A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár évkönyve 1988-1989-1990
Papp István: A könyvtár élő szervezet - Forgácsok a vezetés műhelyéből
is megnő, rendszerszemléletük is erősödik. S az intézetvezetésnek annál kevésbé kell a döntési javaslatokat módosítania, magyarán: annál inkább átengedheti magát a döntést a főkönyvtárigazgatóknak, minél több információt bocsát rendelkezésükre, minél inkább beavatja őket az intézeti stratégiába, minél inkább elfogadott játékszabályok szerint esnek meg a döntések. TESTÜLETEK ÉS SZAKREFERENSEK Kérdéses azonban, hogy egy 22 főből álló közösség mennyire operatív, mennyire döntésképes stb. Nem kellene-e a főkönyvtárosi testületnek valamiféle választott, szőkébb bizottságot létrehoznia a - nagy szóval- könyvtárpolitikai jellegű döntések, operatív intézkedések meghozatalára, illetve előkészítésére. Fontos követelmény, hogy ez a szőkébb bizottság kellő kontaktusban álljon az egész testülettel, nehogy vezetői klikké torzuljon. A főkönyvtárosi testület és a bizottság működése nem zárja ki, hogy a szakkérdések eldöntésében a munkatársak minél szélesebb köre vegyen részt, sőt feltételezi azt. Ehhez is meg kell teremteni a megfelelő formákat (intézeti tanács, munkabizottságok, szakmai műhelyek). A főkönyvtárosok és a munkatársak állandó, cserélődő és ad hoc formációira lehet bízni olyan irányítási, vezetési, döntéselőkészítő és döntési, valamint szakmai feladatokat, amelyeket korábban a HFO látott el. Problémát jelent viszont az, miképpen lehet működtetni egy ilyen kiterjedt szakértői apparátust. Ez önmagában is nagy szervezési, de tegyük hozzá, szakmai feladat is. Mégis, ebben az „önigazgató” irányban kell haladnia a hálózat szakmai, politikai és gazdasági irányításának, mivel hallatlan előnyökkel kecsegtet: feloldhatná a vezetett és a vezető közötti ellentmondást, csökkenthetné vagy megszüntethetné a patemaliz- must, aulikusságot, lázadozást, felelőtlenséget, érdektelenséget, tájékozatlanságot, irrealitást, beszűkülést stb., növelné a felelősségérzetet, s talán még a személyiségek kibontakozását is elősegítené. A vezetés ilyesfajta „átstilizálása” azonban a megfelelő kontrollok beépítését is megköveteli. Elsősorban szakmai és gazdasági kontrollra gondolok. Külső és belső, de főként belső eszközök igénybevételéről lehet szó. A kontrollelemek közé sorolható a vezetés folyamatos tájékozottsága, tájékoztatása, a nyilvános viták, a külső szakértők véleményének kikérése, kísérletek, visszacsatoló vizsgálódások, szakmai és gazdasági vizsgálatok, ellenőrzések stb. Ebből következően a HFO szervezetét - ha egyáltalán beszélhetünk még HFO-ról -, ennek megfelelően kell módosítani. HFO helyett inkább egy törzskar képzelhető el, vagyis olyan „oszlopos” szakemberek, szakreferensek együttese, amelyek tagjai egy-egy szakterületért, feladatcsoportért, projektekért stb. felelősek, az intézetvezetés legfőbb szakmai támaszai, akiknek nincs utasítási joguk, akiknek nem a beosztásuk, hanem a tudásuk és felkészültségük adja meg a tekintélyt. Ebben az irányban igyekezett már eddig is a HFO, amikor egyes könyvtári szakterületekre próbált előadókat beállítani, de még mindig túl sok volt a szervezetben a hierarchikus és statikus elem, s nem mutatkozott kellő rugalmasság a szakterületek kezelésében sem. A szakreferensi gárdát nem föltétlenül könyvtárosokból kell összeállítani. Eddig szinte minden posztunkat- kívánt volna bármilyen speciális szakképzettséget -, könyvtárosokkal töltöttünk be, akiktől elvártuk, hogy amatőr közgazdászok, programozók, pszichológusok, szociológusok stb. legyenek. (Kivételek persze voltak.) Azt hiszem, ebben a tekintetben a profizmust kell erősítenünk. Annál is inkább, mert az így felállított stábot nemcsak a hálózat, de a központi könyvtár céljaira is hasznosítani lehet. A szakreferensek munkálkodására együttesen jellemző a kutatási, fejlesztési, továbbképzési, ellenőrzési, módszertani aspektus. Egy szót az ellenőrzésről. Az ellenőrzési funkció nem jelent közvetlen számonkérést, hanem inkább tudatos visszacsatolást a gyakorlathoz. Nyomon kell követni a koncepciók realizálását, az olvasói elégedettség fokát, az állományépítési gyakorlatot, a szolgáltatások igénybevételét stb. A nyitvatartási idő pontos betartásának, a jelenléti ív vagy a leltárkönyv kifogástalan vezetésének ellenőrzése nem szakkérdés, ezzel külön szervezetet kell megbízni, a hagyományos belső ellenőr körül. * * * Hol tartunk jelenleg az intézményi demokrácia és a vezetési funkció infrastruktúrájának a kialakításában? Könyvtárunkban két szakszervezet tevékenykedik: a Közművelődési és Közgyűjteményi Dolgozók Szak- szervezetének és a Tudományos Dolgozók Demokratikus Szakszervezetének helyi szervezete. Létrejött az Intézeti Tanács, amelyben minden szervezeti egység legalább egy választott tagjával képviselteti magát; a nagyobb létszámú egységek minden 10 dolgozó után választanak egy-egy képviselőt. (Az Intézeti Tanács feladatköre, jogosítványa, felépítése külön írást érdemelne.) Bizonyos kezdemények vannak a könyvtáron belül munkástanács alakítására. A kerületi főkönyvtárigazgatók egy öt főből álló Hálózati Tanácsot választottak. Egyelőre egy, de annál aktívabb szakmai műhely dolgozik, a gyerekkönyvtárosoké. Ad hoc és állandó munkabizottságok működnek. Négy szakreferens lépett munkába: szakmai koordinátor, marketing felelős, 70
