Komoróczy György (szerk.): A helytörténetírás levéltári forrásai 2. 1848-1944 - Hajdú-Bihar Megyei Levéltár közleményei 4. (Debrecen, 1972)
V. fondcsoport. Megyei városok és községek
- 238 -néven kezelt állag teháJ nem az eredeti jegyzőkönyveknek felel meg. Vannak önálló fogalmazványok, és valójában ezek számítanak jegyzőkönyvnek, mert feltüntetik a javaslatot, annak különböző módosításait, a határozatokat. A közgyűlési iratok néven nyilvántartott állag sorszámai azonosak a jegyzőkönyvek napirendi pontjaival; az iratok használhatóságát emeli az a körülmény, hogy néha mellékletek is találhatók bennük, amelyek a közgyűlés előkészítésének menetét világíthatják meg. A képviselőtestület bizottságának iratai tisztábban maradtak fenn, rendszerük azonos magának a közgyűlésnek iratkezelési rendjével. A tanácsülési iratok kezelése eltérő, és nagyon nehézkes. Az 1887* évvel bezárólag keletkezett iratok a tanácsülés napirendi pontjainak számát viselik, 1888-tól kezdődően viszont minden tanács elé terjesztett ügyiraton két szám olvasható. Az egyik az iktatószám, amelyet az iktatás során kapott, és amelyet a közigazgatási ügyintézés során végig viselt. A másik szám azonos a tanácsülésen megállapított sorszámmal. Az iktatmány tehát már önmaga elárulja a tanácsi ügyintézés jellegének megváltozását azzal, hogy oda az ügyek csakis alapos előkészítés után, az osztályok javaslatai alapján kerülhettek. Az egykorinak visszakeresés esetén nem a tárgyalás sorrendi számát, hanem az iktatószámot nézték. A tárgyalási pont száma viszont szintén rajta volt az iraton, az azonosítás tehát könnyű volt. Ismét megváltozott a tanácsülési iratok kezelési rendje 1901-től, amikor már egyáltalán nem tartották nyilván a testület tárgyalási sorszámát, hanem a tanács elé terjesztett ügyek elhelyezése a közigazgatási iktatószám alatt történt. Ettől kezdve nincsenek önálló "tanácsi iratok", hanem a tanácsülési határozatok fogalmazványai is a polgármester közigazgatási iratai között találhatók, ugyanakkor önálló sorkönyvek készültek mind a testületi, mind a referensi hatáskörben elintézett ügyiratokról, amelyekben a számok egymásra utalnak. A főhadnagyi hivatalhoz érkező beadványokat vagy annak intézkedéseit a centrálisán vezetett iktatókönyvben tartották nyilván; az első iktatószám az adott évben egyben alapszámmá vált; a következő években az újból felmerülő ügyekben az alapszámokhoz tartozó iratokat egészükben átkapcsolták az új alapszámokhoz, ezzel egy-egy azonos tárgyú irat előrefutó számok szerint került véglegesen irattárba. A sorkönyvek támpontot nyújtanak az irat előkereséséhez, de sokszor tévednek s ez a kutatást zavarja. A főhadnagyi iratokat a polgármesteri iratok követik, amelyeknél önálló regisztraturába kerültek az elnöki, a bizalmas és a rendes intézkedést kivánó közigazgatási, valamint szakigazgatási ügyek, beadványok és fogalmazványok. E helyen találhatók 1901-től a közgyűlési iratokétól elkülönített tanácsülési iratok is, amelyeknek önálló sorkönyve maradt fenn. A kutatásnál a sorkönyvek nélkülözhetetlenek, mert a mutatók, majd azok átnézése után az iktatók önmagukban nem utalnak az irat helyrendjére. Ez csakis a sorkönyvből derül ki. A nyilvántartások bonyolult volta miatt az iratok előkeresése hosszadalmas munkafolyamat, mert sok esetben egy-egy alapszám megtalálásáig 10-15 év sorkönyvét
