Lakatos Adél - Lakatos Andor - Szabó Attila (szerk.): A Kalocsai Érseki Levéltár Levéltárismertető - A Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények kiadványai 2. (Kalocsa, 2002)
A) Bevezető - II. Szabó Attila: Az Érseki Levéltárról
BEVEZETŐ területen szokatlanul aktív főpásztor 1881. március 8-án írásban tett megjegyzéseket az iratkezelés hiányosságaira. Kérte, hogy ezentúl minden alkalommal tegyék ki az iktatószám mellé az évszámot, valamint nehezményezte, hogy a praesentatio, a tárgyszavak alkalmazása csak részben teljesült. A tárgyszavak használatával szinte értelemszerűen alakult ki az érseki hivatal iratainak tagolódása: a plébániákra vonatkozó iratok rendező elve a helynév, a személyekre vonatkozóké a személynév, az egyházkormányzati iratoké a tárgy lett. Az így kialakuló állagok és sorozatok tulajdonképpen egy önmutató rendszert alkottak, hiszen a sorozatok anyaga a raktári elhelyezésben együtt maradt, s így a későbbi használat során a levéltárosok segédletek nélkül is könnyedén eligazodhattak. Ezt az iratkezelési rendszert valamennyi érseki iratképző szerv alkalmazta, sőt a régi iratok eszerinti átrendezésével a teljes levéltári anyagot tekintve érvényesítették, és a mai napig is használják. A hivatal irattárában csak korlátozott mennyiségű anyagot tudtak tárolni. Amikor egy-egy címszó iratanyaga már nem fért el, régebbi iratait áttették a levéltárba. Az iratok mozgásáról nem készültek átadás-átvételi jegyzőkönyvek, hiszen az átadó (iktató) és az átvevő (levéltáros) személye sokszor ugyanaz volt. Ez a részleges, csak egy-egy sorozatot érintő iratátadási gyakorlat vált rendszeressé egészen napjainkig. 1998-ban mégis következetesen megtörtént az 1993 előtti hivatali iratok átadása a levéltár részére. Az iratsorozatok lezárását a Főegyházmegye 1993-ban történt jelentős területi változása indokolta. II.3. Az iratok elhelyezése A 18. sz. első felében az iratok minden bizonnyal az érseki kastély konzisztóriumi termében, majd később a helynöki hivatal kialakulásával valószínűleg annak szobájában, a jegyző mellett kaphattak helyet. A következő állomás a Nagy szeminárium épülete volt a levéltár életében. Batthyány József érsek idején, 1765-ben került oda, s a költöztetést az érseki palota átépítése indokolhatta. Elképzelhető, hogy ideiglenesnek szánták ezt a megoldást, végül mégis fél évszázadon át maradtak itt az iratok. Sajnos nincsen pontos információnk arról, hogy a helynöki hivatalt és a levéltárat az újjáépült palotába mikor költöztették vissza. A megközelítő időmeghatározást viszont lehetővé teszi számunkra, hogy a konzisztóriumi tanácsülések termét, a levéltárat és a hivatalt a kastély nyugati, utolsóként felépült szárnyába tervezték. Az említett terveket Thalher József kamarai építész 1799-ben készítette, s az építkezés a 19. sz. első évtizedeiben zajlott. A 19. század elején tehát az érseki palota nyugati szárnyának földszintjén alakították ki a konzisztóriumi tanácsülések termét és mellette a hivatal irodáját. A tanácsteremből egy külön levéltári helyiség is nyílt, melyet helyre épített, díszesen faragott fa polcozattal rendeztek be. Az önálló levéltári helyiség lehetővé tette a régi iratok elkülönítését, a „történeti levéltár” kialakítását. Az új helyszín sajnos mégsem bizonyult praktikusnak a mindennapos használat során. A jegyző, aki a levéltárosi feladatokat is végezte, csak nagy kerülővel, a tanácstermen keresztül tudta megközelíteni a levéltárat, mivel a hivatalnak és a 23
