Külpolitika - A Magyar Külügyi Intézet folyóirata - 1995 (1. évfolyam)
1995 / 2. szám - DIPLOMÁCIATÖRTÉNET - Nagy Péter: Információs forradalom a diplomáciában
Információs forradalom a diplomáciában már nem szolgálnak tovább semmilyen célt (kivéve a törvény által védett, történelmi értékeket képviselő információkat). Az információk értéke attól a kontextustól függ, amelyben felhasználják őket, költségük pedig azoktól a közvetlen és közvetett anyagi, munka- és általános költségektől, amelyek előállításában, feldolgozásában, szállításában, tárolásában, visszakeresésében, felhasználásában, megszüntetésében keletkeznek. Az erőforrások kifejezés azt a hasznos eszközt vagy árucikket jelenti, legyen az természetes vagy mesterségesen előállított, amelyet egy szervezetnek fel kell használnia ahhoz, hogy céljait teljesítse. A menedzsment azt jelenti, hogy olyan kipróbált módszereket, technikákat kell alkalmazni, amelyek a legtöbbet hozzák ki azokból az erőforrásokból, melyeket a szervezet felhasznál. Habár egészen határozott különbségek léteznek az információs erőforrások és más erőforrások között, így például az információk használat közben nem használódnak el, elég sok azonban a hasonlóság ahhoz, hogy az információk kezelésére a menedzsment módszereit alkalmazzuk, annál is inkább — amint azt Warren McFarlan, a Harvard egyetem professzora írja —, hogy a szervezetekben uralkodó helyzet leginkább úgy jellemezhető, mintha azok „egy információs szigetvilág szigetei lennének". Ebben a megközelítésben az információtechnológiák (hardver, szoftver) menedzsmentjéről a hangsúly áttevődik a szervezet adatbázisai, adatbankjai információtartalmának menedzsmentjére. Az információs erőforrások menedzsmentje az információ-feldolgozás tervezésével, finanszírozásával, szervezésével, irányításával, ellenőrzésével és az oktatással kapcsolatos tevékenységeket jelenti, felöleli magukat az adatokat, információkat, és a hozzájuk kapcsolódó erőforrásokat is, mint például a szakembereket, a berendezéseket, a pénzügyi alapokat és a technológiákat. Mivel általában a kormányzatok a legnagyobb információtermelők, -fogyasztók és -elosztók, az információs tevékenység végzése, a létrehozott információk értéke pedig az egész ország szempontjából fontos, ezért az információs erőforrások menedzsmentje rendkívüli jelentőségű probléma a kormányzatok számára. A költségek minimalizálásához, a kormányzati információs tevékenység hasznosságának maximalizálásához a kormányzat és a nyilvánosság számára várható hasznosságnak meg kell haladnia a kormányzat és a nyilvánosság által az információkra fordított költségeket (ha azok kalkulálhatók). A modern IT lehetővé teszi a kormányzati, köztük a külpolitikai programok végrehajtásának javítását, a kormányzati információkhoz való hozzáférést, azok hatékony elosztását. Infonnációtechnológia a külügyminisztériumokban Több ország külügyminisztériumában és külképviseletein már bevezették az alapvető irodaautomatizálási technológiákat. A szövegfeldolgozás, a pénzügyi elszámolások rendszere, az adatbázisok általánosan hozzáférhetők. De a fejlettebb eszközök is utat törnek ezen a területen. Működnek azok az elektronikus levelező rendszerek (E-mail), 1995. Nyár 75
