Angyalföld, 1982 (7. évfolyam, 1-3. szám)
1982. március / 1. szám
Korszerűbb ügyintézés a tanácsnál Ügy véljük, nem szorul különösebb magyarázatra: miért van szükség a tanácsi ügyintézés folyamatos korszerűsítésére és egyszerűsítésére; miért kell az ügyintézési határidőket gyorsítani, miért kell egyre nagyobb hangsúlyt fektetni a-- kulturált ügyfélfogadásra. Nemcsak az erre vonatkozó párt- és állami intenciók sürgetik a bürokrácia visszaszorítását. Az ügyintézés színvonalának növelése azért is elengedhetetlen, mert ez a lakosság közérzetét nagymértékben befolyásolja. Részletesen tehát nem kell indokolni a hatósági munka egyszerűsítésére és korszerűsítésére irányuló elhatározásokat, arra azonban szükség van, hogy népszerűsítsük az erőfeszítéseket, s az elért eredményeket. A kerületi tanácsházán pontos terv szerint, fokról foltra léptek előre e téren, s az utóbbi időben számos olyan változtatás, belső intézkedés született, amelyekről — úgy véljük — érdemes beszámolni. Itt van például az ügyfélszolgálati és tájékoztató iroda! Ami ugyan nem új és nem is ismeretlen a lakosság elolt, hiszen a XIII. kerületiek az elsők között voltak, akik éppen tíz esztendeje — tájékoztató funkcióval — működtetni kezdték. Azóta azonban itt is sok minden történt — s a már elkészült tervek szerint az iroda a közeljövőben még több hatósági ügy intézését veszi majd át a különböző szakigazgatási szervektől. Kiterjesztik a tájékoztatási és közreműködési tevékenységüket, s természetesen szervezetük és felügyeletük rendjét is a követelményekhez igazítják. — Az iroda néhány hónapja költözött át a tanácsházáról a Lehel út túlsó oldalára. A régi helyen alakítottuk ki ugyanis a leíró irodát — mondja Molnár János, az ügyfélszolgálati iroda korábbi vezetője. — Igyekeztünk kulturált feltételeket teremteni mind az iroda dolgozói, mind az ügyfelek számára. Nem csupán as ügyfélszolgálati iroda dolgozói költöztek át ide, hanem a népesség-nyilvántartással foglalkozó kollégák is itt kaptak helyet. — Ennél azonban jóval nagyobb jelentőségűek azok a változások, amelyeket az ügyfélszolgálati iroda tevékenységi körének bővítésével szeretnénk elérni. Terveink szerint a kibővített ügyfélszolgálat már ez év nyarán megkezdi tevékenységét. Több pénzügyi és műszaki feladatot szeretnénk átvenni a szakosztályoktól; s változik a beadványok átvételének rendje is. Eddig ugyanis csak az iktatóban vehették át az ügyfelektől a beadványokat — 9 csakis ügyfélfogadási időben —, ezentúl ez is az irodára hárul majd, mint ahogy a lakáskérelmek módosításainál« átvétele is a feladatuk lesz. Természetesen ez a belső átszervezés egyúttal az irodában dolgozók számának csekély növekedésével is együtt járj és szükség lesz az iroda dolgozói között a megfelelő munkamegosztás kialakítására is. S hogy mire számíthat a lakosság, ha az iroda kibővíti a szolgáltatásait? Elsősorban arra, .hogy megszűnik az egyik osztályról a másikra való küldözgetésük; hogy a több szervet érintő ügyekben is egy helyen kapnak felvilágosítást, hogy az írásbeli tájékoztatókkal és az előre elkészített beadványmintákkal * k önnyeb ben tájékozódhatnak és egyszerűbben intézhetik az ügyeiket. S végül még egy előny, ami nem csupán az állampolgárok, hanem a munkaadóik számára is hasznos: az ügyfelek az irodát annak teljes munkaideje alatt felkereshetik, így várhatóan csökken azóknak a száma, akik hivatalos ügyintézésre való hivatkozással ké- redzkednek el a termelő .munkából. De találunk egyéb újdonságot is a Béke téri tanácsházán: a központi iktatót — ez 1980 januárban kezdte meg tevékenységét —, valamint a központi leíró irodát, amely 1981. augusztus óta „üzemel”. Az irodák vezetője, Schwartz Jolán kalauzol szobáról szobára: — Őszintén meg kell mondanom: sokan nem örültek „házon belül” annak az ötletnek, hogy a gépírónőket ne a szakosztályokon, hanem egy központi helyen, a leíró irodában foglalkoztassuk. Maguk a gépírók is tartottak attól, hogy az osztályokról lekerülve, lényegesen rosszabb feltételek közé kerülnek, néhányan rheg is váltak emiatt a tanácstól. Akik viszont „kitartottak” mellettünk, nem bánták meg, hogy maradtak. Nézzen körül: ennél kedvezőbb feltételeket nehezen lehet elképzelni a gépírók számára... S valóban: a volt ügyfélszolgálati irodára rá sem lehet ismerni, úgy megváltozott. Hosszú összekötő folyosó és üvegfallal elkerített fülkék — mindegyikben két-két gépíró kapott helyet, mindenütt korszerű villanyírógépek, diktafon, kazettás magnetofonok működnek. Az aprócska szobák világosak, csaknem mindegyikben szól á rádió, s közben szorgalmasan sorakoznak a fekete betűk a fehér papírokon. — Az osztályokon nem maradt egyetlen gépíró sem! Minden leírandó ügyirat és határozat hozzánk kerül — méghozzá többségében már magne- tofonkazettán —, s ezt tesszük át az ügyintéző által megszabott nyomtatványra vagy az általa megadott formában. Itt minden pontosan megszabott ütemezés szerint megy: a szakosztályokat meghatározott időben jáfja végig a kézbesítőnk, aki összeszedi a leímivalót, s a kész határozatok postázása is ránk tartozik. Tehát az ügyirat nem kerül vissza az osztályra, az ügyintéző csak akkor kapja vissza, ha netán az ügyfél megfellebbezi a határozatot. Viszont azonnali visszajelzést kap, hogy mikor postáztunk, így az érdeklődő ügyfélnek pontos felvilágosítással tud szolgálni. — A leíró irodának azonban nemcsak ez az egyetlen előnye van: ennél jóval több a „haszon”. Az ügyfelek számára a gyorsabb ügyintézés jelent előnyt, a gépírók számára pedig az, hogy a gépelésen kívül nincs más dolguk — és felelősségük. Tehát nem kell kávét főzniük, a telefonokat sem kell felvenniük és így tovább. S ami nem utolsó szempont: kiegyenlítődött az egyes szakosztályokon dolgozó gépírók terhelése. Korábban ugyanis meglehetősen eltérő volt az általuk végzett munka mennyisége... Itt a leíró irodában a kezdő gépíróknak napi 20 oldal,' a gyakorlottabbaknak napi 25 oldal a „norma”. Aki ezen felül teljesít — prémiumot kap. Ezt havonta számoljuk össze és negyedévenként fizetjük ki a dolgozóknak. A központi iktató is a leíróhoz hasonló személyi konzekvenciákkal járt, de ma már mindenki azt állítja a tanácsházán, hogy jó befektetés volt az új rend bevezetése. Jóval kevesebb azóta az átvett és elkallódott ügyiratok száma — az ügyfél az ügyirat iktatószámával ellátott „pecsétes cédulát” kap átvételi elismervényként, ezzel reklamálhat, ha határidőre nem jön válasz. S amikor átveszik a beadványát, egyúttal azt is átnézi az iktató: vajon ott van-e minden szükséges melléklet, rajta van-e az okmánybélyeg? Arról is meggyőződhettem, hogy az ügyiratok • tárolásának rendje is váltó-' zott: a legkorszerűbb tárölőszekrényekben őrzik a több tonnányi papírt, s ha kell, percek alatt vissza lehet keresni az ügyiratokat. Az alagsorban is építkeznek, a régi ebédlő helyén. Még nincs minden teljesen rendben — itt lesznek felállítva a közelmúltban beszerzett korszerű sokszorosító gépek és a fénymásoló. Júliustól várhatóan megkezdi itt a működését egy mini nyomdaüzem. Amely — ha kapacitással bírja — nemcsak a ta- náesülési előterjesztéseket, szakosztályi tájékoztatókat sokszorosítja, hanem tanácsi intézményeknek is a rendelkező-' sere áll. ^ E rövid áttekintés természetesen nem öleli fel a tanácsházán folyamatban levő egyszerűsítési és korszerűsítési törekvések teljes körét. Ezúttal csupán azoknak a változtatásoknak a bemutatására vállalkoztunk, amelyek közvetlenül a lakosságot érintő igazgatási tevékenység jobbítását és Hatékonyságának növelését szolgálják. R. V. ANGYALFÖLD S
