Tanácsok közlönye, 1982 (31. évfolyam, 1-41. szám)

1982 / 5. szám

5. szám TANÁCSOK KÖZLÖNYE 115 Az ügyiratok visszatartása, illetőleg kiadása az irattárból 25. § (1) Az ügyintéző általában sem a határidős, sem a már véglegesen elintézett, tudomásul vett, irattárba helyezhető iratokat nem tarthatja | magánál. Ha egyes iratok (pl. felsőbb rendelkezések, elvi állásfoglalások) visszatartása a napi munka érdekében indokolt (és fénymásolat készítésére nincs lehetőség, vagy az gazdaságtalan), az iratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amely a következő adatokat tartalmazza: — az ügyirat száma és irattári jele; — az ügyirat tárgya; 1 — az ügyintéző neve és beosztása; — az átvétel (visszatartás) hónapja és napja; — a visszaadásra (leadásra) megjelölt határidő. (2) A visszatartott ügyiratról készített ügyiratpótló lapot a megjelölt határidő szerint vagy — időpont megjelölése hiján — az év végére határidős nyilvántartásba kell tenni. Az iktatókönyv határidő rovatába az ügyirat leadásának várható időpontját kell feljegyezni. A visszatartott ügyiratokat a tárgyév végén le kell adni, így a viszszaadásra a következő évre áthúzódó határidőt megjelölni nem lehet. (3) Irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra, és általában csak 15 napra szabad kiadni. A kiadáshoz — kivéve, ha azt az ügy intézője kéri —• a vezető engedélye szükséges. (4) Az irattárból kiadott ügyiratról is ügyiratpótló lapot kell készíteni, melyet, mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárban az ügyirat helyére kell tenni. A kiadott ügyiratokról kölcsönző naplót kell nyitni, melybe az ügyirat számát, az átvevő nevét és a visszaadásra megjelölt határidőt be kell jegyezni. (5) Az ügyirat visszaadását — amennyiben 15 napon belül, illetőleg az ügyintéző által a visszaadásra megjelölt határidő leteltéig nem érkezett vissza az irattárba — sürgetni kell. Ha a kiadott ügyiratot a sürgetés ellenére 30 napon belül sem küldik vissza az irattárba, ezt a vezetőnek be kell jelenteni. Másolat, jegyzet készítése, betekintés az iratokba 26. § (1) A kiadmányozás megtörténte után az ügy iratairól hiteles másolat készítését és kiadását csak a vezető vagy ügyintéző engedélyezheti, amit az irattári példányra fel kell jegyezni. (2) A hiteles vagy hitelesítetlen másolat elkészítéséről, valamint a másolati illeték leróvatásáról az iktató, illetőleg az irattár vezetője gondoskodik. A hiteles másolatot „A másolat hiteles" szavakkal, keltezéssel és aláírással az iktató vagy az irattár vezetője hitelesíti. (3) Az ügyfél, illetőleg képviselője vagy az a személy (szerv képviselője), aki érdekeltségét hiteltérdemlően igazolja, ügyintéző jelenlétében az iratokba betekinthet és a megtekintésre átadható bármely iratról másolatot, illetőleg jegyzetet készíthet (Áe. 41. §). Ha a másolat vagy jegyzet készítését jogszabály a szakigazgatási szerv előzetes engedélyéhez köti, az érdekeltnek az engedélyt meg kell szereznie. Ha az irat csak mikrofilmen van meg, betekintés céljára engedélyezni kell a leolvasókészülék használatát. (4) A mikrofilmre vett iratokról — a 11. § (3) bekezdésében előírtakon túl — csak kivételesen (pl. társszervhez továbbítás végett, hiteles másolat készítésére) lehet papírmásolatot készíteni. Az ügyintéző is készíthet1 feljegyzést — az iktatószám feltüntetésével — a mikrofilmre vett iratok lényegéről, és elegendő ezt a feljegyzést csatolni a később keletkezett iratokhoz. Az iratok mikrofilmrevétele 27. § (1) A központi irattár részére átadott iratokat a szükséges feltételek teljes és folyamatos megléte mellett mikrofilmre lehet venni. (2) Az iratokat akkor lehet mikrofilmre venni, ha a szerv rendelkezik: a) a szükséges számban, az alkalmazott technikának megfelelő, leolvasó és papírnagyító berendezéssel; b) olyan tárolóhellyel, amely a filmek tartós raktározása mellett is biztonságos őrzésre alkalmas; c) a központi irattárhoz tartozó, de attól lehetőleg elkülönülő leolvasó helyiséggel. (3) A mikrofilmtekercset, illetőleg filmlapot a 7. számú melléklet szerinti bekötött, oldalszámozott, hitelesített, évenként lezárt nyilvántartó könyvben nyilván kell tartani és nyilvántartási