Tanácsok közlönye, 1982 (31. évfolyam, 1-41. szám)

1982 / 5. szám

5. szám TANÁCSOK KÖZLÖNYE 107 tintával történő átírásával az iktató értékteleníti. Ha az illetékköteles iraton az illetéket részben, vagy egyátalán nem rótták le, az illeték-jogszabályok szerint kell eljárni. Ez az eljárás azonban — ha jogszabály másként nem rendelkezik — nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést, illetőleg az ügy intézését. (10) Ha a küldemény felbontásakor, vagy később megállapítható, hogy a küldeményben a titkos ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó irat van, rá kell vezetni a borítékra (annak hiányában az iratra) a felbontó' nevét, szükség esetén a munkahelyét, és a küldeményt a titkos ügykezelőhöz kell eljuttatni. (11) A küldemények borítékait az irathoz kell csatolni, de azok közül — az ügy befejezését követően — csak azt kell megőrizni, amely erre utaló vagy egyéb fontos kezelési, ügyintézői feljegyzést tartalmaz. Az ügyintéző kijelölése, munkanapló 6. § (1) A küldemények felbontásának jogát fenntartó tisztségviselő vagy vezető a bontással egyidejűleg köteles kijelölni az ügyintézőt (ügyintéző szakigazgatási szervet). Az ügyintéző kijelölésének módját ügyrend tartalmazza. (2) Ha az ügyintéző kijelölése az előirat alapján már megtörtént,1 az iktató tünteti fel az ügyiraton az ügyintéző jelzését. A vezető a korábban kijelölt ügyintéző helyett mást is kijelölhet. (3) Ha az ügyiratra más — a szervezeten belül működő — szakigazgatási szerv hatáskörét je-* gyezték fel, akkor — egy könyv vezetését kivéve — a "téves bejegyzés megsemmisítésének szabályai szerint át kell iktatni az iratot az illetékes szakigazgatási szerv iktatókönyvébe. Ilyen esetben a beérkezés kelte az átiktatás napja. Külön iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzés megsemmisítése helyett a „Kezelési feljegyzések" rovatba kell bejegyezni az illetékes szakigazgatási szerv nevét és az átadás napját, majd az iratot kézbesítő könyvvel kell továbbítani. Mindkét esetben be kell jegyezni- az új sorszám „Kezelési feljegyzések" rovatába, hogy az ügyintézési határidő a tényleges beérkezés (tehát nem az újraiktatás) napjától kezdődik (pl. „ügyintézési határidő kezdete: XI. '9."), és ezt az iktató az iratra is feljegyzi. ..... ^ (4) Az ügyintéző bejegyzése után az átadás napját, majd emelkedő számsorrendben az ügyiratok iktatószámát az ügyintézők munkanaplójába (amely egyben átadókönyvként is szolgál) be kell írni. A vb titkár elrendelheti, hogy az ügyintézők munkanaplóit ne a központi iktató, hanem az érdékeit szakigazgatási szerv vezetője által megbízott személy vezesse. Ez esetben a központi iktató az iratok iktatása után kézbesítőkönyvvel továbbítja azokat az illetékes szakigazgatási szervhez. (5) A községi szakigazgatási szerv munkanapló helyett közös átadókönyvet is használhat. III. FEJEZET AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSBA VÉTELE Iktatás 7. § (1) A küldeményeket és a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó ügyiratokat — a (6) bekezdésben megjelöltek kivételével — az érkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon, a bejegyzés napjának keltével be kell iktatni. Ha a küldemény több egymástól eltérő tárgyú ügyet érint, másolatot, kivonatot kell készíteni róla, és akkor is külön szám(ok)ra kell beiktatni, ha valamennyi tárgyú ügy azonos szakigazgatási szerv hatáskörébe tartozik. (2) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e a folyamatban levő ügynek a folyó évben előzőleg érkezett irata (előirat). Az újonnan érkező ügyiratot (utóirat) — a (3) bekezdésben szabályozott kivétellel — a sorszám következő alszáma alatt kell feljegyezni. (3) Egy ügyben nyolc ízben iktatható irat úgy, hogy az ügy sorszáma nem változik. Ha kilencedik irat érkezik, azt új sorszámra kell iktatni és az előző számon érkezett iratokat a 11. § szerint az új sorszámra iktatott irathoz kell csatolni. Ugyanígy kell eljárni, ha a második, illetőleg további iktatószám alszámait is felhasználják. (4) Az iratokat annak a szakig'azgatási szervnek az iktatószámán kell nyilvántartani, amely érdemi intézkedést tesz (pl. érdemi határozatot hoz). Az . ehhez kapcsolódó más ágazatbeli intézkedések (nyilvántartásbavétel, tudomásulvétel stb.) elintézése is e sorszámon történhet. Ha az ügyben más ágazatban hoznak érdemi intézkedést (pl. határozatot), új ügy keletkezik, és ennek megfelelően következő sorszámra kell iktatni a megkereső szerv iratát és kezelési feljegyzésként e kapcsolatot jelezni kell (pl. kapcs. intézkedés 1.2681/1982. számon). E rendelkezés helyett a 2. § (4) bekezdése alapján elkülönülő iktatás esetében más megoldás is alkalmazható. (5) Azokat az intézkedéseket, amelyekre több szervtől (belső szervezeti egységtől) válaszok, jelentések (továbbiakban: jelentés) érkeznek, gyűjtőív (3. számú melléklet) egyidejű megnyitásával kell iktatni és beérkezésüket ezen kell feljegyezni. A gyűjtőívre előre fel kell jegyezni az intézkedés számát, tárgyát, valamint azoknak a szerveknek a nevét, amelyektől jelentéseknek érkezniük kell. Az első választ a következő alszámra kell beiktatni és ezt az alszámot a gyűjtőívre is fel kell