Lakatos Adél - Lakatos Andor - Szabó Attila (szerk.): A Kalocsai Érseki Levéltár Levéltárismertető - A Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények kiadványai 2. (Kalocsa, 2002)
B) A Kalocsai Érseki Levéltár ismertetője - KFL.I.1. Kalocsai Érseki Hivatal
KFL.I.l.a. EGYHÁZKORMÁNYZATI IRATOK Archivaria, Canceliaria tárgyszavak) a következő leírásokat találtuk: a levéltárban 1939- ben tárolt tárgysorozatok, az érseki hivatal irattárában 1940-ben használt címszavak, a levéltár állapota 1943-1944-ben, végül a hivatalban alkalmazott tárgyszavak 1993-ban, s a levéltár állapota 1998-ban. A kb. hatvan évvel ezelőtti jegyzékeket Gyetvai Péter készítette, az 1993-as irodai lista lényegében az iratsorozatok zárásának állapotát, az 1998-as levéltári pedig a rendezés megkezdésének körülményeit tükrözte. Az egyes jegyzékek jelentős eltéréseket tartalmaztak. A második nehézséget a sorozatrészek egyesítése kapcsán az jelentette, hogy a már említett visszamenőleges rendezés, az iratok utólagos átsorolása a tárgyszavas rendszerbe sajnos nem járt együtt megfelelő jelzeteléssel és levéltári segédlet készítésével. A rendezés annak idején inkább azt jelentette, hogy a kialakított tárgysorozatokat fizikailag, elhelyezésükben egyesítették. A korábbi akták egy részére ugyan rávezették az utólag adott címet, de egyáltalán nem a teljesség igényével, és előfordulhatott, hogy csak a csomó felső iratára, esetleg külön jelzőcédulára írták, ezek a csomók pedig egy későbbi átkötés, mozgatás esetén változhattak, a cédulák elkeveredhettek. Az alkalmazott rendszer „önmutató” jellege érthetővé teszi számunkra, hogy a rend kialakítói nem „szorultak rá” külön segédletekre, a sorozatok rendje viszont - megfelelő irattári jelzetek híján - sérülékeny maradt, és bármilyen későbbi raktári mozgatás magában rejtette a keveredés veszélyét. A harmadik problémát tulajdonképpen már maguk az iktatók átélték, mi levéltárosok csupán megörököltük. Nehéz volt ui. a mindennapokban a tárgyszavakat pontosan, következetesen alkalmazni. A több tárgyat érintő ügyek, levelek besorolása örökre kérdéses maradt, és nem volt könnyű eldönteni, hogy egy adott téma mikor „érdemel” önálló, új tárgyszót, és meddig marad besorolható egy-egy nagyobb, gyűjtő kategóriába. Egy adott cím alatt megkezdett, aztán másutt folytatott és befejezett ügyek ide- odacsatolásokat, „vegyes aktákat” eredményeztek, és tovább bonyolították a helyzetet a személyi változásokból eredő értelmezési stb. különbségek. A rendezés során a fentebb említett nehézségek ellenére a felismerhető sorozatok helyreállítására törekedtünk. Az alábbi leírás ismerteti a jegyzékekben talált valamennyi tárgyszót, utalva sorsukra, esetleges áthelyezésükre, egyesítésükre. A vegyes, több címszavat is tartalmazó akták szétszedésére nem vállalkoztunk, arra csak egy sokkal körültekintőbb darabszintű rendezés adhatna alapot. Megadjuk viszont a tárgyszavak névváltozatait és „rokonságát”, vagyis az adott tárgysorozaton belül előforduló egyéb címszavakat, s a jelentéstartalmában közeli kategóriákat (utóbbiakat ld. megjegyzéssel). Ezt követi a „keresőszavak” feltüntetése, amely a latin nyelvű címek rövid magyar nyelvű meghatározását, kibontását jelenti, segítve a gyors eligazodást, a tárgyi keresési lehetőségeket. A sorozat szöveges ismertetése bővebben is kifejti a tárgyszavak tartalmát, s e tartalom változásait az idők folyamán. Kitér a sorozatban található iratok jellegére, szerkezetére, időnként forrásértékére, egyedi érdekességeire is. A tárgyszó további tagolódása esetén külön pontban olvashatjuk a tételek felsorolását-meghatározását. A több évszázadon át alkalmazott tárgyszavak esetén kitérünk az egyes korok iratmennyiségének arányára, az iratokban hiányzó vagy kevésbé képviselt időszakokra. 28
