A Hajdú-Bihar Megyei Levéltár évkönyve 16. 1989 (Debrecen, 1989)

Műhely - Mervó Zoltánné: A Hajdú-Bihar Megyei Levéltár Adattára a kutatás szolgálatában

A levéltárunk által vállalt közművelődési feladatok — mint pl. a krónikaírás pat- ronálása, a honismereti mozgalom támogatása, iskolák, közművelődési intézmények, üzemek, szocialista brigádok munkájának segítése, közreműködés a helytörténeti pályázatok elbírálásában, vetélkedők zsűrizésében, községi adattárak létrehozásában — teljesítése során olyan iratféleségek, dokumentumértékű iratok kerültek a levéltár birtokába, melyek nem képeznek levéltári anyagot, de rendezetten való megőrzésük a továbbiakban segíti a helytörténeti kutatómunkát.

A levéltár történeti adattára rendezetten őrzi a levéltári fondok provenienciájá- ba nem tartozó, a kutatásokból, gyűjtésekből, ajándékozásból, a levéltári tevékenységből származó feljegyzéseket, jelentéseket, dokumentációs anyagokat. Ily módon az adattár a levéltár munkájához szorosan kapcsolódó, azt segítő, megőrzésre érdemes anyagok gyűjtőhelye.

Céljai:

1. a levéltár forrásbázisának kiegészítése;

2. a helytörténeti anyag biztonságos őrzése;

3. az adattári anyag soron kívüli biztosítása a tudományos kutatók, népművelők, a honismereti mozgalom aktivistái, a különböző vetélkedőkre, pályázatokra készülők és egyéb érdeklődők számára;

4. helytörténeti anyag biztosítása a 18 éven aluli (középiskolások) személyek részére is.

A levéltári adattár létjogosultságát a szakma képviselői közül többen megkérdőjelezték. Egyesek az adattári anyagot levéltári gyűjteményekbe utalták. Minthogy a vita e kérdésben nem jutott egységes álláspontra, a Levéltári Osztály 1977 decemberében „Útmutató”-t adott ki a levéltári adattárak felálh'tásához s az alábbi típusú iratféleségek gyűjtésére tartotta azt alkalmasnak:5

a) a levéltár saját fondjába tartozó iratokról kézírással, gépírással készített, illetőleg xeroxmásolatok;

b) más levéltárak anyagáról egyéni kutatók számára vagy meghatározott alkalomból, kiállítási és egyéb célokra xeroxon beszerzett kollekciók;

c) kiadatlan dolgozatok, cikkek, szakdolgozatok és helytörténeti pályázatra beküldött kéziratok;

d) megjelent levéltári kiadványok kéziratai;

e) albumok;

/) levéltári rendezvényeken elhangzó előadások kéziratai;

g) idegen nyelvből fordított és kéziratban maradt levéltári szakcikkek;

h) a levéltár kiadványaihoz a levéltár anyagáról készített adatcédulák;

e) egyéb anyagok.

A Kulturális Minisztérium állásfoglalása alapján a Hajdú-Bihar Megyei Levéltár 1978-ban alakította ki adattári rendszerét. A munkálatok végrehajtására Béres András főmunkatárs kapott megbízást, aki azonnal hozzálátott a rendelkezésre álló anyag leltározásához, az adattár működési szabályzatának elkészítéséhez. Jelenleg az adattár gondozását Major Zoltán levéltáros végzi.

Napjainkban 373 tételből áll az adattár állománya. A sokszínű és különböző értékű anyagban helyet kaptak a krónikaíró pályázatok, középiskolai tanulók, pedagógusok, kutatók különféle pályázatokra beküldött munkái, a levéltár életére, történetére vonatkozó dokumentumok, sajtótájékoztatók, kiállítások lebontott, de még felhasználható dokumentum anyaga, honismereti szakkörök, szakkörvezetők feldolgozásai, a levéltár anyaga alapján készült szakdolgozatok, helytörténeti, üzem és intéz152