Tanácsok közlönye, 1975 (24. évfolyam, 1-59. szám)

1975 / 47. szám

874 TANÁCSOK KÖZLÖNYE 47. szám tásokat, körleveleket. Ezekre elegendő a jegyzőkönyvben utalni. i) A felelős személyek írásbeli magyarázatainak és az esetleges észrevételeknek beérkezése után a belső ellenőr azokra köteles az elenőrzési jegyzőkönyv, illetve az. észrevételek tételeinek sorrendjében írásiban álláspontját közölni, illetve nyilatkozni, hogy az észrevételeket elfogadja-e vagy sem és azokat a felelőssé tett személyek magyarázataival együtt a jegyzőkönyvhöz csatolni. j) Az ellenőrzési jegyzőkönyvet és mellékleteit az ellenőrzésről adott írásbeli jelentéshez [7. §. (3) bek.] kell' csatolni. Az írásbeli jelentésben: — össze kell foglalni a megállapításokat fontossági és szakmai sorrendben úgy, hogy a felső vezetés átfogó és pontos ismeretet kapjon a vizsgált egység működléséről, illetve a témáról, az elkövetett mulasztások következményeiről, hatásáról, okairól (összefoglaló megállapítások); — értékelni kell a vizsgált szervezeti egység gazdálkodását, illetve a megállapításokat (esetleg táblázatok adataival, tendenciák bemutatásával, elemzésével) a fejlődés, vagy visszaesés körülményeiről, okairól (az ellenőrzés értékelése, megítélése); — nyilatkozni kell, hogy az írásbeli magyarázatok, észrevételek elfogadhatók-e, vagy sem, sha nem fogadhatók el, akkor miért nem (reagálás a magyarázatokra és észrevételekre); — javaslatot kell tenni, hogy a belső ellenőr milyen intézkedéseket lát szükségesnek a hibák kijavítására, a munka megjavítására, az esetleges felelősségrevonásra. A javaslatok nem lehetnek általánosak, formálisak, felületesek. A javaslatok összeállítása a belső ellenőrrel szemben fontos követelményeket támaszt, amely egyben a belső ellenőr személyének, fejlődésének megítélésében fontos eszköz, de jelentős a döntés előkészítésében és a vizsgált egység működésében is (belső ellenőr javaslatai). k) Az ellenőrzés realizálása [10. §. (3) bek.] lényegileg három módon történhet, amelynek egyegy vizsgálattal kapcsolatban egyenként, vagy együttesen is előfordulhatnak: ka) ha az ellenőrzés által feltárt hiányosságok, rendellenességek oka az, hogy valamely intézeti tevékenység, folyamat, terület nem szervezett, vagy a szervezet nem teljes körű, esetleg nem helyes és kiegészítésre vagy módosításra szorul, akkor szervezési tevékenységgel kell realizálni. Ilyen esetben szükséges szervezési utasítás kidolgozása és kiadása, illetve az érvényben levő utasítás kiegészítése vagy módosítása; kb) ha az ellenőrzés megállapítása szerint a feltárt hiányosságok súlya olyan, hogy nem indokolja a fegyelmi felelősség, vagy a kártérítési kötelezettség megállapításának felvetését, akkor realizáló határozat (levél) kiadásával kell a szükséges intézkedést megtenni. Ebben a határozatban (levélben) fel kell szólítani az intézkedésre kötelezett személyeket a feltárt hiányosságok, rendellenességek és a vonatkozó szervezési rend (utasítás) helyreállítására és betartására; ke) az ellenőrzés által feltárt mulasztások jelentőségétől és súlyától függően a vonatkozó jogszabályok alapján — a realizálási kötelezettségnek fegyelmi eljárás megindításával és lefolytatásával, illetőleg kártérítési kötelezettség megállapításával kell eleget tenni. Az elfogadott jelentés és javaslatok alapján általános vizsgálat esetén — az írásbeli utasítás kiadása előtt — az ellenőrzött szervezeti egység vezetőivel és a helyi társadalmi szervek vezetőinek, valamint a vizsgálatot végző belső ellenőr és az igazgató, vagy megbízottja jelenlétében, helyszíni realizáló megbeszélést kell tartani. 2. A belső ellenőr jogai és kötelességei a) A helyszíni ellenőrzést végző belső ellenőr és a komplex ellenőrzésben résztvevő szakember, valamint a szakértő jogosult az ellenőrzés végrehajtása céljából: — az intézet ellenőrzött egysége, az ellenőrzött intézeti dolgozó bármely helyiségébe belépni; — az ellenőrzött intézeti egység minden írásába betekinteni, melynek ismerete — megítélése szerint — az ellenőrzéshez szükséges; — az iratokról másolatot, kivonatot készíteni és elismervény ellenében iratot eredetiben magához venni; — az ellenőrzött intézeti egység dolgozóitól írásban vagy szóban felvilágosítást kérni; — az ellenőrzéssel összefüggő kérdésekben az ellenőrzött intézeti egysés felett felügyeletet gyakorló vezető állású dolgozótól szóban vagy írásban felvilágosítást kérni; — amennyiben az ellenőrzés során kétség merül fel egyes okmányok hitelessége tekintetében, vagy az adatok kiegészítése ezt szükségessé teszi, a bizonylatok helyességét vagy az adatokat azok keletkezésiében (kiállításában) közreműködő más intézeti egységnél ellenőrizni, illetve kiegészíteni. b) A helyszíni ellenőrzést végző belső ellenőr és a komplex ellenőrzésben résztvevő szakember köteles megállapításait írásba foglalni és a megállapításai alátámasztására szolgáló iratokban foglaltak valódiságát ellenőrizni. 3. A belső ellenőr által ellenőrzött intézeti egység dolgozóinak jogai és kötelességei Az ellenőrzött intézeti egység vezetője és dolgozói : a) jogosultak az ellenőrzés általuk írásban megismert megállapításaira írásban észrevételt tenni; b) kötelesek; — a hatáskörükbe tartozó területen elősegíteni, hogy a belső ellenőr az ellenőrzési feladatot akadálytalanul végrehajtsa,