, selejtezettségére vonatkozó információkat; d) a fond kutatási lehetőségeit, segédlettel való ellátottságát. (5) A levéltár ideiglenes raktári jegyzéken tartja nyilván az általa őrzött olyan levéltári anyag raktári egységeit, amelynek fondképzőjét már megállapította, raktári egységeit kialakította, az iratok rendezettsége azonban még nem teszi lehetővé a (3) bekezdésben meghatározott adatok teljes körű közlését. (6) Az ideiglenes raktári jegyzék a fond rendezettségétől függően megállapítható adatokkal, tagolásban és sorrendben sorolja fel a fond egyes raktári egységeit. Ideiglenes raktári jegyzékként, ha a fenti kritériumoknak megfelelnek, felhasználhatók az átadás-átvételi jegyzékek is. (7) A levéltári szakmai ismérvek alapján középszinten rendezett levéltári anyagról raktári jegyzéket vagy áttekintő raktári jegyzéket kell készíteni. (8) Az áttekintő raktári jegyzék, a raktári jegyzék, az ideiglenes raktári jegyzék egy, a készítő aláírásával hitelesített példányát a fonddossziéban kell elhelyezni. Az iratkölcsönzés nyilvántartása 41. § (1) A levéltár a kölcsönzési naplóban tartja nyilván az általa kikölcsönzött levéltári anyagot. (2) A kölcsönzési napló adatai: a) sorszám; b) a kölcsönzés időpontja; c) a kölcsönvevő szerv neve és postacíme; d) a kölcsönzés célja; e) a kölcsönzött iratanyag megnevezése, terjedelme; fi a kölcsönzés időtartama és az időtartam esetleges meghosszabbításai; g) a visszavétel időpontja; h) slz iratanyag fizikai állapotának leírása; i) a kölcsönzésre vonatkozó ügyirat iktatószáma; j) megjegyzés. (3) A kölcsönzési naplót - számítógépes program alkalmazása esetén annak kinyomtatott lapjait - az év végén a levéltár arra illetékes munkatársa lezárja, a kölcsönzéseket összesíti és aláírásával hitelesíti. A levéltárban átmenetileg őrzött iratanyag nyilvántartása 42. § (1) A levéltár átmeneti naplóban tartja nyilván az ideiglenesen a levéltárba került levéltári anyagot: így a kölcsönzésre beérkezett, intézményektől vagy magánszemélyektől restaurálásra, vásárlásra, szakértői véleményezésre, fényképezésre stb. átvett levéltári anyagot. (2) Az átmeneti napló adatai: a) sorszám; b) az iratanyag levéltárba kerülésének kelte; c) a beadó (kölcsönző) neve, postacíme; d) a levéltári anyag egyértelmű azonosításához szükséges adatok (az iratanyag címe, évköre, mennyisége, mérete stb.); e) az iratanyag fizikai állapotának leírása; fi az ideiglenes átvétel célja, az elvégzendő munka megjelölése; g) az iratanyag visszaadásának kelte; h) a vonatkozó levéltári ügyirat(ok) iktatószáma.