Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések
A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről. (Módosítással) • 2002.04.13 [10/2002. (IV. 13.) NKÖM sz. rendelet = Magyar Közlöny 2002/47.]
(4) Az olyan fond esetében, amelynek selejtezésére vonatkozóan jogszabállyal kiadott és a selejtezés időpontjában is hatályban lévő irattári terv vagy Ajánlásként közreadott selejtezési ügykörjegyzék áll rendelkezésre, selejtezési terv készítésére nincs szükség. (5) A selejtezési eljárás befejezésével selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vont fond vagy állag címét és eredeti mennyiségét, a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály, Ajánlásként közreadott selejtezési ügykörjegyzék vagy a (2) bekezdés szerint jóváhagyott selejtezési terv megnevezését, a selejtezett tárgyi vagy formai csoportok címeit, a selejtezett anyag mennyiségét, végül a selejtezés időpontját, a selejtezést végző és a selejtezésért felelős levéltáros nevét. (6) A levéltár a selejtezésről készített jegyzőkönyvet a szakfelügyelet útján jóváhagyás céljából a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez terjeszti fel. (7) A (2)-(6) bekezdésben foglaltakat értelemszerűen alkalmazni kell a rendezések során, azokkal párhuzamosan végzett selejtezések esetén is. A raktári rend kialakítása 32. § (1) A levéltári anyagot olyan tárolóeszközökben (doboz, téka stb.) kell elhelyezni, amelyek lehetővé teszik az iratanyag jellegének megfelelő célszerű technikai kezelést, s egyúttal biztosítják a levéltári anyag fizikai és kémiai védelmét. (2) A raktári egységeket a 30. § (2) bekezdésében foglaltak alapján elvégzett rendezés során létrehozott legkisebb levéltári egységekből kell kialakítani. A több raktári egységre terjedő legkisebb levéltári egység (egy alapszámhoz, rendszámhoz, csoportszámhoz, irattári tételszámhoz, ügyköri vagy tárgyi egységhez tartozó iratok) raktári egységeit az irattári rendszerükből adódó tagolás alapján kell kialakítani. (3) A raktári egységeket raktári jelzettel kell ellátni. A raktári jelzetnek tartalmaznia kell a fond (állag) törzsszámát, nevét és az adott raktári egység fondon, illetve állagon belüli helyét, sorszámát. A raktári egységek fondon, illetve állagon belüli helyét a fondonként, illetve állagonként eggyel újrakezdődő sorszám határozza meg. (4) A raktári egységekből ki kell alakítani a raktári rendet, az anyagot mintaállványozni kell. Mintaállványozottnak a már rendezett és az (l)-(3) bekezdésben felsorolt követelményeknek megfelelő iratanyag minősül. A levéltári segédletek 33. § (1) A levéltár a levéltári anyag nyilvántartása, továbbá használatának elősegítése céljából segédleteket készít. (2) Rendeltetésüket tekintve a levéltári segédletek a) a levéltári anyag biztonságos megőrzését és fellelhetőségét szolgáló, belső használatra készült nyilvántartások; b) a kutatók tájékoztatását szolgáló, a levéltári anyag használatát segítő, kiadásra szánt, nyilvános segédletek. A levéltári anyag nyilvántartásának általános szabályai 34. § (1) A levéltári anyag megfelelő dokumentálása és megőrzésének biztosítása érdekében a levéltár nyilvántartásokat vezet. (2) A levéltári anyagról vezetett nyilvántartások: a) a törzskönyvi nyilvántartás (35. §); b) a gyarapodási napló (36. §); c) a fogyatéki napló (37. §); d) a letéti napló (38. §); e) a fonddosszié (39. §); f) a raktári jegyzék (40. §); g) a kölcsönzési napló (41. §); h) az átmeneti napló (42. §).
