Tanácsok közlönye, 1982 (31. évfolyam, 1-41. szám)

1982 / 5. szám

110 I TANÁCSOK KÖZLÖNYE 5. szám ra iktatott ügyiratok szerelésekor az előző alszámú irat irattárba (20. §), vagy határidős nyilvántartásba (19. §) helyezését tartalmazó feljegyzést át kell húzni. (2) Ha a folyamatban levő ügyben a folyó évet megelőzően iktattak iratot, vagy az újabb sorszámra iktatás a 7. § (3) bekezdésének rendelkezése miatt szükséges, az előiratot az utóirathoz kell csatolni. Az előirat sorszámánál a „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell írni, hogy azt milyen számú ügyirathoz csatolták (pl. „Lásd: 8765/1983. sz. a."), az utóirat sorszámának „Kezelési feljegyzések" rovatába pedig a csatolt irat iktatószámát kell bejegyezni (pl. „csat: 6937/1982. sz."). Ezután az iratokat össze kell szerelni, és ennek igazolására az utóbbi példához hasonló szöveget kell az utóiratra is feljegyezni. Ha az ügyirat még nincs az irattárban vagy a határidős nyilvántartásban, vagy pedig azt bármely okból nem lehet az újabb beérkezett irattal összeszerelni, az újabb ügyiratra fel kell jegyezni, hogy az irat hol található, és mióta van a jelzett helyen (pl. „6802—2/1983. bent IV. 11.", vagy „egészségügyi osztálynál"). (3) Ha olyan iratot kell csatolni, amelyet mikrofilmrevétel után kiselejteztek (lásd: 27. §), a felvételről papírmásolatot kell készíteni és azt kell az újabb irathoz csatolni. Mutatózás 12. § (1) Az iktatott ügyiratokat az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, regiszteres (betűbeosztásos) név- és tárgymutatókönyvbe (a továbbiakban: tárgymutatókönyv) kell mutatózni. Minden iktatókönyvhöz külön tárgymutatókönyvet kell nyitni. Ha célszerű, egyes nagy iratforgalmú szakigazgatási szerveknek, vagy ezeken belül tárgyköröknek külön tárgymutatókönyvet lehet használni. Nagyobb iratforgalom esetén a tárgymutatókönyvben az abc egyes betűit az azokat követő első magánhangzó hozzáadásával is tagolni lehet (pl. ba, bá, bi, bo, bu). Gyakorlati szempontból más részletezéssel is meg lehet a tárgymutatókönyvet osztani (pl. gyakori tulajdonnév, felettes szerv, tárgykör). (2) A tárgvmutatókönyvbe az iktatókönyv tár^yrovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgy) kezdőbetűjének, illetőleg kezdőbetűinek megfelelően az ügyirat iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. Ha a tárgvrovatban több név, helv, vagv tárgy szerepel, azokat valamennyi megfelelő betűnél mutatózni kell. Akkor is mutatózni kell az összes ügyfél nevét, ha az iktatókönyv tárgvrovatában -az egyik ügyfél neve után a további ügyfeleket „és társai" bejegyzéssel jelölték. Ugyancsak több helyen kell mutatózni a tárgyat, ha a szövegben I több olyan szó (vezérszó) van, amely az ügy lé! nyegét meghatározza (pl. ŰT- és HlD felújítás). (3) Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell. Ha áz iktatókönyv tárgyrovatában a több ügyfelet „ ... és társai" bejegyzéssel jelölik, akkor az iktatással egyidejűleg kell mutatózni. A mutatózás megtörténtét az iktatókönyvben a, sorszám mellett jelezni kell. (4) A nagyobb ügyiratforgalmú szervnél idegen-számmutatót is lehet használni. Az idegenszámmutató a tárgymutatókönyv kiegészítője, azt azonban nem, helyettesíti. Az idegen-számmutatóban 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0 számokkal végződő külön-külön hasábot (lapot) kell nyitni, és az ügyiratot küldő szerv iktatószámát a sorszám utolsó számjegyének megfelelő hasábba kell bejegyezni, mellette pedig fel kell tüntetni a saját iktatószámot. Minden évben új idegen-számmutatót kell nyitni, amelyet — szükség szerint — bontani lehet az olyan szervek szerint, melyekkel a kapcsolat gyakori. IV. FEJEZET IRATKEZELÉS AZ ÜGYINTÉZÉS FOLYAMATÁBAN Előadói ív 13. § (1) Az írásbeli ügyintézéshez előadói ívet kell használni (5. sz. melléklet). (2) A tudomásulvétel után (írásbeli intézkedés nélkül) irattározás céljából visszaküldött iratnak nem kell előadói ívet nyitni, ha az irat kiterítetten, anélkül is tárolható. Ilyen esetben az irattári jelet az irat alsó részére jegyzi fel az ügyintéző. Az irat jellege miatt egyes gyűjtőszámos iratok esetében (pl. útfelbontások bejelentése) az előadói ív használata mellőzhető. (3) Előadói ív a) az irat borítójaként; b) előnyomott első oldalán az ügyirat legfontosabb adatainak, továbbá az ügyintézői, kiadói utasítások és egyéb iratkezelési mozzanatok feljegyzésére; c) belső oldalai a kiadmány-tervezet, valamint feljegyzések leírására szolgál. (4) Az eíőadói ívet általában az nyitja meg. aki az első intézkedést leírja. Az. ügyintéző gondoskodik arról is, hogy az egyes iratok a mellékleteikkel együtt az ügvintézésnek megfelelően, lehetőleg a keletkezésük, illetőleg érkezésük sorrendjében kövessék egymást az előadói ívben, továbbá feladata az irattározás előtt a felesleges feljegyzések, tervezetek, másodpéldányok kiemelése.