Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A levéltárak ügyviteli szabályzata. • 1971. [130/1971. (M. K. 10.) MM sz. utasítás melléklete]

a) a kutató minden, a kutatási engedély megadásához szükséges személyi és egyéb adatai [112. § (1) bek.]: b) a kölcsönzés célja: c) a kért levéltári anyag jelzete; d) a kölcsönzés előre látható időtartama: e) a kölcsönvevő esetleges megjegyzései. (2) Az olyan anyag kutatására irányuló megkereséshez, amely csak különleges kutatási engedélyek birtokában (113—117. §) kutatható, ezeket az engedélyeket iá mellékelni kell. (3) A kutatási célú kölcsönzési megkeresés teljesítését a kölcsönadó megtagadhatja, erről azonban a kölcsönzést kérő levéltárat vagy intézményt írásban értesíteni és ebben a megtagadást indokolni köteles. (4) Meg kell tagadni a kutatási célú kölcsönzési megkeresés teljesítését akkor, ha annak tárgya a) kutatási korlátozás alá eső levéltári anyag, és a kutatáshoz szükséges különleges engedélyek a megkereséshez nincsenek mellékelve; b) letét, kivéve ha a letéti szerződés a kölcsönzést kifejezetten engedélyezi: c) levéltári vagy irattári segédlet; d) testületi szervek tevékenységéről felvett egyetlen példányú jegyzőkönyv; e) állami és felekezeti anyakönyvi első és másodpéldány; f) a levéltár saját ügyrendjében megállapított időhatár (de legalább 1526) előtt keletkezett eredeti irat; g) levéltári feldolgozás alatt álló, vagy a kölcsönzés révén fokozott rongálódásnak kitett, vagy éppen már annyira rongált állapotban levő darab, amelynél a kölcsönzés az anyag további romlását idézné elő. (5) Meg kell tagadni minden levéltári anyag eredetiben való kölcsönzését, ha arról a kölcsönadónak olyan reprodukció van birtokában, amelynek használata kölcsönzése esetén a kölcsönvevő levéltárnál nem ütközik technikai nehézségekbe. (6) Meg kell tagadni a kölcsönzést olyan kutató számára, aki a) az ország minden levéltárából, vagy b) a kölcsönadó levéltárból időlegesen vagy állandóan ki van tiltva. (7) A kölcsönadó jogosult megtagadni, az olyan levéltári anyag kölcsönzését is, a) amely a levéltárban folyamatos kutatói használatban van (bár ez esetben is kívánatos, hogy a levéltárigazgató a 125. §-ban foglaltak értelemszerű alkalmazásával törekedjék az egymást keresztező kutatói igények méltányos összeegyeztetésére és kielégítésére); b) amelyről más levéltár kölcsönzésre alkalmas reprodukciót őriz; c) amely tartalmi vagy formai jelentőségénél fogva különös értékű; d) amelyet saját ügyrendjében nem kölcsönözhet őnek minősített; e) amelynek kölcsönzése esetén a kölcsönzés lebonyolítása a levéltár számára aránytalan megterhelést jelent. (8) Nagyobb mennyiségű levéltári anyag kölcsönzésére irányuló igény esetén a kölcsönadó megkövetelheti az anyag előzetes helyszíni tanulmányozását és válogatását. 146. § (1) A kutatási célra egy alkalommal kikölcsönözhető levéltári anyag mennyisége nem lehet több annál, amennyi a 120. § szerint kutatótermi használatra egy alkalommal kiadható. Filmreprodukció esetén a kölcsönzés maximuma 5 normál filmtekercs (mintegy 150 m film) lehet. Ha a kölcsönzési kérelem ennél nagyobb mennyiségű anyagra irányul, úgy azt az (1) bekezdésben meghatározott mennyiséget meg nem haladó részletekben kell kölcsönözni. Ennek során az egyes részletek a kölcsönvevőnek csak az előző részlet visszaérkezése után küldhetők. (2) A kölcsönzésnek (részletekben történő kölcsönzés esetén egy részlet kölcsönzésének) időtartama nem haladhatja meg a 3 hónapot, amely — ha az anyagra a kölcsönadónál más, méltánylást igénylő kutatási igényt nem jelentettek be — legfeljebb kétszer 2—2 hónappal hosszabbítható még. (3) A kölcsönzött anyag szállításával kapcsolatos valamennyi felmerült költség fedezéséről a mindenkori feladó gondoskodik. 147. § (1) A levéltárban a kutatási célú kölcsönzésre kiadott levéltári anyagot a 119. § (2)—(5) bekezdésében foglaltak értelemszerű alkalmazásával kell kiemelni és eljuttatni a felügyelőhöz [119. § (1) bek.], aki a kölcsönzés szabályszerű lebonyolítását végzi. (2) A kutatási célra kölcsönzött anyagot a kölcsönadó levéltárnak (intézménynek) fondonként és állagonként — darabjait pedig (iratok esetén) az ügyiratok jelzeteinek rendjében — kell csoportosítania, és saját tulajdonbélyegzőjével darabonként (laponként) kell lebélyegeznie. (3) A levéltár ezután a kölcsönzésre kerülő levéltári anyagot jelzetenkénti sorrendben jegyzékbe foglalja. A jegyzék tartalmazza a kölcsönadó levéltár nevét, a vonatkozó ügyirat számát, a kölcsönvevő nevét és címét, valamint az anyagot használó kutató nevét. A jegyzék az anyagot jelzetenként sorolja fel olyan részletességgel, hogy pontos azonosítása és mennyiségének ellenőrzése lehetséges legyen. Iratok esetén a jegyzék tételenként feltünteti a foliók számát is. (4) Az iratjegyzéken a szükséghez képest megjegyzés formájában utalni kell a kölcsönzött anyag egyes darabjainak esetleges, a kölcsönzést azonban még nem kizáró rongáltságára vagy a használat során más okból különleges elővigyázatot igénylő állapotára is (pecsétek, ragasztások stb.). (5) A levéltár • át üg_ .ndjében a darabjegyzék készítésé ; a (2)—(4) bekezdésben foglaltakon túlmenő előírásokat is alkalmazhat.