Tanácsok közlönye, 1979 (28. évfolyam, 1-48. szám)

1979 / 4. szám

4. szám TANÁCSOK KÖZLÖNYE 91 41. §. (1) Az iratanyag selejtezése — a vezető által megbízott — selejtezési bizottság közreműködésével történik. (2) A selejtezésre javasolt iratokat a megőrzendő iratoktól elkülönítve kell tárolni. A bizottság — az irattári terv alapján — meghatározza a selejtezhető irattári tételeket és külön válogat ja a továbbra is megőrzendő iratanyagot. A selejtezésre megjelölt iratokat — a selejtezés ellenőrzésének megtörténtéig — elhelyezésük rendjében kell ideiglenesen őrizni. (3) Az iratselejtezésről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek a következőket kell tartalmaznia: — a selejtezést lebonyolító földhivatal nevét; — a selejtezés megkezdésének és befejezésének időpontját; — a selejtezés során az iratok elbírálásához alapul vett jogszabály megjelölését; — az évfolyam (ok) megjelölését; — az irattári tételeket (felsorolva); — a selejtezett iratanyag mennyiségét (kg); — a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét, beosztását és aláírását. (4) A selejtezésről a levéltárat — hatvan nappal korábban — írásban értesíteni kell. A selejtezés után meg kell küldeni részére a selejtezési jegyzőkönyv két példányát is. A selejtezési jegyzőkönyv egy példánya az irattárban marad. A levéltár kiküldötte a kiselejtezhető iratok közül akár egyes iratokat, akár iratcsomókat kiemelhet megőrzés céljából. (5) A selejtezett iratanyag papírhulladékként való értékesítésére csak a levéltárnak, a jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulását követően 'kerülhet sor. (6) A selejtezés megtörténtét — a selejtezést követően — az iktatókönyv „Egyéb feljegyzések" rovatába az irat tétel- és iktatószáma mellett, a „Selejtezve" szó feltüntetésével, bélyegzővel kell bejegyezni. (7) A ki nem selejtezett és „Nem selejtezhető"nek megjelölt iratoknak a levéltár részére történő átadására öt évenként a levéltár vezetőjével előzetesen történt megállapodás szerinti időpontban kerülhet sor. A levéltár részére csak teljes, lezárt évfolyamú és legalább 15 éve őrzött iratanyagot szabad átadni. Az átadás nyilvántartásokkal együtt, rendezetten, raktári jegyzékkel, a biztonságos megőrzéshez szükséges tárolási eszközökkel és a földhivatal költségén történik. (8) Ha az iktatókönyvben nyilvántartott iratok többségét selejtezték, illetőleg átadták megőrzésre a levéltárnak, az iktatókönyvet is át lehet adni. Ez esetben a jegyzőkönyv, illetőleg az iratkiadási jegyzék visszamaradó példánya szolgál nyilvántartásul. Az iktatókönyv átadása-átvétéle kérdésében a levéltár álláspontja irányadó. VIII. Egyéb iratkezelési jeladatok Mikrofilmre vett iratok selejtezése 42. §. (1) A mikrofilmre felvett iratokat — a (2) bekezdésben foglaltak kivételével — a felvétel előhívását, minőségi ellenőrzését és az eredeti iratokkal való összehasonlítását követően a levéltár hozzájárulása után zúzdába lehet szállítani. A levéltár megbízottja az elszállításra váró iratokból bármit kiemelhet levéltári megőrzsé céljára. Erről csak akkor kell jegyzőkönyvet felvenni, ha a kiemelt irat „Szolgálati használatra" minősítésű volt. (2) A mikrofilmre felvett iratok közül nem lehet megsemmisíteni. — az 1976. január 1. előtt keletkezett olyan iratokat, amelyeket a jelen utasítás 2. és 3. melléklete nem selejtezhetőnek minősített; — az 1976. január 1. után keletkezett ügyiratok közül a jelen utasítás 1. mellékletében „0" selejtezési jellel megjelölt iratokat; — az iratok külön nyilvántartásait és iktató könyveit. (3) Az iratokról készített mikrofilmeket az irattári tervben megjelölt selejtezési határidő lejárta után sem lehet megsemmisíteni. (4) A mikrofilmre felvett, de eredetiben is megőrzött iratok vagy munkarészek nyilvántartásaiban vagy annak fejlapján piros „E" betű beírásával kell jegyezni, hogy az iratot eredetiben is megtartotta a földhivatal. Iratok kezelése a földhivatal megszűnése esetén 43. §. (1) Földhivatal megszűnése esetén az el nem intézett, illetőleg a folyamatban levő ügyek iratait jegyzék kíséretében át kell adni a jogutód földhivatalnak. Az iratokkal együtt átvett iktatókönyvek megfelelő sorszámainak „Kezelési feljegyzések" rovatában az átadás tényét fel kell tüntetni, az irattári rovatot pedig egy vonallal át kell húzni. (2) Az átadott iratokat a jogutód földhivatal iktatókönyvébe az átvételt követő öt napon belül egymást megszakítatlan sorrendben követő iktatószámokra be kell iktatni. A „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni a megszűnt földhivatal nevét és az irat eredeti iktatószámát. (3) A megszűnt földhivatal irattárát is a jogutód földhivatal veszi át és a saját irataival egyidőben selejtezi. Munkakör átadás 44. §. (1) A kezelő személyében történő változás esetén (munkakör átadás) jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az