1976. február 4. - Budapest Főváros Tanácsa Végrehajtó Bizottsága üléseinek jegyzőkönyvei (HU BFL XXIII.102.a.1)

11

|j11111 %- 3 A Fővárosi Tanács VB. szakigazgatási szervainéi és a kerlíleti tanácsoknál az 1974. január 1-ón életbelóptetett uj Ügyiratkezelés! szabályzat bevezetése eleinte az iratkezelőknek ós az Ügyintézőknek egyaránt elég eok gondot okozott. Ellenőrzéseink során - ebben az időszakban - viszonylag sok hibát észleltünk. A VB. titkára és az Igazgatási Főosztály által kiadott intézkedések, valamint a többszöri oktatás eredményeként azonban 1975-re az uj iratkezelési rendszer megszilárdult. Elsősorban a szakigazgatási szervek, de a legtöbb kerületi tanács esetében is megállapíthatjuk, hogy az apparátus egyre nagyobb figyelmet fordít az ügyiratkezelésre. Gondot okoz azonban, hogy a legértékesebb iratok egy része nem mindig kerül elintézés után irattárba, hanem azokat a szabályoktól eltérően az ügyintézők, s esetenként a vezetők is maguknál tartják. Ez idővel fontos levéltári értékű iratok elkallódásá- hoz, megsemmisüléséhez vezethet. /1950-1963. között a legnagyobb történeti értéket képviselő tanácsi iratoknak - becslések szerint - mintegy 60 %-a tűnt el, vagy semmisült meg. Ez kb. 15-20 %-ban az ügyintézők és iratkezelők hibájának tudható be, a további 40-45 % 1956-ban pusztult el./

A vonatkozó rendeletek képzett irattárosok beállítását, megfelelő irattári helyiség kialakítását irják elő.’

Az igények ós a reális lehetőségek között azonban szinte megoldhatatlannak tűnő ellentmondás feszül, amelyet a szervek többségénél tapasztalható szemléleti problémák is súlyosbítanak.

A gyűjtőkörűnkbe tartozó szervek kb. 70-75 %-ánál van ugyan irattáros, de ezek zöme, kb. 80 %-a egyéb feladatot is ellát, s a tényleges irattárosi munkára alig jut idejük. Megfelelő minőségű irattári helyiséggel csak a szervek kb. 15 %-a rendelkezik, de a BFI iratgyüjtési munkáinak szünetelése miatt ezek többsége is túlzsúfolt.

A levéltári értékű iratok zömét 15 év elteltével át kellett volna vennünk, de a tanácsi szakigazgatási szervek iratait csak 1956-ig, a kerületi tanácsokét felerészben 1950-ig, a tanácsi intézmények ós vállalatok iratanyagát szintén 1950-ig, de egyes közüzemekét csupán 1945-ig szállítottuk be.

J |{

1_ —---------------------------