Külügyi Közlöny 3. 1923
1923-04-05 / 4. szám
Leírás. Bizalmas ügydarabok leírása. Tisztázatok külalakja. Törtszámok használatának tilalma. Hátirat. A leírás igazolása. Az összeegyeztetés. 3. Az Összes átvett elintézéseknek a kiadói nyilvántartásba történt bevezetése után ki kell válogatni az elintézéseket, amelyek „Ma", „Azonnal" avagy „Sürgős 1 1 jelzéssel vannak ellátva s ezeket letisztázás végett azonnal ki kell osztani. 4. A „bizalmas" jelzéssel ellátott ügydarabok letisztázása az irodai személyzetnek csak oly tagjára bízható, akinek megbízhatósága minden kétségen felül áll. E tisztviselőkért a segédhivatal vezetője külön is szavatol. 12. §. 1. A kelet mindenkor a tisztázat első oldalának felső jobb, a szám a felső bal részén tüntetendő fel. 2. Minden egyes adminisztratív jelentés — a jelentés száma alatt — rövid tárgykivonattal látandó el. 3. A tárgykivonaton kívül hivatkozni kell a jelentés alapjául szolgáló rendelet számára és keltére, pl. „a rendelet száma: 5603/3 — 1922, kelte: 1922. jún. 1." 4. A tisztázat tetszetős külsejű legyen. Különös gondot kell fordítani a személy- és helynevek helyes kiírására. Vakarások, javítások és toldások feltétlenül kerülendők. 5. A ministeriumhoz fölterjesztett jelentésekben és magyar hatóságokhoz intézett átiratokban oly helységek, illetve városok nevei, amelyeknek magyar nevük van, magyarosan írandók. Pl. Páris és nem Paris, Bécs és nem Wien, Drezda és nem Dresden, Lipcse és nem Leipzig, Boroszló és nem Breslau, Velence és nem Venezia vagy Venedig, stb. stb. Azonban Milano és nem Mailand, Torino és nem Turin, Firenze és nem Florenz. Ellenben Helsingfors és nem Helsinki, Reval és nem Tallinn, Lemberg, és nem Lwów vagy Léopol. Helyi hatóságokhoz intézett beadványokban mindig az illető ország nyelvén írandó a helység- vagy városnév. 6. A tisztámtoknak törtszámmal való jelzése tilos, tekintettel arra, hogy a törtszámok használata csak összetévesztésekre ad alkalmat. Kiadmányozás, tisztázatok aláírása. 13. Ha az elintézésen az az utasítás van, hogy „ hátiratilag", a hátiratot az eredeti iktatmánynak vagy utasítás szerint másolatának külső lapjára kell írni. 14. §• A leíró nevét és a leírás teljesítésének idejét (év, hónap és nap) a fogalmazványra, illetve az előadói ívre feljegyezni köteles. 15. §• , 1. Leírás után a tisztázatot össze kell egyeztetni a fogalmazvánnyal. Az összeegyezteztetés megtörténtének tanúsításául az összeegyeztetők neveiket a fogalmazványra feljegyzik. 2. Pontosabb elintézések tisztázatait aláírás előtt az iroda vezetésével megbízott tisztviselő is köteles átnézni. 3. Az iroda vezetésével megbízott tisztviselő gondoskodik arról, hogy az összeegyeztetett tisztázatok mindenkor a vonatkozó eredeti elintézések kíséretében — amennyiben ellenkező utasítás nincs — a külképviseleti hatóság vezetője, illetve az aláírással megbízott tisztviselőnek aláírásra bocsáttassanak. 16. §. * 1. Az elintézések kiadmányozását (jóváhagyását) és a tisztázatok aláírását illetőleg elvként követendő, hogy ez a hivatali ténykedés mindenkor a hivatal vezetőjének feladatát képezi. 2. Oly külképviseleti hatóságoknál, amelyeknél a vezető ezt a tevékenységet nagy elfoglaltsága miatt nem képes ellátni anélkül, hogy ezáltal az ügymenet zavartalan ellátása és a szolgálat érdeke hátrányt ne szenvedne és amelyeknél a vezetőn kívül legalább még egy fogalmazási szakbeli tisztviselő van beosztva, a külképviseleti hatóság vezetője a beosztott fogalmazási szakbeli tisztviselőt, esetleg ezek közül többet is, a tisztán adminisztratív jellegű ügydarabok kiadmányozásával és azok tisztázatainak aláírásával megbírhat. 3. A külügyministeriumhoz intézett összes jelentéseket azonban a külképviseleti hatóság vezetője köteles mindenkor aláírni.
