Tanácsok közlönye, 1979 (28. évfolyam, 1-48. szám)

1979 / 4. szám

4. szám TANÁCSOK KÖZLÖNYE 89 Irattári jel 30. §. (1) Az ügy típusát, selejtezhetőségét az irattári jel mutatja, amely egyben meghatározza az ügyirat irattári helyét is. (2) Az irattári jel tartalmazza; — az ügykörszámot, amely az ügy típusát; — a selejtezési idő jelét, amely az ügyirat sélejtezhetőségének idejét mutatja. (3) Az irattári jelet a jelen utasítás 1. mellékleteként kiadott irattári terv alapján kell meghatározni. (4) Az olyan ügyiratok esetében, amikor az eljárás során több intézkedést kell tenni és ezek iratainak önálló irattári jelük van, a jelet a főintéz-" kedés szerint kell meghatározni. VI. Irattári kezelés Irattári terv 31. §. Az irattári terv a földhivatalok iratait ügykörcsoportonként tartalmazza. Magában foglalja továbbá az egyes ügykörökre vonatkozó selejtezési (megőrzési) határidőket is. Az irattári terv alapján meghatározott irattári jelet az iratra — annak irattárba történő helyezésekor — az ügyintéző vezeti rá. Irattári jel nélkül ügyiratot nem íehet irattárba helyezni. Irattár 32. §. (1) A földhivatali iratokat irattárban kell őrizni. Az irattárral kapcsolatos feladatokat a kezelő látja el. (2) Az ügyiratokat az irattárban az irattári terv szerinti csoportosításban, ezen belül az iktatószámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni. (3) Az egy ügyre vonatkozó iratokat iratkötegekben, vagy irattartóban, illetőleg iratdobozban kell tárolni. Az irattartókon, illetve dobozokon az évfolyamot és az irattári ügykörszámot fel kell tüntetni. Az iratkötegeket szalagos irományfedél közé kell tenni úgy, hogy a benne levő iratköteg vastagsága lehetőleg ne haladja meg a 20 cm-t. (4) A „Szolgálati használatra" jelzéssel ellátott iratokat az egyéb iratoktól elkülönítve kell tárolni és az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések" rovatába „SZH" jelzést kell alkalmazni. Az ügyiratok kiadása az irattárból 33 §. (1) Az ügyintézők általában a már véglegesen elintézett, tudomásul vett, irattárba helyezhető iratokat nem tarthatják meguknál. Ha egyes iratok (pl. felsőbb rendelkezések, elvi állásfoglalások) visszatartása a napi munka érdekében indokolt, az ügyiratot visszatartó ügyintéző nevét és beosztását az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések" rovatába ceruzával be kell jegyezni. (2) A visszatartott ügyiratokat a visszatartás indokának megszűnésekor, de legkésőbb az év végén le kell adni. (3) Irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra és általában csak 15 napra szabad kiadni. A kiadáshoz — kivéve ha azt az ügy intézője kéri — a vezető engedélye szükséges. Az ügyirat kiadásával egyidejűleg iratpótló lapot kell kiállítani és az ügyirat helyére kell elhelyezni. (4) A kiadott ügyiratokról kölcsönző naplót kell nyitni, amelybe az ügyirat számát, az átvevő nevét és a visszaadásra megjelölt határidőt be kell jegyezni. Másolat, jegyzet készítése, betekintés az iratokba. 34. §. (1) A kiadmányozás után az ügy iratairól hiteles másolat készítését és kiadását csak a vezető vagy ügyintéző engedélyezheti és az engedély megadását az irattári példányra fel kell jegyezni. (2) A hiteles vagy hitelesítetlen másolat elkészítéséről, valamint a másolati illeték lerovatásáról a kezelő útján az ügyintéző gondoskodik. A másolatot a kezelő hitelesíti. (3) Az ügyfél, illetőleg képviselője vagy az a személy, aki érdekeltségét hitelt érdemlően igazolja, az ügyintéző jelenlétében az iratokba betekinthet és a megtekintésre átadható bármely iratról másolatot, illetőleg jegyzetet készíthet. Amennyiben a másolat vagy jegyzet készítését jogszabály előzetes engedélyhez köti, az érdekeltnek az engedélyt meg kell szereznie. Az iratok és munkarészek mikrofilmre vétele 35. §. (1) Az irattár és térképtár részére átadott iratokat és munkarészeket a MÉM—OFTH szakmai utasításaiban megszabott feltételekkel és módszerekkel mikrofilmre lehet venni. (2) A mikrofilm-tekercseket, illetőleg a filmlapokat bekötött, oldalszámozott, hitelesített, évenként lezárt nyilvántartó könyvben kell nyilvántartani és nyilvántartási számmal kell ellátni. A nyilvántartó könyvet az a földhivatal vezeti, amely a mikrofilmet tárolja. 36. §. (1) A mikrofilmet úgy kell elkészíteni, hogy az alkalmas legyen az eredeti irat helyettesítésére. Ennek, érdekében a) a mikrofilm elején fel kell tüntetni a filmet készítő földhivatal nevét, a film készítés helyét és időpontját — annak a földhivatalnak nevét, ahol az iratok keletkeztek vagy irattározásra kerültek, valamint — az 1976. január 1. után keletkezett iratok esetén — az irattári jelet is;