Külügyi Közlöny 3. 1923

1923-04-05 / 4. szám

3. Ha a határidőre tett ügyiratra a határidő letelte előtt válasz érkezik, vagy más okokból fölöslegessé válik, hogy a kérdéses ügyirat a határidő napján az előadónak bemutattassék, úgy az előadó az új ügyiraton köteles intézkedni aziránt, hogy a határidőre tett ügyirat száma a határidőnaplóban töröltessék. (Pl. a 13.453/1923. sz. a határidőnaplóban törlendő. Aláírás.) 21. Az ügyiratok irattárba helyezése. Az irattárba helyezendő ügyiratok számainak megjelölése •az irattári sorkönyvben. 1. Az irattárban csak olyan ügyirat helyezhető el, amelynek kiadmánya lemásolva s aláírva, szabályszerűen elküldetett ós ezenfelül határidő vagy „ad acta" (irattárba) jelzéssel van ellátva. 2. Az oly ügyirat, amelyen határidő vagy „ad acta" jelzés nincs, elintézettnek nem tekinthető és az irattárban el nem helyezhető. 3. Az irattár kezelője az irattárban elhelyezendő ügyiratokat az irattári sorkönyvben is megjelöli olyképen, hogy az ügyirat iktatószámának megfelelő számot az irattári sorkönyvben színes (piros vagy kék) írónnal áthúzza annak jelzésére, hogy az ügydarab az irattárban van. Ha az ügyirat nincs helyén, akkor otp a csatolási pótívnek vagy az átvételi elismervénynek kell lenni. Az ügyiratok 4. Az irattári elhelyezésnél gondosan ellenőrzendő, hogy az irattári sorkönyvben s az ügylerakása a iraton feljegyzett alapszámok, illetve az alapszámok természetével bíró nevek pontosan megegyeznek-e s hogy az iratcsomóban a megfelelő alapszámhoz, vagy névhez történjék az ügydarab lerakása. csomókba. Az „ad" szánok használatának eltiltása. Az irattár őrzése. Eskü és fogadalom letétele. 22. §. „A számhoz", az úgynevezett ad jelzést használni nem szabad. 23. Az irattárban elhelyezett ügyiratok elzárható helyiségben vagy iratszekrényben őrzendők. Az itt fekvő ügyiratokhoz csak az irattár kezelésével megbízott felelős tisztviselő nyúlhat. Másnak onnan ügyiratot kivenni nem szabad. 24. §. 1. Az újonnan kinevezett tisztviselőktől a hivatalos eskünek és az újonnan felfogadott tiszteleletdíjasoktól a szolgálati fogadalomnak kivétele kizárólag a külképviseleti hatóságok vezetőinek hatáskörébe tartozik. 2. Az eskü-, illetve fogadalom letételéről jegyzőkönyv veendő fel, amelyet az esküt-, vagy fogadalmatvevő és az esküttevő, illetve fogadalmattevő írnak alá. 3. Az eskü-, illetve fogadalomokmányt ugyancsak az esküt-, vagy fogadalmatvevő és az esküttevő, illetve fogadalmattevő írják alá. 25. 8. Jegyzö1. Jegyzőkönyveket csakis fogalmazási szakbeli tisztviselő vehet fel, aki a jegyzőkönyv könyvek fel- írására azonban irodaszakbeli tisztviselőt vagy tiszteletdíjast is vehet igénybe. A kihallgatandóhoz vetele. intézendő kérdések feltevése és az általa adott feleletek megszövegezése kizárólag a fogalmazási szakbeli tisztviselő által eszközlendő. 2. A külügyministerium rendeletére felvett jegyzőkönyvek a külképviseleti hatóság vezetőjének minden egyes esetben bemutatandók, aki azokat láttamozni tartozik. 3. Felek részéről a külképviseleti hatóság ellen esetleg emelt panaszok esetén a panaszt emelő féllel minden részletre kiterjedő jegyzőkönyv veendő fel. Ily jegyzőkönyvek még a fél távozása előtt bemutatandók a külképviseleti hatóság vezetőjének, hogy ez utóbbinak alkalom nyújtassék arra, hogy a felet — ha annak szükségességét látja — panaszára vonatkozólag személyesen is kihallgathassa. Ezeket a jegyzőkönyveket minden egyes esetben fel kell a külügyministeriumhoz terjeszteni, és az erre vonatkozó jelentésben a hivatalvezetőnek ki kell terjeszkednie azokra a saját hatáskörében már megtett intézkedésekre is, amelyeket a panasz orvoslása céljából már elrendelt. 4. Azoknál a külképviseleti hatóságoknál, amelyek irodaszakbeli tisztviselő vezetése alatt * állanak, az összes jegyzőkönyvek a hivatalvezető által veendők fel, aki azonban a jegyzőkönyvek felvételével egy beosztott irodaszakbeli tisztviselőt vagy esetleg egy alkalmas tiszteletdíjast is megbízhat, a jegyzőkönyvet azonban minden egyes esetben aláírni tartozik. Budapest, 1923. évi március hó 26-án. Varnváry, s. k.