Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések
A levéltárak ügyviteli szabályzata. • 1971. [130/1971. (M. K. 10.) MM sz. utasítás melléklete]
esetén — legalább raktári jegyzék (89. §) mellékelése is szükséges; b) a csere során megkapható anyagnak az a) pontban jelölt adatait; c) a csere indoklását. (6) A művelődésügyi miniszterhez hozzájárulás végett cserejavaslatot felterjeszteni csak a levéltárfenntartónak a javaslatra rávezetett hozzájárulása megtörténte után lehet. (7) Állami levéltárból más belföldi levéltárnak csere útján átadott levéltári anyagot átadás előtt lehetőleg filmre kell venni, és a filmet az átadó levéltárban kell megőrizni. (8) Külföldre történő levéltári cseréhez — fenntartva más érdekelt állami szervek hozzájárulását is — a fenntartók és a művelődésügyi miniszter együttes engedélye szükséges. A külföldi csereként kiküldött levéltári anyagot kiadása előtt feltétlenül filmre kell venni, és filmjét az illetékes levéltárban kell elhelyezni. (9) E szabályozás nem vonatkozik a levéltári anyagról készült film- és fényképfelvételeknek a 171. §-ban külön szabályozott cseréjére, valamint nemzetközi megállapodások alapján esetenként a művelődésügyi miniszter által külön elrendelt cserékre. 55. § (1) A levéltár saját előállítású levéltári anyaggal is gyarapodhat (saját felvételű mikrofilm, fénykép, vagy bármely más technikával készült reprodukció, iratmásolat, hangszalag stb.). (2) Az ilyen levéltári anyag előállítását a levéltár munkatervében meghatározott módon és mértékben végzi. 56. § (1) Levéltári anyagnak letétként való átvételéről a levéltárigazgató dönt. (2) Levéltári anyagot levéltár letétként csak írásban kötött szerződés alapján és csak meghatározott, de legalább 25 évi időtartamra vehet át. (3) A levéltár 25 évnél rövidebb időtartamra letétet csak a fenntartó engedélyével vehet át. (4) Lezárt csomagot, amelynek tartalmáról a levéltárigazgatónak nincs módja meggyőződnie, a levéltár letétként nem fogadhat el. Ha azonban a levéltárigazgató a letéti szerződés megkötése előtt meggyőződik arról, hogy a lezártan kezelni kért letét kizárólag az (1) bekezdésnek megfelelő történeti értékű levéltári anyagot tartalmaz, az ennek megállapítása során tudomására jutott adatok hivatali titokként való megőrzésének kötelezettsége mellett, az anyagot legfeljebb 50 év határidőre, a levéltár és a letevő pecsétjével egyaránt lezárt letétként megőrzésre átveheti. (1) A letéti szerződést a tulajdonossal (birtokossal, kezelővel) vagy annak igazolt meghatalmazottjával a letét átvételekor kell megkötni. A levéltár a letevőnek a levéltári anyag feletti rendelkezése jogcímét vizsgálni nem köteles. (2) A letéti szerződés illetékmentes [11 1966. (VI. 29.) PM számú rendelet 42. § (4) bek.], két eredeti példányban készül, és azt a levéltár részéről az igazgató vagy az általa erre felhatalmazott levéltári dolgozó írja alá. Az aláírt szerződés egyik példányát a letét átvétele után a letevőnek kell átadni, másik példányát a levéltár irattárában kell megőrizni. (3) A letéti szerződést az 1. számú függelékben megadott minta szerint kell megkötni; bele kell foglalni az őrzés időtartamát, meghosszabbításának feltételeit, a letétbe helyezett levéltári anyag őrzésére, kutatására, reprodukálására, valamint általában tudományos és közművelődési felhasználására vonatkozó esetleges feltételeket. A letéti szerződésben kikötésként kell felvenni, hogy a levéltári anyagban a letétbe helyezés előtt — a szerződésben megállapított helytelen kezelés miatt — keletkezett károk súlyosbodásáért és az időmúlás következtében beálló változásokért a levéltár nem vállal felelősséget. (4) A letétként átvett anyagról a letéti szerződésben vagy annak az aláírók által ugyancsak aláírt mellékletében a levéltár az általa szükségesnek tartott részletességgel leírást ad. E leírásban különös figyelmet fordít a jelzetekkel vagy a gyors azonosításhoz szükséges egyéb adatokkal el nem látott egyes iratok egyértelmű meghatározására, valamint a levéltári anyag fizikai állapotának, esetleges rongáltságának. vagy a rajta észlelt rongálódási folyamatoknak feltüntetésére. (5) A letét átadása és visszaszolgáltatása a levéltárban történik, de a letéti szerződésben a felek ettől eltérően is megállapodhatnak. (6) A letét csak a letevő átvételi elismervénye ellenében szolgáltatható vissza. (7) A letétet a levéltár a letéti naplóban tartja nyilván (86. §). 58. § (1) A levéltár a letétbe helyezett levéltári anyagot, ha különleges kikötéseket a letéti szerződés [57. § (3) bek.] erre vonatkozólag nem tartalmaz, a levéltári anyagra vonatkozó általános szabályok szerint őrzi, kezeli, bocsátja a kutatás rendelkezésére és teszi közzé. Ennek során a letétbe helyezett levéltári anyag rendjét az általános levéltári rendszer elveinek megfelelően megváltoztathatja, közművelődési tevékenységébe bevonhatja, a letét egészéről vagy egyes darabjairól saját tulajdonába kerülő vagy a kutatóknak térítés fejében kiadandó reprodukciókat készíthet, a letétbe helyezett anyagot azonban a levéltárból kölcsönként nem adhatja ki.