Levéltár és helytörténet. A Komáromi Levéltáros Szakmai Nap előadásai - Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltára Évkönyvei 14. (Esztergom, 2005)
Tartalomjegyzék/Obsah - Lakos János: A levéltári értékelés időszerű kérdései
állami levéltárak egyre inkább a gyakorlati értékelési modellek kidolgozásától és az értékelés levéltárak közötti összehangolásától várták és várják az alkalmazható megoldásokat. Ebbe a munkába bevonták az igazgatási ágazat, valamint a kommunális (városi, községi) levéltárak képviselőit. Utóbbiakat nem kis mértékben azért, mert ezek a levéltárak gyakran azzal a kritikával illeték az állami levéltárakat, hogy nem nagyon fordítanak gondot a helyi szempontból fontos iratok megőrzésére. Baden-Württemberg tartomány levéltárait hozom fel példaként, amelyek 1994től kezdődően kidolgozták az ún. vertikális és horizontális levéltári értékelés projektet. Eszerint a tartományi középszintű általános igazgatási szervekből (Regierungspräsidium) kiindulva az összes igazgatási területet szisztematikusan értékelték, és ennek során figyelembe vették a vertikális és horizontális vonatkozásokat, tehát egyrészt felső szinten a tartományi belügyminisztériumot, másrészt az alsószintű igazgatást és a szakintézményeket. Az értékelés alapját a szervek feladatkörének, funkcióinak feltárása és egybevetése képezte. A cél az volt, hogy a levéltárak egymással párhuzamos munkáját elkerüljék, és hogy olyan archiválási modelleket dolgozzanak ki, amelyek az igazgatás egyes feladatterületeinek iratait együttesen az összes viszonylatban (alá- és fölérendelt, illetve azonos szintű szervek) figyelembe veszik. Mégpedig azért, hogy kiszűrjék a párhuzamos és a többszörös (magyar szóhasználattal: visszatükröződő) levéltári anyag képzést. Továbbá azért, hogy az iratokat arról a szintről vegyék át, ahol ezek a legnagyobb kifejező erővel, információgazdagsággal rendelkeznek. Az egyes igazgatási területeket (pl. általános igazgatás, vízügy, útépítészet) 3-5 fős munkacsoportokban dolgozták fel az állami levéltári igazgatóság, az állami levéltárak, a kommunális levéltárak és az illető igazgatási ágazat képviselőinek részvételével. Ez az értékelési modell, vagyis hogy az iratok maradandó értékét elsősorban az igazgatási szervek feladatainak és funkcióinak elemzésével határozzák meg, Németországban teljesen új módszert jelent. Míg ugyanis korábban a szervek által levéltári átvételre felajánlott iratokba való betekintéssel állapították meg a levéltári értéket, addig a vertikális és horizontális értékelés során először a hivatali ügyfelosztási tervekből információkat gyűjtenek az illető igazgatási ág szerveinek feladatairól, majd ezeket kiegészítik a szervek munkatársaival folytatott interjúkkal, mert csak így tárható fel a funkciók, kompetenciák valódi tartalma. Pontosítás és az esetleges félreértések kizárása céljából mindenesetre egyes irattárakban az iratokba is betekintenek. A munkálat utolsó lépéseként minden egyes feladatra megállapítják azt a szintű szervet, amely a feladat teljesítésére a mérvadó befolyást gyakorolja. Az adott ágazatra vonatkozó, ily módon megszületett dokumentációban szakfeladatonként megjelölik, hogy a feladat végzésében részes különböző szintű szerveknél a feladat végzése során keletkezett iratokat illetően mi a teendő: - az „A" (Archivieren) jelöléssel ellátott feladatkör iratai levéltárba adandók,
