Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]

— El kell dönteni, hogy milyen nyilvántartások, ezeken belül milyen adatok tartozzanak a kötelező adatszolgáltatás és melyek a kötelezően vezetendők körébe, legyen egy minimum adatsor, amelybe a kötelező adatszolgáltatásnak megfelelő adatok tartozzanak, ezeket kell első lépésként valamennyi levéltárban egységesen gépre vinni. — A kötelezően vezetendő nyilvántartásokba tartozzanak bele a tervezési statisztikai segédlet nyilvántartólapjai (az egyetlen átfogó, részletes, mennyiségi adatokat tartalmazó nyilvántartás, amely tartalmazza az anyag rendezettségére, raktározási körülményekre (doboz, kötet, csomó stb. mintaállványozott), az iratanyaghoz kapcsolódó nyilvántartásokra, segédletekre — raktári jegyzék, mutatók, iktatók, lajstromok, repertórium vonatkozó adatokat). — A levéltárak feladata; a) A kulturális javak körébe tartozó iratanyag megőrzése, használhatóságának biztosítása, melynek része az iratanyag nyilvántartása (leltára), az ehhez kapcsolódó kötelező adatszolgáltatás, és b) a levéltári anyag használatának biztosítása, az ezzel kapcsolatos társadalmi (kutató, ügyfél stb.) elvárásoknak való megfelelés, információ, illetve adatszolgáltatás. A számítógépes nyilvántartást és az alkalmazandó softvert úgy kell megtervezni, hogy megvalósulása esetén mindkét elvárás teljesíthető legyen. Ennek érdekében a tervezési statisztikai lapok és a raktári jegyzékek adatai is tartozzanak bele az elektronikus adatbázisba. A program — amennyiben első lépésként csak a kötelező adatszolgáltatáshoz szükséges adatok feldolgozására lesz alkalmas — bővíthető, nyitott legyen. — A softver készítésekor figyelembe kell venni a több levéltárban évek óta folyó ilyen irányú munkálatok tapasztalatait, eredményeit, a már kidolgozott, alkalmazott softvereket (MOL, BFL). A már kialakított adatbázisokat automatikusari kell átemelni, megfeleltetni az új programnak, ugyanazoknak az adatoknak újabb, manuális felvitelét el kell kerülni. Igazságtalan lenne és az elektronikus nyilvántartásra való áttérésben már eredményt felmutató levéltárak és levéltárosokkal szemben méltánytalan, ha most nem vennék figyelembe az eddigi eredményeket, tapasztalatokat, ha az elvégzett munkát megismételtetnék (tesztelések, adatfelvitelek). Ez utóbbi veszélyeztetné, megnehezítené az érintett levéltárak alaptevékenységének folyamatos ellátását. — A fenti javaslatok alapján megfogalmazható, mindenki számára elfogadható minimum: az új programhoz szolgáltatandó szükséges és elégséges adatok körének és ezek formátumának egységes, országosan kötelező meghatározása. Azt, hogy ezeket az egyes levéltárak milyen programmal, programokkal készítik a levéltárakra kell bízni.* A tervezet szerint a számítógépes programok elkészítésének határideje 2002. dec. 31. illetve 2003. dec. 31. Alkalmazása 2003. jan. 1. illetve 2004. jan. 1. Mit jelent az alkalmazás? Mikor kezdődik, és mikor fejeződik be az adatbázis feltöltése? Feltehetően az előző év adatait és a bevezetés évének változásait kell rögzíteni, de ezek felvitele is csak folyamatosan és a hagyományos, papíralapú nyilvántartás mellett, azzal párhuzamosan történhet. Realitása az adott év •— 2003., illetve 2004. — december 31-ig történő áttérésnek lehet. Az állami szaklevéltárak, de különösen az egyházi levéltárak nyilvántartásaik tekintetében több évtizedes lemaradással rendelkeznek, és bár ezen a területen is történtek előrelépések, sőt számítógép alkalmazásával is kísérleteznek, a hiányok pótlásához, majd az adatok számítógépre viteléhez több időt kell hagyni. A nyilvántartások számítógépen történő vezetésének egyik feltétele a nyilvántartások megléte hagyományos formában (papíralapon). Miután a szak- és magánlevéltárakban ez hiányos, rájuk a határidők nem is vonatkoznak. A 42. § az átmenetileg őrzött levéltári anyag nyilvántartásáról szól, amelynek A MLE Választmányának 2000. november 30-án megtartott ülése jegyzőkönyve 17