Képmás, 2005
4. szám
speciális ismeretek. Mindazonáltal a beszerzések túlnyomó többsége centralizált.- Mi minden tartozik a centralizált beszerzések körébe?- Az előbb említett kivételeken kívül gyakorlatilag minden. Például a marketing és az értékesítési promóciós eszközök és ajándékok. A nyomdaipari termékek a kitűzőtől a poszterig. Informatikai eszközök, beleértve a hardvereket és a szoftvereket. A vállalat működéséhez szükséges gépjárművek és mobiltelefonok. Irodaszerek a radírtól a fénymásoló papíron át a dossziékig. És természetesen nemcsak áruk, de a vállalat működéséhez szükséges legkülönfélébb szolgáltatások is. A beszerzési folyamatot a belső igénylés megérkezése indítja el. Ennek hivatalos formája a beszerzési igénylő, azaz a PREQ, ami érkezhet az SAP rendszeren keresztül, de akár e-mailben is. A PREQ alapján a vállalati szabályoknak megfelelően lefolytatjuk a beszerzési eljárást, vagyis olyan cégeket keresünk, amelyek az adott igényt az elvárt minőségben és mennyiségben, minél kedvezőbb áron ki tudják elégíteni. Az ajánlatok közül nem a beszerzési osztály, hanem az ügyfél választ, ám adott esetben a döntését meg kell indokolnia. Jellemzően akkor, ha a beérkezett ajánlatok közül nem a legolcsóbb kerül kiválasztásra. Az ügyfél döntése alapján elkészítjük a megrendelőt, ismert angol szakszóval a Purchasing Ordert (PO) az SAP-ban, amit minden illetékesnek jóvá kell hagynia. A jóváhagyás után a PO-t elküldjük a kiválasztott beszállítónak, aki azt aláírva visszaküldi, így életbe lép a megrendelés, aminek logikus folyományaként a rögzített feltételek szerinti időpontban, mennyiségben, minőségben és áron a megrendelt tétel beérkezik. Ha minden rendben van, a beérkezett szállítmányt az SAP-ban bevételezik, és ezzel lezárul a beszerzési folyamat.- Hány megrendelést intéztek egy évben?- Ez természetesen évről évre változik, de hozzávetőleg négyezer megrendelést írunk. A beszerzési érték pedig 3 és 4 milliárd forint között mozog.- A PO elküldésével a beszerzés illetékessége véget ér?- Még nem, ugyanis nyomon követjük a megrendelés teljesítését, és igyekszünk visszajelzést kapni arról, mennyire elégedett az ügyfél. Ez nagyon fontos azért, hogy probléma esetén gyorsan és hatásosan tudjunk reklamálni és intézkedni, de azért is, hogy a munkánk hatékonyságát és eredményességét lemérhessük.- Az évek során nyilván kialakult egy viszonylag stabil, többszörösen kipróbált beszállítói kör, akikre bizonyos visszatérő megrendelések esetén lehet számítani...- Ez így igaz! Ugyanakkor ez egyáltalán nem azt jelenti, hogy nyugodtan ülhetünk a babérjainkon. A legalapvetőbb feladataink egyike, hogy a beszállítói kört optimális szinten tartsuk, úgy, hogy folyamatosan keressük azokat az új üzleti partnereket, akik a lehető legjobb áron képesek az elvárásaink és kritériumaink szerinti beszállításra. Az ár ugyanis kulcsfontosságú tényező: a beszerzéssel szembeni alapvető elvárás, hogy a lehető legtöbb pénzt megtakarítsa, miközben nem enged az áruk és szolgáltatások minőségéből. Ennek érdekében például rendszeresen audi- táljuk, minősítjük a beszállítóinkat. Különösen azoknak a cégeknek az esetében fontos ez, amelyek a termékeinkkel és az azok marketing-komu- nikációjával kapcsolatos információkkal dolgoznak, és ahol így fennáll ezen információk kiszivárgásának a veszélye. Jó példa erre, hogy novemberben biztonsági vezetőnkkel, Berényi Jánossal végigjártuk és értékeltük a Philip Morris- szal kapcsolatban álló magyarországi nyomdákat.- Honnan érkeznek visszajelzések a beszerzés munkájáról?- Számunkra az ügyfelek, vagyis a Philip Morris Magyarország Kft-n belüli megrendelőink véleménye és értékelése a legfontosabb. Természetesen kapunk a munkánk színvonalára vonatkozó információkat a beszállítóinktól is. A kommunikáció számunkra nagyon fontos, sőt, a munkánkat alapvetően meghatározza, hiszen folyamatosan információt cserélünk az ügyfelekkel és a beszállítókkal, illetve információkat közvetítünk közöttük. A másik meghatározó eleme a tevékenységünknek az adminisztráció: mivel érzékeny, adott esetben könnyen támadható területen dolgozunk, mindent pontosan dokumentálunk, a versenyeztetési forma- nyomtatványokat és más iratokat, illetve a számítógépes fájlokat több éven át megőrizzük. A munkánk természetéből adódóan alapvetően önállóan dolgozunk, de természetesen együttműködünk a PM1 központi beszerzésével is. Elsődlegesen a globális és az európai tenderek eredményeinek helyi felhasználásában van segítségünkre a központ. Erre példa a Marlboro-shopokat érintő projekt, melynek első egysége a budapesti irodának is helyet adó WestEnd központban van. Természetesen vannak olyan központi irányelvek, utasítások is, amelyeket alkalmazni kell. Ilyen például az, hogy öngyújtókat csak olyan beszállítótól rendelhetünk, amelyik legalább tízmillió dolláros felelősségbiztosítással rendelkezik.- Szinte hihetetlen, hogy ezt a szerteágazó, felelősségteljes munkát mindössze öt ember el tudja végezni.- Képzett és tapasztalt emberekből áll a csapat, akik évek óta beszerzőként dolgoznak a vállalatnál, és igen jól ismerik a szakterületüket. Én vagyok köztük a legfrissebb ember, hiszen idén augusztusban léptem be a Philip Morrishoz. A kollégáim nagyon sokat segítettek abban, hogy viszonylag gyorsan képbe kerüljek, amit ezúton is szeretnék megköszönni nekik, ahogyan az ügyfeleinktől, azaz a társosztályainkon dolgozóktól kapott támogatást és türelmet is. 37
