AZ EGYETEMI KÖNYVTÁR ÉVKÖNYVEI 2. (Budapest, 1964)

Módszertani kérdések - Balázs János–Keresztényi József–Podonyi András–Zsidai József: A leltározás néhány kérdése hazai tudományos könyvtárainkban

Az említett pénzügyi utasítás nem tesz említést külön a könyvek leltári nyilvántartásáról. Ebből az következik, hogy a könyvtári állomány nyilvántartására és vezetésére az általános rendelkezések az irányadóak. Eszerint pedig a könyvtári állományról mennyiségi- és értéknyilvántartást kell vezetni. Mennyiségi nyilvántartás alatt olyan nyilvántartást kell érteni, amelyben darab szerint, egyedileg történik a felsorolás. Ennek a nyilvántartásnak a könyvtárak raktári, leltári kartotékjai, vagy egyéb olyan könyvszerű nyilvántartásai felelnek meg, amelyeknek rendeltetése az állomány lelőhelyének és egyéb sorsára vonatkozó adatok feltüntetése. Tartalmaznia kell a szerző nevét, a mű rövid címét, a kötetszámot, a kiadási évet és helyet, a darabszámot, továbbá a leltári és raktári számot. Tehát kötelezően csak azokat az adatokat, amelyek a leltári azonosításhoz nélkülözhetetlenek. A mennyiségi nyilvántartás nem egyszerű leltári nyilvántartás, hanem a könyvtári szakmai résznek fontos munkaeszköze. Éppen ezért ez a nyilvántartás él, módosul. Erre kerül minden olyan feljegyzés, amely a könyv sorsával (eltűnés, selejtezés, új számra való átírás stb.)

3 szorosan összefügg. A mennyiség mellett az értéknek is szerepelnie kell a nyilvántartásban. Ez a követelmény már tisztán pénzügyi jellegű. Jelenlegi gyakorlatunkban ennek az értéknyilvántartásnak a növedéki napló és a könyvelőségek pénzügyi nyilvántartásának úgynevezett rovatos nyilvántartási része felel meg. Az értéknyilvántartás a különféle forrásokból származó könyvtári anyagot idősorrendben a vételár, vagy a becsérték bejegyzésével rögzíti. Az évi összesítő zárás után, az évi értéknövekedés halmozottan kerül az előző évihez, illetve az állóeszközök egyéb értékének összegéhez. Az értéknyilvántartásnak a szerepe lényegesen kisebb a mennyiségi nyilvántartásnál. Egyedül a leltárból való törlésnél kellene használni, amikor is a törlés adatainak feljegyzésére kerül sor. Ezt a műveletet azonban legtöbb helyen nem végzik el, helyette külön törlési naplót vezetnek, amelynek szoros kapcsolatban kell lennie az értéknyilvántartással. A LELTÁRI TÁRGYAK EGYEDI JELLEGE, JELZETELÉSE ÉS EGYÉB KÉRDÉSEK A leltári tárgyak egyedi jellegének meghatározása nélkülözhetetlen. Erre legalkalmasabb a leltári szám. A számokkal való jelölés a könyvtári területen leltári és szakmai szempontból egyaránt szükséges. Egyrészt a tulajdon eredetét illetően, másrészt az egyediség megállapítása miatt. Az egyediség megállapítása az állományba vett műveknél csak akkor lehetséges, ha van biztos támpont, amihez a viszonyítás lehetséges. Gondoljunk csak az azonos nevű szerzőkre, az azonos című művekre, a kiadási évek idejének azonos időbeni lehetőségére stb. További szempont a leltári jelzet helyes megválasztása, mégpedig a könyvtári területen várható gépesítés figyelembevételével. A gépesítésnél a számjelzetnek a legegyszerűbbnek kell lennie. Még a jelenlegi rendszernél is kerülni kell az olyan jelzetformát, amely több3 Az 1O18/I956. (III. 9-) M.T.sz. határozat 6. pontja szerint a közkönyvtárak könyvtárukat rendszeres időközönként kötelesek ellenőrizni, mégpedig az 5 000 kötetnél kisebb állományú könyvtárak évenként, az 5 001—25 000 kötetig terjedő könyvtárak minden két évben, a 25 001—100 000 kötetig terjedő könyvtárak minden három évben, az 100 001—300 000 kötetig terjedő könyvtárak minden öt évben; a 300 000 kötetnél nagyobb állományú könyvtárak minden tizedik évben. 87